企業(yè)檔案管理痛點(diǎn)及解決方案

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       企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無(wú)形資產(chǎn)的組成要素。企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)持續(xù)開(kāi)展、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面具有重要地位。

　　一、企業(yè)檔案管理痛點(diǎn)

　　存放散亂，安全難以保障;傳統(tǒng)硬件介質(zhì)存儲(chǔ)，如U盤(pán)、硬盤(pán)等，丟失率高、感染病毒幾率大;個(gè)人網(wǎng)盤(pán)存儲(chǔ)，資料泄露風(fēng)險(xiǎn)高;企業(yè)檔案使用蹤跡無(wú)法追溯;管理制度缺乏，規(guī)范難度大;缺乏企業(yè)檔案管理制度。

　　缺乏企業(yè)檔案管理專業(yè)人才;缺乏企業(yè)檔案分類意識(shí);企業(yè)檔案管理缺乏關(guān)聯(lián)性，完整性差;傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)，繁瑣低效;類目層級(jí)多，操作困難;文件可檢索載體類型少，使用不便;不符合企業(yè)用戶使用習(xí)慣，培訓(xùn)成本高;功能常規(guī)，無(wú)法滿足企業(yè)高效管理需求。

　　二、泛普軟件—檔案管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的幫助

　　1、可以大大提高企業(yè)的工作效率

　　以往的檔案管理都是按照檔案的類型來(lái)進(jìn)行的，不僅速度慢，而且查找困難。只要在文件中輸入一個(gè)關(guān)鍵字，電子文件管理系統(tǒng)就可以根據(jù)文件的類型搜索和找到文件。電子檔案管理系統(tǒng)只需在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字或篩選條件，就可以搜索到倉(cāng)庫(kù)中的所有相關(guān)文件，不僅耗時(shí)少，而且找到的文件類型非常全面。

　　2、可以快速添加和編輯原始文件

　　對(duì)于許多檔案工作者來(lái)說(shuō)，更新數(shù)據(jù)是不可避免的。按照以前的方法，需要找到更新的數(shù)據(jù)，然后修改原文件，加上修改的部分。但是，文件管理可以執(zhí)行諸如添加、刪除等功能。，而且還有修改記錄，既詳細(xì)又美觀。

　　3、可以提高文件的安全系數(shù)

　　尤其是紙質(zhì)文件，一旦丟失，沒(méi)有多余的，就會(huì)發(fā)生巨大的損失。但是專業(yè)的檔案庫(kù)可以降低這樣的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)橐坏┧械馁Y料都保存在自己的電腦里，系統(tǒng)會(huì)在本地和云端服務(wù)器做相應(yīng)的備份，檔案管理系統(tǒng)還可以另外處理特殊文檔，沒(méi)有相應(yīng)級(jí)別的賬號(hào)你是無(wú)法訪問(wèn)相關(guān)文檔的。

　　隨著技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足公司的需求，一種新的電子檔案管理方式，即檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案相比具有諸多優(yōu)勢(shì)，受到企業(yè)的青睞。