鄭州OA信息化案例說(shuō)法

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“1＋1＝2，三角型的內(nèi)角和是180度。

這些從小學(xué)到大學(xué)耳熟能詳?shù)闹R(shí)，正是由于前輩的日積月累和不懈?jìng)鞑サ靡粤鱾鳌?

每個(gè)集體中的人都有可以貢獻(xiàn)的知識(shí)，這種知識(shí)不只是成果，還可以是過(guò)程，是資料，是經(jīng)驗(yàn)，是教訓(xùn)。

但是，一個(gè)企業(yè)如何才能讓這些存在于員工記事本上、計(jì)算機(jī)里、頭腦中的知識(shí)留存在企業(yè)中，形成知識(shí)庫(kù)，讓后來(lái)者可以學(xué)習(xí)呢？流水的兵走后怎么留下鐵打的營(yíng)盤(pán)？”

制度保證分享

A公司是集研發(fā)、生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)為一體的高科技企業(yè)，研發(fā)過(guò)程中需要大量知識(shí)支撐，又會(huì)產(chǎn)生大量知識(shí)。同時(shí)，市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)，還有大量研發(fā)人員不斷被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手挖走，而新的研發(fā)人員接手項(xiàng)目又要重新再來(lái)。這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，損失的不只是幾個(gè)研發(fā)人員，還有本應(yīng)屬于公司的研發(fā)知識(shí)。因此，A公司意識(shí)到讓知識(shí)重復(fù)利用、人走知識(shí)留的重要性，引入了知識(shí)管理。在“一把手”的推動(dòng)下，A公司投資上了一套知識(shí)管理系統(tǒng)，并建立企業(yè)知識(shí)共享門(mén)戶，員工可以將自己的知識(shí)發(fā)布在門(mén)戶上供大家分享?？雌饋?lái)，一切具備，不過(guò)，接下來(lái)的事卻讓人大傷腦筋—幾個(gè)月下來(lái)，門(mén)戶上空空如也，沒(méi)有人寫(xiě)工作心得，也很少有人把成果上傳。

相比A公司，B公司的知識(shí)管理系統(tǒng)卻一片紅火。其實(shí)，B公司在知識(shí)管理方面也走過(guò)彎路，剛開(kāi)始也沒(méi)得到有力實(shí)施，員工不愿意分享自己的知識(shí)，認(rèn)為知識(shí)是自己的薪水體現(xiàn)，分享出去了，自己的價(jià)值豈不失去了？后來(lái)，B公司建立了一個(gè)知識(shí)管理小組，由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)負(fù)責(zé)該部門(mén)的知識(shí)管理，但其實(shí)他們心里是最反對(duì)知識(shí)共享的，“自己之所以當(dāng)部門(mén)經(jīng)理的原因不就是具有組員所不具備的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)么？讓組員分享自己的知識(shí)，門(mén)兒都沒(méi)有?！弊罱K小組的成果可想而知。后來(lái)，B公司建立了一套獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制：分享一次自己的成功工作經(jīng)驗(yàn)或小技巧，可以免費(fèi)獲得一張電影票；一個(gè)月累積分享10次，在本月績(jī)效考核上加分，另獲得500元的獎(jiǎng)勵(lì)基金。有了這套機(jī)制，B公司的知識(shí)管理平臺(tái)開(kāi)始熱鬧起來(lái)，員工們紛紛將自己的工作小心得寫(xiě)下來(lái)，多則幾百字，少則幾十字。公司員工開(kāi)始共同在這些知識(shí)中提升水平和技能。

分析一下A公司和B公司的情況，B公司通過(guò)有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激活了公司的知識(shí)管理系統(tǒng)?？梢钥闯觯R(shí)管理系統(tǒng)不僅是一個(gè)信息系統(tǒng)建設(shè)的問(wèn)題，更是文化建設(shè)和制度建設(shè)的過(guò)程。公司需要有一個(gè)好的方法、一套好的流程，保證知識(shí)管理能夠順利進(jìn)行。這套制度建設(shè)包括三個(gè)方面的內(nèi)容。

一是分工協(xié)作式的工作氛圍。知識(shí)管理并非組織“剝奪”個(gè)人核心知識(shí)的手段和方法，而是對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)、組織發(fā)展、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力提高都有價(jià)值的活動(dòng)。讓每位員工認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理對(duì)于個(gè)人的價(jià)值極為重要。知識(shí)管理必須有人負(fù)責(zé)，在初期最好有幾個(gè)人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，對(duì)于兼職的知識(shí)管理推動(dòng)人員而言，也必須把這部分工作納入他們“本職工作”的范疇。

二是獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。尊重知識(shí)，知識(shí)是有價(jià)的，B公司就贏在此。員工心里其實(shí)存在矛盾：一方面非常希望得到別人的經(jīng)驗(yàn)分享，另一方面又怕自己的知識(shí)分享出去后，失去競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)今信息社會(huì)，知識(shí)是價(jià)值，知識(shí)是競(jìng)爭(zhēng)力，這無(wú)可厚非。因此，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)花錢(qián)購(gòu)買(mǎi)員工的知識(shí)—雖然從嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)，在一個(gè)公司打工，知識(shí)本屬于該公司。

三是績(jī)效考核機(jī)制。將知識(shí)管理與日常運(yùn)營(yíng)結(jié)合。如今的商業(yè)社會(huì)，是用真實(shí)的結(jié)果來(lái)說(shuō)話的。對(duì)一個(gè)銷(xiāo)售員來(lái)說(shuō)，業(yè)績(jī)就是銷(xiāo)售額。在這種殘酷競(jìng)爭(zhēng)的條件下，誰(shuí)會(huì)用額外的時(shí)間做沒(méi)有績(jī)效的事情呢？知識(shí)管理如果只停留在“領(lǐng)導(dǎo)要求的額外工作”，必然是把知識(shí)管理作為一項(xiàng)額外的工作“忽略”掉。這樣的知識(shí)管理實(shí)施從一開(kāi)始就注定了無(wú)法深入，最后只能讓知識(shí)管理成為雞肋而放棄。因此，必須讓知識(shí)管理成為日常工作，讓知識(shí)管理的工作成果成為績(jī)效考核的指標(biāo)。

邏輯決定內(nèi)容

小張是一家國(guó)內(nèi)知名大報(bào)社新來(lái)的員工，上班第一天，人事經(jīng)理告訴他，可以到報(bào)社內(nèi)部的資源庫(kù)中學(xué)習(xí)老人的經(jīng)驗(yàn)。小張心里一陣溫暖—大報(bào)社就是不一樣啊，真是學(xué)習(xí)型組織。滿懷激動(dòng)的心情，小張登錄上內(nèi)部網(wǎng)—里面的內(nèi)容可真多，眼花繚亂，上百個(gè)文件夾，每個(gè)夾子下面還有幾十個(gè)文件。其實(shí)，他最希望知道的是，作為一個(gè)編輯，哪些地方是比較容易出錯(cuò)的。然而，失望的是，這些文件夾命名各異，有中文、英文，還有各種縮寫(xiě)，再加上一些名不副實(shí)的文件夾，小張一個(gè)個(gè)找過(guò)去，就是沒(méi)找到想要的文件。資料的海洋里，小張長(zhǎng)嘆—東西太多了找不到也是煩惱?。?

與小張的困惑相比，李子幸運(yùn)多了。李子是一個(gè)外貿(mào)銷(xiāo)售人員，剛剛跳槽到一家做服裝出口貿(mào)易的公司。他以前對(duì)服裝出口了解比較少，希望能快速掌握服裝出口市場(chǎng)行情以及企業(yè)的市場(chǎng)位置。在知識(shí)管理專(zhuān)員的指導(dǎo)下，李子上內(nèi)部網(wǎng)站，一出現(xiàn)的就是“知識(shí)地圖”，在知識(shí)地圖里，每種類(lèi)型的知識(shí)都有一個(gè)分類(lèi)。有咨詢公司關(guān)于各個(gè)細(xì)分市場(chǎng)的報(bào)告，也有內(nèi)部人員點(diǎn)評(píng)，而企業(yè)內(nèi)部每次會(huì)議的文字和聲音記錄都很明確。李子只需要按圖索驥就能很快找到資料。知識(shí)管理員告訴他，以后他添加資料的時(shí)候，也要按照流程來(lái)做，其中一項(xiàng)就是寫(xiě)在知識(shí)地圖里的路徑。

小張和李子的不同經(jīng)歷，反映了對(duì)待知識(shí)管理中知識(shí)的不同態(tài)度。文中的報(bào)社和貿(mào)易公司都重視知識(shí)的積累，但是，前者沒(méi)有對(duì)雜亂無(wú)章的知識(shí)進(jìn)行整理和歸納，甚至沒(méi)有創(chuàng)建一個(gè)知識(shí)地圖。

有專(zhuān)家指出，知識(shí)管理中的重要一環(huán)是知識(shí)集約，是在進(jìn)行知識(shí)收集之后，對(duì)知識(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)和管理。在前期的規(guī)劃中，要搭建一個(gè)知識(shí)資源體系，對(duì)企業(yè)既有知識(shí)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，分析企業(yè)的實(shí)際情況，進(jìn)行知識(shí)體系規(guī)劃。規(guī)劃可以從多個(gè)維度進(jìn)行，首先可以從內(nèi)容上分類(lèi):經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、客戶信息、產(chǎn)品信息等屬于公司經(jīng)營(yíng)資料，工作方法、工作心得、成功與失敗事例等屬于工作技巧總結(jié)。再者，可以從存放介質(zhì)來(lái)分類(lèi)：手冊(cè)、書(shū)、錄像帶、計(jì)算機(jī)等不同的儲(chǔ)存介質(zhì)。

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，經(jīng)過(guò)整理和分類(lèi)的知識(shí)，可以使內(nèi)部知識(shí)庫(kù)的建設(shè)更加有序和有效，一方面防止垃圾信息的進(jìn)入，保證了知識(shí)的專(zhuān)業(yè)性；另一方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)冗余的信息、重復(fù)的資料，通過(guò)不同的組合，提高了知識(shí)的價(jià)值。

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的積累，企業(yè)的各種知識(shí)就很多了。如果都像小張所在的報(bào)社一樣，把很多資料雜亂無(wú)章地堆在一起，知識(shí)就難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。很多網(wǎng)站為了方便訪問(wèn)者快速找到需要的網(wǎng)頁(yè)，設(shè)立了網(wǎng)站地圖。同樣的道理，企業(yè)的知識(shí)管理中，一個(gè)重要的工具是知識(shí)地圖。它標(biāo)明了按照各種分類(lèi)方法的知識(shí)具體內(nèi)容、存放地點(diǎn)、擁有人等。可以把知識(shí)地圖存放在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，供員工隨時(shí)瀏覽和檢索。這種方法在知識(shí)管理中得到了廣泛的應(yīng)用，也被稱為知識(shí)可視化過(guò)程。

要使知識(shí)的分享變得容易起來(lái)，不僅需要科學(xué)的整理和分析，還需要有簡(jiǎn)單的操作。如果員工上傳或閱讀資料時(shí)，需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的操作和多個(gè)審批程序，將會(huì)讓人喪失興趣，知識(shí)管理系統(tǒng)也就達(dá)不到原來(lái)設(shè)計(jì)的目的。

應(yīng)用創(chuàng)造效益

在南方的某家大型醫(yī)院機(jī)房?jī)?nèi)，存儲(chǔ)著超過(guò)5GB的電子病歷檔案，每天還有來(lái)自各科室數(shù)以千計(jì)的電子病歷在此不斷集中。數(shù)據(jù)與日俱增，信息不斷膨脹，但直到今天，這筆寶貴財(cái)富都沒(méi)有被有效利用起來(lái)。

該醫(yī)院的信息主管坦言，一旦這些電子病歷得到利用，將極大地便利醫(yī)患雙方。醫(yī)生可以從過(guò)往電子病歷中查詢相似病例及其診治的成功案例，極大提高確診與診治成功率；患者及其親屬可以通過(guò)查詢患者以及類(lèi)似病患過(guò)往的醫(yī)療信息，提高對(duì)病情的認(rèn)識(shí)與把握程度，增進(jìn)醫(yī)患間理解，減少醫(yī)患摩擦。

但是非?？上У氖?，這些已經(jīng)獲得良好歸類(lèi)、實(shí)現(xiàn)可靠存儲(chǔ)的醫(yī)療信息知識(shí)，竟然一放就是幾年無(wú)人問(wèn)津，至多也就是個(gè)別醫(yī)院醫(yī)生有意無(wú)意地翻閱一下自己過(guò)往診治的病例，實(shí)際利用率極低。醫(yī)生們?nèi)匀煌Ａ粼趹{借自身臨床經(jīng)驗(yàn)來(lái)對(duì)患者實(shí)施診治的階段，遠(yuǎn)沒(méi)實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代的知識(shí)管理。

在IBM公司的內(nèi)部網(wǎng)上同樣積累著大量知識(shí)資源。諸如公司季度收益、銷(xiāo)售情況、市場(chǎng)戰(zhàn)略、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、最新研發(fā)計(jì)劃與成果、工程技術(shù)經(jīng)驗(yàn)等知識(shí)應(yīng)有盡有，為員工提供了良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。那么這些知識(shí)利用效率怎么樣呢？

為了保證知識(shí)管理在公司內(nèi)部的有效實(shí)施，在員工入職伊始，IBM就會(huì)對(duì)其進(jìn)行多方位的知識(shí)利用培訓(xùn)，既有集中面授又有分期培訓(xùn)，同時(shí)還為新員工建立電子學(xué)習(xí)中心、圖書(shū)中心等。電子學(xué)習(xí)中心涉及的內(nèi)容廣泛，包括財(cái)務(wù)、金融、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、技術(shù)基礎(chǔ)、研發(fā)經(jīng)驗(yàn)等，頗似企業(yè)辦的網(wǎng)上在職專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)中心。

通過(guò)電子學(xué)習(xí)中心的方式，IBM公司給員工提供了一個(gè)隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，只要登錄企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，就可以獲得學(xué)習(xí)資料并進(jìn)行自學(xué)，解決了員工工作繁忙，沒(méi)有較多的時(shí)間進(jìn)行脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的問(wèn)題，真正實(shí)現(xiàn)了工作學(xué)習(xí)兩不誤。

與此同時(shí)，公司的電子學(xué)習(xí)中心還會(huì)分部門(mén)、分級(jí)別地對(duì)員工提供各種學(xué)習(xí)資源，保證知識(shí)針對(duì)性的同時(shí)，讓員工再根據(jù)自己的情況在工作范圍內(nèi)選擇要學(xué)習(xí)的內(nèi)容。主管經(jīng)理還將跟蹤員工學(xué)習(xí)情況，對(duì)完成學(xué)習(xí)的員工實(shí)施考試測(cè)評(píng)認(rèn)證，確保員工真正利用起公司內(nèi)部的知識(shí)資源。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程本身，貫穿著知識(shí)利用過(guò)程。在諸如市場(chǎng)研究和經(jīng)營(yíng)決策、產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)等一些特定環(huán)節(jié)上表現(xiàn)尤為突出。通過(guò)對(duì)知識(shí)的有效利用，可以加快企業(yè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和加工方法的革新，節(jié)約研究開(kāi)發(fā)的時(shí)間和費(fèi)用，有效地?fù)屨际袌?chǎng)有利時(shí)機(jī)和回避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

因此，企業(yè)引入知識(shí)管理順理成章。所有管理的目的都在于創(chuàng)造效益，知識(shí)管理的目的也不例外。將企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理，將企業(yè)發(fā)展過(guò)程獲取的經(jīng)驗(yàn)、企業(yè)員工個(gè)人知識(shí)等變成企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)，企業(yè)就可以通過(guò)利用這些知識(shí)資產(chǎn)創(chuàng)造利潤(rùn)。

但是知識(shí)利用往往是不自然的行為，在缺乏良好學(xué)習(xí)環(huán)境及有效促進(jìn)機(jī)制時(shí)，員工的知識(shí)利用常常停滯不前。有鑒于此，IBM通過(guò)良好的企業(yè)文化與培訓(xùn)機(jī)制，有效地實(shí)現(xiàn)了公司知識(shí)管理中的知識(shí)利用環(huán)節(jié)。相反，南方的那家醫(yī)院采取員工自愿方式來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)利用，導(dǎo)致大量醫(yī)療信息資源閑置浪費(fèi)。

其實(shí)，知識(shí)利用本就是企業(yè)建立知識(shí)管理系統(tǒng)的根本目的，知識(shí)管理過(guò)程就是改進(jìn)知識(shí)利用、提高知識(shí)利用效果的過(guò)程。在此過(guò)程中，建立良好學(xué)習(xí)氛圍與培訓(xùn)機(jī)制不可或缺，并且也是對(duì)知識(shí)的最大尊重。

記者手記

也說(shuō)習(xí)慣

作為一名記者，我經(jīng)常與別人交換名片并收到抽屜里，當(dāng)有一天我發(fā)現(xiàn)抽屜里的名片已經(jīng)占據(jù)了太大的地方時(shí)，名片的數(shù)量已經(jīng)超過(guò)500張。每次想找一個(gè)人，都要在浩瀚的名片堆里翻來(lái)翻去。很多次我下定決心把名片處理掉，用名片掃描儀或手工錄入的方式把他們電子化，這樣查找起來(lái)也方便。

但是我一次次退縮了—那得多長(zhǎng)時(shí)間啊。于是，名片在這種斗爭(zhēng)中從500長(zhǎng)到了600，然后是700。終于有一天，報(bào)社有人來(lái)收我的名片，說(shuō)免費(fèi)給錄入成EXCEL表，讓我吐了一口氣。

從那以后，我每當(dāng)收到新名片，就會(huì)隨手錄入到我的名片庫(kù)中，每天也就幾分鐘，不覺(jué)得麻煩也非常簡(jiǎn)單。但其實(shí)，不知不覺(jué)中我現(xiàn)在名片數(shù)早已突破了1500。

知識(shí)管理其實(shí)與我的名片管理是一樣的，初期的建設(shè)工作是讓人恐懼的，而一旦能夠建立起初期數(shù)據(jù)庫(kù)，并將之合理存儲(chǔ)，便于檢索，后來(lái)的陸續(xù)添磚加瓦就會(huì)成為一種習(xí)慣。

當(dāng)分享知識(shí)成為一種習(xí)慣，數(shù)據(jù)格式成為一種習(xí)慣，隨時(shí)查詢和學(xué)習(xí)成為一種習(xí)慣，知識(shí)管理就是隨手的事情了。(n101)