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XXXXX OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目驗收報告

文檔版本歷史
 

變更序號	日期	版本	文件變更 申請編號	變更說明	修改人
1		V 1.0	無	新文件

 
 
 
 
 
 
 


 

第一部分項目概述

XXX（以下簡稱XXX）協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目啟動時間是2009年5月10日，于2009年8月底正式上線運行。項目的實施由重慶泛普軟件軟件公司（以下簡稱“泛普軟件”）作為實施主體負責整個項目的具體實施和指導，XXX信息科作為牽頭部門，負責整個項目的協(xié)調、實施工作。
項目實施目標
XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)的最終目標是實現(xiàn)工作流程化，以及管理協(xié)同和信息共享。本系統(tǒng)開發(fā)，一方面依據(jù)XXX規(guī)章制度、程序等管理規(guī)定，將原來非系統(tǒng)管理模式轉化成系統(tǒng)管理模式，使制度可以落到實處，讓流程、信息強關聯(lián)，成為彼此協(xié)同的紐帶。另一方面，逐步覆蓋“全人全程”，信息將日積月累，形成寶貴的歷史資料和知識庫。
XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)是一個可逐步擴充的系統(tǒng)平臺。系統(tǒng)部署劃分為三個階段：第一步：日常辦公；第二步：健全項目管理，實現(xiàn)業(yè)務過程的管理；第三步：主要以績效管理和領導決策為實現(xiàn)目標，實現(xiàn)協(xié)同管理最終目標。
全省協(xié)同辦公系統(tǒng)的最終目標是搭建一個全省各級機構之間的信息與管理協(xié)同平臺，按照統(tǒng)一要求、信息流暢、資源共享、信息安全的要求，建設一個統(tǒng)一的辦公管理平臺，實現(xiàn)各級機構的互聯(lián)互通機制，保證信息暢通和上傳下達，實現(xiàn)各級機構的快速響應。
系統(tǒng)采用集中與分布相結合的原則，全省協(xié)同系統(tǒng)采用集中部署方式，各級XX結構內部采用分布的部署方式，同時，滿足各級機構利用全省協(xié)同系統(tǒng)搭建自己的辦公環(huán)境的要求。
項目組構成

XXX項目組人員
領導小組
項目主管
項目組成員
泛普軟件軟件項目組人員
領導小組
項目經(jīng)理
項目實施、培訓小組

 
 

第二部分項目實施完成情況

項目啟動后，在雙方項目領導的高度重視下，經(jīng)過雙方項目小組的共同努力，已基本完成《XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設合同》約定的工作，同時培養(yǎng)了XXX的技術和系統(tǒng)維護人員，形成了XXX內部的平臺維護力量。
整個項目采用成熟化軟件平臺搭建、側重應用為主的方針，使得時間和精力花在了需求的調研、訪談，以及需求的實現(xiàn)與系統(tǒng)的推廣上，充分節(jié)省了軟件功能本身的開發(fā)時間。
XXX協(xié)同系統(tǒng)的整個項目實施過程包括：需求調研與方案整理、系統(tǒng)搭建、系統(tǒng)上線三個主要階段以及全省協(xié)同系統(tǒng)實施，各個階段完成情況如下：

序號	實施階段	任務
	需求調研	系統(tǒng)啟動
		軟件安裝及調試
		項目組成立
		項目實施計劃制定
		系統(tǒng)功能培訓
		針對信息管理員的需求調研培訓
		資料收集、整理
		職能科所需求訪談
		工作流程實施方案整理、確認
		知識管理模塊實施方案整理、確認
		門戶管理模塊的討論與修改
	系統(tǒng)搭建	組織架構錄入
		職務、崗位資料錄入
		人員信息、賬號、密碼錄入
		文檔目錄設置
		流程搭建、測試、完善
		個人門戶、XXX門戶設置
		與移動信息機做接口，實現(xiàn)動態(tài)密碼、OA發(fā)送短信、流程短信提醒、短信審批等
		郵件系統(tǒng)搭建、測試、上線
		實現(xiàn)OA的郵件提醒、郵件收發(fā)功能
	系統(tǒng)上線運行	用戶培訓
		系統(tǒng)試運行
		系統(tǒng)修正
		內外網(wǎng)物理隔離
		系統(tǒng)上線運行
		系統(tǒng)完善與維護

 

第三部分資料交付情況

 

序號	內容	備注
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目實施準備通知單	電子文檔交付
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目項目組名單
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目實施計劃書
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目需求調研表
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目基礎人力資源模塊需求調研資料
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目流程需求調研資料
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目知識管理模塊需求調研資料
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目流程管理模塊實施文檔
	XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目知識管理模塊實施文檔
	系統(tǒng)使用規(guī)范參考范本
	用戶使用手冊標準版
	系統(tǒng)維護手冊標準版

 
 

第四部分系統(tǒng)展示與應用情況

1. 目前，系統(tǒng)總使用人數(shù)300余人，平均每天同時在線100人左右，每天登陸次數(shù)超過200/人次；搭建了XXX門戶、個人門戶、各職能科所門戶、防病科所門戶、衛(wèi)生檢驗科所門戶、黨群組織門戶、研究機構門戶等39個門戶，讓信息的共享更加簡單、及時、有效；搭建流程60余條，使用流程20余條，其余流程將逐漸開放給用戶使用，流程流轉數(shù)量900余個；建立了XXX、各科所知識目錄563個，遷移文檔1000余篇，系統(tǒng)目前存儲近2000篇文檔，形成了XXX基礎知識庫。XXX已開啟了新的協(xié)同之旅，信息化建設也進入了一個新的階段。

1. 人力資源管理模塊的開發(fā)與應用，使XXX實現(xiàn)組織架構的統(tǒng)一管理、人員的基礎信息管理（包括黨員信息）、工資與獎金管理、通訊錄管理、崗位管理、人員的入職、調配、離職、退休、解聘、返聘等管理。

目前系統(tǒng)使用人員384人，除錄入人員的編號、姓名、科所、崗位外，同時對人員的手機、辦公室電話、短號、電子郵件、辦公室地址等也進行了整理、錄入與核對，實現(xiàn)了人員信息的查詢、共享、統(tǒng)計、分析，實現(xiàn)人員信息資源的更好的利用。、

人員信息查詢

通訊錄
組織架構管理的應用，使XXX實現(xiàn)了統(tǒng)一的組織架構管理，建立了完整清晰的人員組織架構。目前，XXX所有的科所以及對應的崗位等信息已錄入系統(tǒng)，同時，系統(tǒng)設定了人員的上下級管理，并以此實現(xiàn)各類管理和業(yè)務的審批線索和監(jiān)督線索。同時，使得XXX組織架構的管理也實現(xiàn)了簡單化管理，系統(tǒng)管理員只需管理和維護一套統(tǒng)一的人員組織架構，避免出現(xiàn)管理漏洞，方便，簡單，高效。有利于實現(xiàn)組織架構的快速調整。

組織架構管理

人事卡片
 
工資與獎金管理的應用，替代了以往的紙質工資條，XXX職工可以通過協(xié)同辦公系統(tǒng)在線查詢自己的工資與獎金，隨著功能的不斷深化使用，未來也將替代工資系統(tǒng)的工資計算等功能，實現(xiàn)工資、獎金管理全部網(wǎng)絡化，

工資查詢

獎金查詢
人事管理的應用，XXX職工從入職到離職或退休等變動都通過協(xié)同辦公系統(tǒng)進行管理。同時，通過人員卡片與知識管理、流程管理等模塊的協(xié)同，職工的人事卡片展現(xiàn)了其在系統(tǒng)里的所有信息，如參與的工作，建立、閱讀過的文檔等等，符合XXX的全人全程管理思想。

1. 通過使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的流程管理模塊，目前搭建綜合管理、財務管理、人事管理、科教管理、物資管理、信息管理、日常工作等類型的流程60余個，啟用流程20余個，其余流程將在不斷完善中逐漸地開放給職工使用。目前流轉中的流程數(shù)量已經(jīng)有900余個，各級管理人員通過電子流程審批系統(tǒng)處理各類公文、申請、審批，節(jié)省了時間，降低了成本，提高了工作效率。

流程模塊的實施，是對XXX管理制度的一次全面的梳理過程。整個實施過程包括：針對信息管理員的需求調研培訓、參考資料的整理與發(fā)放、需求資料的提交、需求方案的整理、需求方案的完善與定稿、系統(tǒng)的搭建與測試。5月中旬，完成了全體信息員的培訓，5月底完成了所有科所的需求資料提交，6月底，完成了11個職能科所需求訪談，7月中旬完成了實施方案的整理、完善，最終通過項目組會議完成定稿，期間還邀請了衛(wèi)生廳相關專家進行研討。8月中旬完成了60余條流程的搭建（具體搭建流程與說明請見《流程簡要說明手冊》）、系統(tǒng)試運行、內外網(wǎng)物理隔離等工作，8月底完成了2場用戶使用培訓。

流程XXX

可視化流程圖（可清晰的查看流程的流轉情況，讓每個審批事務都變得簡單化、透明化）

流程狀態(tài)分析（可清晰的知道流程的所有流轉狀態(tài)，為流程效率分析、流程優(yōu)化提供了可靠的數(shù)據(jù)）

 
XXX發(fā)文流程

流程實施期間碰到了不少問題，如流程節(jié)點的操作習慣化、個性化較強，如公文初審節(jié)點對主題詞的即可選擇又可編輯、主送與抄送單位的選擇與編輯問題，打印節(jié)點對公文正文與附件的整合打印以及下載問題等；還有一些客觀的因素，如收文流程由于掃描儀未到位，一直沒有正式開始使用等，以至于在流程的推廣上遇到了一定的難度。

1. 公文管理子系統(tǒng)作為本次項目的重點之一，主要實現(xiàn)了發(fā)文（包括XXX發(fā)文、黨委發(fā)文、聯(lián)合發(fā)文等）、收文（包括XXX收文、科室收文、黨委收文等）、請示、報告、通知、便函的管理；目前，系統(tǒng)流轉公文60余個；功能上，滿足了復雜公文管理的需求以及公文流轉的靈活自定義；實現(xiàn)了電子起草、傳閱、審批、各種條件下的會簽、簽發(fā)、歸檔、文件分發(fā)等電子化流轉；公文在線編輯、痕跡保留、電子簽名、電子簽章、日志管理（表單日志、處理情況、閱覽情況等）；公文的短信提醒、郵件提醒、催辦、督辦、收回、監(jiān)控、干預；不同類型公文使用不同編號，不同套紅模板等復雜功能。按照我XXX實際需求制作了XXX發(fā)文、黨委發(fā)文、政處發(fā)文等套紅模版。XXX發(fā)文、黨委發(fā)文流程已經(jīng)正式啟用流轉。

XXX發(fā)文單

發(fā)文痕跡保留

文件規(guī)范套紅

發(fā)文流程圖

1. 請示審批管理，實現(xiàn)了一些常用的請示審批管理，如交通工具（飛機、軟臥等）乘坐申請審批、車輛使用審批、臨時性會議（培訓）項目審批、計劃外經(jīng)費申請審批、印章使用審批、網(wǎng)絡賬戶變更申請審批、維修申請審批、論文發(fā)表等；同時，協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了強大的后臺配置功能，可根據(jù)需求快速搭建類似的審批功能，從來是的該功能具備很大的靈活性、可擴展性。
2. 知識管理，搭建了XXX、各科所知識目錄563個，遷移文檔1000余篇，系統(tǒng)目前存儲近2000篇文檔，建立了網(wǎng)上科所知識庫，實現(xiàn)了知識體系的建立與管理、知識權限的精細管理（滿足不同目錄的查看、下載、修改、添加、刪除等權限都進行了嚴格控制，同時對用戶的查看、修改等操作都進行了日志記錄）、知識評價體系管理（通過知識的打分、回復、知識貢獻率分析等，建立了較為完整的知識評價體系）、知識檢索管理（實現(xiàn)了多種制式的檢索方式，包括分類檢索、多維檢索、全文檢索、知識地圖等）、知識審批體系管理（實現(xiàn)了通知公告等信息的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、歸檔、作廢的審批）。目前，XXX已初步建立了網(wǎng)上知識庫，實現(xiàn)了初步的知識管理。目前系統(tǒng)總計文檔數(shù)近2000篇。

 

知識體系結構

知識目錄

1. 門戶管理模塊的應用，為XXX搭建了一個統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺與個性化辦公的平臺。目前已搭建的門戶有：XXX門戶、個人門戶、11個職能科所門戶、9個防病科所門戶、9個衛(wèi)生檢驗科所門戶，建立了黨建網(wǎng)、職工之家、團委門戶，設計了5個研究機構門戶。實現(xiàn)了門戶信息發(fā)布一級審核和二級審核的信息發(fā)布管理模式。

XXX門戶

科室門戶

1. 公共信息管理，實現(xiàn)了人員通訊錄查詢、圖書查詢、期刊數(shù)據(jù)動態(tài)信息的查詢，更好的整合了資源；同時系統(tǒng)還提供網(wǎng)上在線調查、短信調查功能，并能提供調查結果的展現(xiàn)、統(tǒng)計、分析功能；

圖書查詢

經(jīng)費執(zhí)行查詢
 
項目經(jīng)費執(zhí)行查詢是協(xié)同系統(tǒng)開發(fā)過程中的一個臨時性任務，要求協(xié)同系統(tǒng)能夠從目前的財務系統(tǒng)中讀取項目經(jīng)費數(shù)據(jù)，實現(xiàn)項目經(jīng)費的查詢以及項目經(jīng)費執(zhí)行情況短信提醒。經(jīng)過與計劃財務科的多次溝通、修改，目前系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)項目經(jīng)費執(zhí)行情況即時短信的分發(fā)。

檔案系統(tǒng)集成

1. 通訊管理，通過與移動短信網(wǎng)關、短信貓的接口繼承，實現(xiàn)了流程短信通知（按照辦公室意見目前只開通公文流程的短信提醒）、短信群發(fā)、短信通訊錄、短信提醒（流程、日程、會議等）、短信催辦、短信審批、動態(tài)密碼驗證校驗等功能；內部郵件系統(tǒng)的搭建，實現(xiàn)了內部郵件收發(fā)、郵件提醒（流程、日程、會議）等功能。通過以上功能的應用，不僅為職工提供了一個良好的通訊平臺、信息共享平臺、文件傳輸平臺，也建立了即時的提醒機制，讓系統(tǒng)中的各種信息能主動推送到用戶，提高工作效率。

短信平臺

郵件平臺
內部電子郵件：在遵循內外網(wǎng)物理隔離基礎上實現(xiàn)了內部職工電子郵件內部流轉
 

1. 日常事務管理，實現(xiàn)了會議管理、日程安排等功能，工作計劃管理將在項目二期實現(xiàn)。

車輛管理

計劃任務管理
 
11、資產(chǎn)管理，與藥械科、總務科多次溝通，搭建了年度裝備計劃的審批、臨時請購審批等審批、維修申請管理流程，搭建了車輛管理模塊（包括車輛的基本信息管理、車輛調度管理、使用申請審批、出車通知、歷程記錄、滿意度反饋、車輛使用情況動態(tài)查詢等等）；

車輛管理
12、統(tǒng)計分析功能，除系統(tǒng)自帶的流程管理、知識管理、人事管理等強大的多維統(tǒng)計分析功能外，系統(tǒng)還支持自定義的統(tǒng)計報表功能，且支持多種條件的靈活授權。



流程報表

自定義報表


知識報表


人員報表
13、系統(tǒng)提供強大的系統(tǒng)管理功能，登陸身份的多重驗證（包括AD、Ukey、指紋、手機、VPN等）；強大的后臺管理與日志記錄功能，可靈活管理系統(tǒng)權限體系，記錄每一個操作日志并供查詢；系統(tǒng)采用通用的XML標準進行數(shù)據(jù)交換，基本滿足所有異構系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換；系統(tǒng)支持從登陸頁、門戶模板、首頁風格、元素風格、文檔展現(xiàn)模板的各種自定義，可以根據(jù)XXX的需要，快速定制各種風格的界面，使之與XXX的CIS統(tǒng)一。

門戶維護

門戶元素維護

文檔下載日志

人員登錄日志
 
 

第五部分項目經(jīng)驗總結與建議

（描述成就）
XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)在雙方項目領導的關懷與支持下，通過雙方項目小組的努力，歷經(jīng)近半年時間的搭建、完善，目前已進入穩(wěn)步運行的狀態(tài)。從項目的實施過程中，也總結出了一些經(jīng)驗：
1、協(xié)同辦公系統(tǒng)是一個統(tǒng)一的辦公平臺，只適宜于做其擅長的工作流程、知識管理、門戶信息管理，不適于做專業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)以及內部的深入管理
2、XXX實施信息化項目的阻力較大，主要體現(xiàn)為習慣性、個性化較強，實現(xiàn)難度比較大。
3、要實現(xiàn)XXX管理制度化、制度管理流程化、流程管理表單化、表單管理字段化的精細化管理要求，從目前的情況來看，XXX的規(guī)范化管理需要完善，主要表現(xiàn)為制度未全面實行流程化操作、表單不齊全等，只有在XXX管理較為規(guī)范化的情況下，配合協(xié)同辦公系統(tǒng)的電子流程管理，才能達到最佳的效果。
4、XXX協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設是一個長期的、持續(xù)的搭建、應用、推廣的過程。目前大部分功能基本都搭建完成，但仍有很多功能未很好的進行推廣使用，主要原因在于推廣的力度以及科所的支持度還不夠，部分科所未能很好的認識到協(xié)同系統(tǒng)的好處或者對協(xié)同系統(tǒng)還沒有真正的了解，因此，會存在一定的抵觸情緒，因此，持續(xù)的進行協(xié)同辦公系統(tǒng)的推廣、培訓，達到人人知OA，人人用OA的效果已成為下一階段工作的重點之一；
 

第六部分協(xié)同辦公系統(tǒng)二期規(guī)劃

1. 總體目標

繼承09年以“創(chuàng)一流管理”為系統(tǒng)建設宗旨，貫穿XXX管理思路和方法于其中，利用一流的開發(fā)平臺，建立以“科學規(guī)范 協(xié)同 共享”為核心理念的協(xié)同辦公系統(tǒng)。10年重點要將一些業(yè)務上的工作實現(xiàn)信息化。

1. 具體目標

1. 針對2009年實現(xiàn)的基礎辦公應用的成果進行一個管理咨詢，進行流程規(guī)范及優(yōu)化；
2. 針對物資管理，結合泛普軟件泛普OA系統(tǒng)平臺，進行細致的需求調研及咨詢，并在系統(tǒng)中實現(xiàn)并落實應用；
3. 針對項目管理，結合泛普軟件泛普OA系統(tǒng)平臺，進行細致的需求調研及咨詢，并在系統(tǒng)中實現(xiàn)并落實應用；
4. 針對新增加的應用功能，通過應用的深入，實現(xiàn)與原有應用功能的結合，實現(xiàn)真正意義上的管理協(xié)同；
   1. 2010年詳細規(guī)劃及投入

規(guī)劃內容	實現(xiàn)周期	預計投入（萬元）	實現(xiàn)功能
管理咨詢及流程優(yōu)化	2010年1月－3月	6	協(xié)同系統(tǒng)深入的管理咨詢、將協(xié)同應用具體落實到系統(tǒng)功能中，并完成全省XX協(xié)同辦公系統(tǒng)（外網(wǎng)）的建設及推廣；
物資管理調研及應用落實	2010年4月－7月	12	物資設備的使用管理 建立儀器設備檔案信息、維修信息、保管、存放位置等數(shù)據(jù)庫。 提供各類庫存的查詢、統(tǒng)計分析功能，以及固定資產(chǎn)檔案管理等。 物資分類包括：固定資產(chǎn)、消耗品、藥品、試劑、一類疫苗、二類有價疫苗、車輛等。 儀器、器具計量檢定管理。建立定期檢定信息庫，根據(jù)檢定周期提供預警。 與《實驗室資源管理系統(tǒng)》中的儀器設備資產(chǎn)關聯(lián)，能自動讀取儀器設備的使用記錄。 維修管理：實現(xiàn)各類設備維修的網(wǎng)絡申報，建立維修信息庫。
項目管理調研及應用落實	2010年8月－10月	10	（1）項目申報管理 與一般的項目管理不同，省XXXXX項目具有級別屬性（1-3級），各級別的項目可分別申報。項目級別是項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計時的一個統(tǒng)計維度。 不同級別的項目存在上下級所屬關系，這種上下級關系，是項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計的另一個維度；同時，也是項目預算，費用的匯總依據(jù)。 （2）項目任務管理 項目申報后，形成項目任務，并分配到相關項目人員的日程中，并可不定期反饋任務執(zhí)行結果，并交相關負責人審核。 （3）項目預算管理 項目預算維護及調整、項目年度預算維護及調整。
系統(tǒng)整體協(xié)同規(guī)劃落實	2010年11月－12月	2	針對10年新購買的人事管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成、人事信息匯總展現(xiàn)；

1. 相關功能實現(xiàn)原理及效果圖展示

項目管理功能總圖

立項審批

審批圖


項目申報

項目過程管控

計劃任務填報

計劃任務執(zhí)行

計劃任務監(jiān)控

預算管理實現(xiàn)功能圖

預算調整及設置

預算總覽

資產(chǎn)管理功能總圖

物資分類

物資查看一

物資查看二

物資申購管理
 
 
 
 
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