泛普軟件集團(tuán)OA管理解決方案

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泛普集團(tuán)OA管理解決方案是為集團(tuán)，各分支機(jī)構(gòu)分公司之間信息溝通/信息共享提供的辦公/信息整體解決方案。 它的目標(biāo)是通過實(shí)現(xiàn)集團(tuán)/企業(yè)數(shù)字化辦公，使集團(tuán)/企業(yè)能夠及時捕捉外部信息，加強(qiáng)對突發(fā)事件的反映能力，加快各級機(jī)構(gòu)，各分公司內(nèi)部信息的流轉(zhuǎn)、協(xié)調(diào)和共享， 并及時對外發(fā)布，全面提高企業(yè)辦公效率，體現(xiàn)“統(tǒng)一管理、分散經(jīng)營”的思想。

當(dāng)前集團(tuán)公司的背景

1.當(dāng)前公司處于快速擴(kuò)張期，發(fā)展過程中很多基礎(chǔ)管理問題如崗位操作不規(guī)范、流程審批效率低下、部門之間協(xié)作無序、溝通效率低下、計劃管理流于形式、知識文檔管理混亂、行政指令傳達(dá)緩慢、文化建設(shè)沒有章法等，這些問題需要借助于管理工具去解決。

2.在信息時代的今天，企業(yè)管理中的五要素：人、財、物、信息、時間在企業(yè)經(jīng)營中的重要性在發(fā)生劇烈變化，信息化已經(jīng)成為提升企業(yè)競爭力的核心要素，而信息化建設(shè)中協(xié)同辦公系統(tǒng)對于提升企業(yè)內(nèi)部協(xié)作的執(zhí)行力將起到變革作用。

3.在競爭激烈的市場經(jīng)濟(jì)中，越來越多的同行在信息化建設(shè)，尤其是OA軟件的建設(shè)中，已經(jīng)行動甚至快走了幾步，需要我們盡快迎頭趕上，防止在競爭中處于不利的位置。

OA系統(tǒng)建設(shè)的量化目標(biāo)

企業(yè)運(yùn)營效率提升（>20%）

企業(yè)運(yùn)營成本下降(百用戶每年節(jié)省20萬)

OA系統(tǒng)建設(shè)的定性目標(biāo)

通過協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)，推動企業(yè)基礎(chǔ)管理向“規(guī)范、高效、管控、變革”的方向發(fā)展。

1.規(guī)范審批業(yè)務(wù)：通過業(yè)務(wù)單據(jù)的規(guī)范、崗位操作的規(guī)范、審批流程的規(guī)范、審批權(quán)限的規(guī)范、審批時間的規(guī)范、審批意見的規(guī)范、流程使用范圍的規(guī)范、審批委辦的規(guī)范、審批轉(zhuǎn)辦的規(guī)范、歷史審批查看的規(guī)范，全面規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理流程，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)制度的行為落地。

2.提高業(yè)務(wù)審批效率：通過將紙質(zhì)的審批單據(jù)電子化和模版化、將人工審批流程網(wǎng)絡(luò)化和自動化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動辦公；將業(yè)務(wù)催辦督辦網(wǎng)絡(luò)化和自動化、不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)智能化、歷史數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計分析等，實(shí)現(xiàn)智能辦公。從而，全面提升業(yè)務(wù)審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入、單位時間內(nèi)的審批效率提高300%。

3.實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作和溝通：通過部署各種信息化的溝通工具，并且對工具進(jìn)行分工和組合運(yùn)用，如即時消息、郵件、協(xié)同工作、論壇、通知、公告、關(guān)聯(lián)人員等，幫助企業(yè)管理者和員工，按照溝通內(nèi)容的重要性、嚴(yán)謹(jǐn)性、緊迫性、協(xié)作性、開放性等不同緯度分層管理，做好時間管理，全面提高內(nèi)部的協(xié)作、溝通的效率，實(shí)現(xiàn)固定時間內(nèi)做更多、更廣泛、更有效的管理溝通。

4.助力企業(yè)文化建設(shè)：過搭建企業(yè)論壇、公司動態(tài)、單位新聞、活動通報、發(fā)展建議、領(lǐng)導(dǎo)心聲、調(diào)查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見采集、銷售快報、技術(shù)快報、產(chǎn)品改進(jìn)等各種互動欄目，提高員工的主人翁意識、增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)型文化、實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值觀和核心理念的宣貫、統(tǒng)一。

5.打造學(xué)習(xí)型組織：通過知識管理模塊，實(shí)現(xiàn)以“企業(yè)級知識、項(xiàng)目級知識、個人級知識、網(wǎng)絡(luò)級知識”為核心的，散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質(zhì)文檔、工作過程、網(wǎng)絡(luò)中的，不同緯度的隱形知識顯性化，并通過顯性知識電子化，實(shí)現(xiàn)知識的采集、分類、沉淀、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，這些知識包括但不限于：規(guī)章制度、技術(shù)文檔、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、產(chǎn)品知識、客戶檔案、發(fā)展規(guī)劃、銷售經(jīng)驗(yàn)、解決方案、項(xiàng)目報告、標(biāo)書文件等等，通過企業(yè)知識地圖的搭建，實(shí)現(xiàn)群眾智慧的激發(fā)、實(shí)現(xiàn)單位大量無形知識資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識的開發(fā)和利用效率。

6.快捷的信息發(fā)布：通過信息中心模塊中的通知、公告、論壇、問卷等工具，實(shí)現(xiàn)政令通達(dá)，將經(jīng)營中每天產(chǎn)生的大量信息，如獎罰通報、人事公告、組織調(diào)整、產(chǎn)品發(fā)布、政策新聞、經(jīng)營狀況、績效評比、工作布置、制度變更、促銷政策等分門別類的、扁平化的、及時性的傳達(dá)到相關(guān)員工。并且通過消息引擎技術(shù)的引入，實(shí)現(xiàn)人與系統(tǒng)之間的信息互動，及時將系統(tǒng)中的信息變更、待辦工作等進(jìn)行在線提醒。

7.做好計劃管理：通過計劃管理模塊，解決企業(yè)計劃不如變化快、計劃常常流于形式的困惑。系統(tǒng)能夠以二維象限管理法為理論原則，以把員工的重點(diǎn)精力投放到重要事項(xiàng)中去為目標(biāo)，按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程；月總結(jié)、不定期總結(jié)、月總結(jié)、周總結(jié)、日志等緯度安排個人工作、管理下屬工作、檢查和考評下屬工作。

8.實(shí)現(xiàn)過程管控：通過項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、流程追蹤、進(jìn)度監(jiān)控、流程督辦、計劃查詢、公文查詢等模塊，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全程管控、對項(xiàng)目信息進(jìn)行全方位跟進(jìn)、對計劃執(zhí)行情況進(jìn)行綜合查詢、對任務(wù)進(jìn)度進(jìn)行跟進(jìn)督辦，從而實(shí)現(xiàn)工作中有效的過程管控。

9.提高行政辦公效率：通過會議管理、物品管理、車輛管理、設(shè)備管理、考勤管理、通訊錄管理、便簽管理、計算器、百寶箱、人事信息、在線考試等功能的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)日常行政工作的效率提高。

10.打造信息化門戶和集成的平臺：通過OA構(gòu)建全員信息化的第一臺階，并且成為與其他系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用、數(shù)據(jù)、信息集成的中心平臺，打破各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)孤島、信息孤島和應(yīng)用孤島。與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行融合，做到信息在不同系統(tǒng)間的推送、共享和調(diào)用。