企業(yè)實(shí)施Email系統(tǒng) 給CIO的六個(gè)建議

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前幾天，我跟幾個(gè)在企業(yè)中做IT負(fù)責(zé)人的朋友一起聚會。在談話過程中，不少人跟我說，他們在來年有實(shí)施企業(yè)級的郵箱項(xiàng)目的計(jì)劃。他們想從我這個(gè)過來人這邊取點(diǎn)經(jīng)，爭取在項(xiàng)目實(shí)施過程中少點(diǎn)挫折。

確實(shí)，企業(yè)郵箱這個(gè)項(xiàng)目雖然比較小，但是，從這個(gè)小項(xiàng)目中，卻可以反映出IT 負(fù)責(zé)人是否具備CIO 應(yīng)具有的能力。如是否有能力作好需求調(diào)研、風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目規(guī)劃等等。為此，我對這些未來的CIO，提了六個(gè)建議。

一、部署好客戶端

郵箱項(xiàng)目跟其他的ERP 項(xiàng)目不同。郵箱服務(wù)器跟客戶端往往是獨(dú)立的。郵箱服務(wù)器我們可以采用微軟的Exchange產(chǎn)品，但是，客戶端我們不一定要采用微軟的產(chǎn)品，我們可以采用免費(fèi)的Foxmail等客戶端。而像ERP 這種軟件，往往沒有選擇的余地。CIO選擇好服務(wù)器之后，也就選定了采用什么樣的客戶端。

在企業(yè)中該采用什么樣的郵箱客戶端呢？筆者的意見是，最好客戶端能夠統(tǒng)一。也就是公司內(nèi)部所有員工都采用統(tǒng)一的客戶端。不過，往往這方面很難達(dá)成統(tǒng)一的認(rèn)識。這主要是因?yàn)猷]箱已經(jīng)日益成為互連網(wǎng)應(yīng)用中一個(gè)必備的軟件。企業(yè)用戶在以前都有自己喜歡的客戶端軟件。所以在項(xiàng)目推廣的過程中，就有用戶提出要用自己所熟悉的客戶端。

此時(shí)，作為CIO來說，雖然可以通過強(qiáng)制措施統(tǒng)一客戶端，但這顯然會增加來自員工的阻力。這個(gè)阻力往往是不必要的。而且，員工通過比較，會對現(xiàn)有的客戶端軟件挑三揀四，反而起到相反的效果。所以，若客戶端無法統(tǒng)一的話，CIO 就需要考慮客戶端與郵箱服務(wù)器的兼容問題。有些客戶端雖然可以從服務(wù)器那邊接收郵件，但是，可能會出現(xiàn)一些小問題。如需要進(jìn)行人為的字體轉(zhuǎn)換或者附件不能夠正常顯示等問題。

所以，CIO 在部署Email系統(tǒng)的時(shí)候，要考慮采用什么類型的客戶端軟件。

二、郵箱備份策略

任何應(yīng)用服務(wù)器，出于安全的考慮，都必須要對應(yīng)用服務(wù)器中的內(nèi)容進(jìn)行備份。郵箱服務(wù)器也不例外。作為郵箱系統(tǒng)管理員，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況確定一個(gè)合理的備份策略。

通常情況下，企業(yè)郵件來往都比較頻繁，所以從性能的角度考慮，最好采用差異備份與完全備份結(jié)合的策略。如在星期六，進(jìn)行一次完全備份；在其他時(shí)間進(jìn)行一次差異備份。當(dāng)郵箱容積比較大時(shí)，這可以減少郵箱服務(wù)器備份的時(shí)間與空間；同時(shí)，也可以把因郵箱備份給數(shù)據(jù)庫造成的不良影響將到最低。

除了合理的備份策略之外，數(shù)據(jù)庫管理員還需要考慮是否要進(jìn)行異地備份。筆者是建議在條件允許的情況下，對郵箱服務(wù)器進(jìn)行異地備份。如此的話，在郵箱服務(wù)器出現(xiàn)硬件故障的時(shí)候，如硬盤損壞時(shí)，可以把數(shù)據(jù)損失降低到最少。同時(shí)，也可以及時(shí)的恢復(fù)郵箱服務(wù)器的運(yùn)行。

三、帳戶命名規(guī)則與書寫規(guī)則

當(dāng)在企業(yè)中部署郵箱系統(tǒng)的時(shí)候，CIO首先應(yīng)該確定一個(gè)帳戶的命名方案。筆者認(rèn)為，郵箱帳戶的命名應(yīng)該統(tǒng)一。因?yàn)閱T工除了在內(nèi)部發(fā)送郵件之外，還需要把郵件發(fā)給外部的合作伙伴，如供應(yīng)商與客戶等等。所以一個(gè)友好的帳戶名字，也能夠體現(xiàn)一個(gè)公司的管理水平。若讓用戶自己無規(guī)則的取郵箱帳戶名，很顯然看起來會非常的混亂。

所以，筆者建議統(tǒng)一郵箱的命名策略。筆者企業(yè)每個(gè)員工都有一個(gè)英文名字。所以筆者采取的命名規(guī)則就是“英文名字.姓”這個(gè)方式來對用戶的郵箱帳戶進(jìn)行命名。采取這個(gè)方式，要注意一點(diǎn)，就是要跟人事部門配合，當(dāng)他們輸入人事資料的時(shí)候，最好能夠保證員工的英文名字沒有相同的。若英文名字相同，則其中一個(gè)人必須更改。否則的話，稱呼上容易搞錯(cuò)；郵箱地址中也容易出現(xiàn)問題。

有些企業(yè)也有通過名字的簡寫來對郵箱帳戶命名。這也是可以的。重要的是對郵箱帳戶的命名策略進(jìn)行統(tǒng)一。不要有很多的版本。

除了對郵箱的命名進(jìn)行統(tǒng)一外，筆者認(rèn)為，在部署Email系統(tǒng)的時(shí)候，需要制定一套書寫的規(guī)范。這主要是因?yàn)槠髽I(yè)員工在書寫郵件的時(shí)候，往往會有一些不好的習(xí)慣。這會給企業(yè)的形象帶來負(fù)面的影響。如有些用戶在書寫郵件的時(shí)候，不喜歡寫郵件的標(biāo)題；又或者，不喜歡書寫稱呼等等。這些元素雖然不會對郵件造成致命的影響，但是，給其他人看到這么不規(guī)范的郵件，就可以聯(lián)系到員工的素質(zhì)可能不怎么高。

為此，筆者的意見是，在采用郵箱系統(tǒng)之前，要對員工進(jìn)行全面的培訓(xùn)。然后在服務(wù)器上，進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)限制。如沒有標(biāo)題的郵件或者沒有稱呼的郵件不能夠發(fā)送。要能夠提示錯(cuò)誤信息。