ezOFFICE協(xié)同辦公軟件，打造高效辦公平臺(tái)

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分布在上千公里內(nèi)的200多家黨政機(jī)關(guān)單位,每天近千份各類(lèi)文件的互相傳遞,如何快速、安全、費(fèi)用低廉的解決這一問(wèn)題。用萬(wàn)戶ezOffice協(xié)同管理平臺(tái)輕松解決!

黃山市簡(jiǎn)介

黃山市位于安徽省最南端,東北與宣城地區(qū)的績(jī)溪縣、旌德縣、涇縣相接;西北與池州地區(qū)的青陽(yáng)縣、石臺(tái)縣、東至縣毗連;西南與江西省的景德鎮(zhèn)市、婺源縣為鄰，東南與浙江省的開(kāi)化縣、淳安縣、臨安縣交界,總面積9807平方公里. 黃山市于1987年11月經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)成立，前身是徽州地區(qū)，現(xiàn)轄三區(qū)(屯溪區(qū)、黃山區(qū)、徽州區(qū))、四縣(歙縣、休寧、祁門(mén)、黟縣)和黃山風(fēng)景區(qū)，2003年全市總?cè)丝跒?46.9萬(wàn)人，區(qū)、縣轄42個(gè)鎮(zhèn)、100個(gè)鄉(xiāng)，3個(gè)街道辦事處、1169個(gè)村民委員會(huì)，8507個(gè)村民小組，48個(gè)居民委員會(huì)，屯溪區(qū)為市府所在地。

項(xiàng)目背景

黃山市委機(jī)要局的一項(xiàng)重要的日常工作是向黨政系統(tǒng)各部門(mén)發(fā)送明傳電報(bào)和公文，通過(guò)嚴(yán)格的發(fā)送和簽收保證明傳電報(bào)和公文交換的時(shí)效性和責(zé)任者。在使用萬(wàn)戶ezOFFICE搭建公文交換平臺(tái)以前，市委機(jī)要局工作人員每天通過(guò)傳真機(jī)向各部門(mén)發(fā)送明傳電報(bào)和公文，對(duì)方有專(zhuān)人接收并簽字回傳，以此保證時(shí)效性和責(zé)任者。這些大量枯燥、重復(fù)的勞動(dòng)，效率低下、花費(fèi)專(zhuān)門(mén)的人力資源、花費(fèi)大量傳真通訊費(fèi)和紙張費(fèi)用，并且傳真紙張不便于長(zhǎng)期保存。黃山市委機(jī)要局曹局長(zhǎng)審時(shí)度勢(shì)，大膽決定采用信息化的方式解決目前存在的問(wèn)題。

系統(tǒng)選型

黃山市委機(jī)要局在經(jīng)過(guò)多方咨詢，又考察了多家軟件開(kāi)發(fā)商之后，最終萬(wàn)戶憑借專(zhuān)業(yè)的產(chǎn)品，強(qiáng)大的功能、易用的特性、專(zhuān)注的服務(wù)使黃山市委機(jī)要局選擇了ezOFFICE來(lái)搭建黃山市黨政機(jī)關(guān)公文交換平臺(tái)。

解決方案

基于黃山市黨政機(jī)關(guān)的實(shí)際應(yīng)用需求，及使用人員現(xiàn)狀，我們采用了ezOFFICE系統(tǒng)來(lái)為客戶搭建這一信息交換平臺(tái)，通過(guò)強(qiáng)大的自定義功能來(lái)實(shí)現(xiàn)客戶的需求。

一、設(shè)置個(gè)性化的便捷工作窗口：

系統(tǒng)操作界面簡(jiǎn)單明了、快捷方便。一百多個(gè)單位的公文收發(fā)人員，年齡跨度很大，很大一部分是50歲左右的大齡用戶，計(jì)算機(jī)操作很不熟練。系統(tǒng)的簡(jiǎn)潔設(shè)計(jì)為系統(tǒng)應(yīng)用推廣提供了很大的幫助。

二、明傳電報(bào)和公文管理

對(duì)黃山市范圍內(nèi)所有黨政部門(mén)的內(nèi)部公文和明傳電報(bào)提供傳送服務(wù)，包括發(fā)文管理、收文管理、文件監(jiān)控、文件簽收反饋以及統(tǒng)計(jì)查詢。

三、內(nèi)置掃描功能

內(nèi)置文件掃描功能，可直接調(diào)用掃描儀將紙質(zhì)文檔掃描成電子文檔作為附件上傳。用戶不需要學(xué)習(xí)怎樣使用掃描儀，不需要重復(fù)操作。

四、簽收反饋

使接收人即時(shí)接收發(fā)文，即時(shí)反饋。

五、知識(shí)管理平臺(tái)的應(yīng)用

使分散的資料、文檔經(jīng)過(guò)篩選后，按序歸類(lèi)。實(shí)現(xiàn)共享及查找方便。同時(shí)提供了完善的信息權(quán)限管理，可對(duì)每個(gè)信息欄目設(shè)置查看權(quán)限及發(fā)布權(quán)限，有發(fā)布權(quán)限的用戶可在此欄目下更改文件。

六、即時(shí)文件的接收

為了使緊急公文的時(shí)效性的實(shí)現(xiàn)，在發(fā)出電報(bào)或公文的時(shí)候選擇是否同時(shí)以手機(jī)短信的方式向接收者提醒。

應(yīng)用效果分析

不到一個(gè)月系統(tǒng)就已經(jīng)開(kāi)始試運(yùn)行，電報(bào)、公文、信息的傳送和反饋很快得到比較充分的應(yīng)用，該系統(tǒng)地成功實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了黃山市黨政機(jī)關(guān)明傳電報(bào)、公文交換和信息上傳的電子化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，使系統(tǒng)能最大限度的模仿目前的紙質(zhì)電報(bào)和公文的格式，利于規(guī)范性和促進(jìn)普通用戶的使用。查詢系統(tǒng)的應(yīng)用極大的方便了文件從多角度、各組合的查詢。同時(shí)還可以從多個(gè)角度對(duì)系統(tǒng)中的電報(bào)和公文數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析從而大大提高了工作質(zhì)量和效率，同時(shí)也節(jié)省了大筆的辦公費(fèi)用。