CIO關(guān)注：如何才能普及協(xié)同辦公

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第四屆中國IT技術(shù)趨勢大調(diào)查活動于2009年10月5日啟動，歷經(jīng)1個多月的時間。在線調(diào)查期間，受到了來自IT168網(wǎng)站旗下三大企業(yè)級社區(qū)ITPUB、IXPUB和ChinaUnix.NET(以下簡稱CU)以及其它合作網(wǎng)站的網(wǎng)友的極大關(guān)注和積極參與。

目前調(diào)查已經(jīng)完滿結(jié)束，所有的數(shù)據(jù)都在后臺整理和統(tǒng)計之中。本次網(wǎng)上調(diào)查共回收調(diào)查問卷31,704份問卷，其中合格問卷為25,775份。由于三大企業(yè)級論壇網(wǎng)友及合作社區(qū)的大力支持，今年回收問卷數(shù)量較去年增加了近33.2%，合格問卷的填寫數(shù)量較去年增加了8.3%。由于今年的調(diào)查增加了一些新的調(diào)查領域，因此參與的人員數(shù)量較去年穩(wěn)步有升。

本次調(diào)查的內(nèi)容涉及：中國IT人才發(fā)展環(huán)境、企業(yè)信息化、企業(yè)安全、服務器、存儲、網(wǎng)絡技術(shù)、云計算、虛擬化、移動開發(fā)技術(shù)、項目管理工具、數(shù)據(jù)庫與BI應用、數(shù)碼復合機、安防產(chǎn)品技術(shù)等13方面的研究成果，這些將最終形成了《2009-2010年IT技術(shù)應用趨勢調(diào)研報告》，并將整合到《2009-2010中國IT應用技術(shù)藍皮書》中，于2010年2月份通過IT168企業(yè)頻道及其下屬論壇發(fā)布。

《企業(yè)用戶使用協(xié)同軟件的普及程度》調(diào)查以“擁有協(xié)同辦公系統(tǒng)”，“沒有協(xié)同辦公系統(tǒng)”為基數(shù)。調(diào)查的結(jié)果顯示，“擁有協(xié)同辦公系統(tǒng)”占到了整個調(diào)查的27.7%，“沒有協(xié)同辦公系統(tǒng)”占到了72.3%。

從調(diào)查的結(jié)果分析來看，現(xiàn)階段國內(nèi)很多企業(yè)還沒有應用協(xié)同辦公系統(tǒng)，對于協(xié)同領域來著，隨著市場的競爭及企業(yè)現(xiàn)代化信息化的應用，未來協(xié)同領域?qū)泻艽蟮脑鲩L空間。

“內(nèi)部溝通”和“資料共享” 成CIO應用協(xié)同的主要原因。在企業(yè)中CIO對協(xié)同軟件的需求,主要是用來“內(nèi)部溝通”和“資料共享”。

隨著企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能在適應，如企業(yè)規(guī)模一般比較大，一般的文件審批經(jīng)過多方面的管理手續(xù)，耗時又耗力。困此必須要有一套電子化的辦公流程來簡化傳統(tǒng)的辦公管理模式，這也是企業(yè)的CEO要求CIO必須要做的。

從協(xié)同應用角度看，協(xié)同主要應用于幾個方面：“內(nèi)部溝通”、“資料共享” 、“公文流轉(zhuǎn)”，“行政審批”，“知識管理”，“遠程辦公”，“企業(yè)門戶”等?！皟?nèi)部溝通”是應用最為廣泛的部分，主要運于內(nèi)部溝通，不同的部門，不同的人員都要以在同一個范圍內(nèi)進行有效的信息溝通，及時的掌握了解企業(yè)內(nèi)發(fā)生的最新動態(tài)和信息;

“資料共享”的公文收發(fā)、日程安排、通知公告、檔案管理、共享資源管理等等，是辦公的主要應用范疇。而公文流轉(zhuǎn)主要基于動態(tài)的襯時把文章下發(fā)或者簽署，側(cè)重于效率等管理;

從現(xiàn)狀來看，目前協(xié)同在企業(yè)應用當中并沒有得到有效的普及，那么影響企業(yè)CIO普及的因素分析又有哪些呢?

1、協(xié)同產(chǎn)品不成熟

現(xiàn)階段在協(xié)同領域的IT服務商因?qū)嵙τ邢揲_發(fā)出的協(xié)同產(chǎn)品雖然難滿足大部分企業(yè)協(xié)同的需求，但無法滿足企業(yè)的個性化需求。有些IT服務商甚至把其它企業(yè)的協(xié)同管理進行拷貝后，未加工處理就運用在另一家企業(yè)過程當中，使協(xié)同的產(chǎn)品無法滿足CIO及企業(yè)協(xié)同辦公的需求，導致了CIO對于很多的協(xié)同產(chǎn)品商不是很認可。

另外一個角度來看，協(xié)同本身就是為了更好、更快、及時有效的配合工作，但有些協(xié)同產(chǎn)品在設計方面沒有統(tǒng)一的規(guī)劃、設計比較粗糙，產(chǎn)品本身就不是很成熟，而且協(xié)同在信息系統(tǒng)中占用的比例比較少，因此，企業(yè)對于協(xié)同的認識及重視程度遠遠沒有ERP等大型系統(tǒng)重視程度高，導致了越是“份量”少的項目，越容易失敗的局面。 進一步開發(fā)滿足企業(yè)需求的協(xié)同產(chǎn)品，滿足企業(yè)的個性化需求，才能保證CIO運用。

2、協(xié)同實施能力比較低

從協(xié)同領域來看，國內(nèi)協(xié)同領域的市場比較廣，在國內(nèi)協(xié)同廠商并不是很大， 一般也就是百人左右的公司，而且協(xié)同項目又比較小，因此，幾乎每個協(xié)同廠商的實施能力和大型廠商企業(yè)的實施能力無法比擬。綜觀目前企業(yè)實施協(xié)同信息化過程中存在的問題，可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)在實施信息化過程中，存在著很多的誤區(qū)。如信息孤島，實施的能力低,也是造成協(xié)同無法大面積普及的一個重要因素。 所以， 在實施信息化的過程中，為了避免盲目性，必須有一套科學、規(guī)范、有效的評價體系來評價企業(yè)實施信息化的能力，從而有利于企業(yè)了解自身。

3、企業(yè)應用計算機水平有限

由于對于計算機水平的掌握有限，雖然現(xiàn)在是信息時代，但目前還存在企業(yè)領導、員工對于計算機應用水平不是很高，這需要領導和員工去學習計算機，由于人員素質(zhì)的不同，直接導致了企業(yè)應用協(xié)同的不是很普及，尤其是企業(yè)的領導層。信息化是“一把手”工程，如果領導不支持信息化工作，那么更不要說企業(yè)的協(xié)同了， 企業(yè)的信息化根本法完成。

因此，作為企業(yè)信息化的負責人CIO，在應用協(xié)同時， 一方面要把協(xié)同的產(chǎn)品選好，簡單易用、具有可操作性、又同時能滿足企業(yè)的個性化的需求，還要負責企業(yè)領導及其非IT員的培訓工作。

協(xié)同落地策略

在目前的情況下，企業(yè)CIO在實施協(xié)同時，一方面需要根據(jù)上述模型客觀地認識本企業(yè)目前在協(xié)同所遇到的問題，另一方面，應該在現(xiàn)有工作的基礎上，避開企業(yè)協(xié)同的誤區(qū)，采取正確的協(xié)同對策。

1、 需求持續(xù)增長第一位

國內(nèi)協(xié)同軟件專業(yè)廠商的推動和我國信息化建設的發(fā)展，出現(xiàn)爆發(fā)性增長態(tài)勢。通過信息化投資來增加企業(yè)生產(chǎn)率，提高企業(yè)核心競爭力，以是企業(yè)發(fā)展的必然。如今，協(xié)同軟件以具規(guī)模，將繼續(xù)保持高速增長態(tài)勢。按照賽迪顧問的預測，協(xié)同軟件將保持約20%的年度復合增長，將在2012年達到41.72億元的市場規(guī)模。

2、明確協(xié)同在企業(yè)發(fā)展中的重要地位

協(xié)同本身在企業(yè)中起到 “資源共享”，“公文流轉(zhuǎn)”等功能，簡化了企業(yè)過去繁瑣的管理流程，因此，CIO一定要及時的澄清告之企業(yè)領導的重要性， 對于企業(yè)來講運用協(xié)同是為了提高企業(yè)的效率，雖然在實施的過程當中會有各種各樣的問題，但最終的結(jié)果是要解決企業(yè)的管理上的問題，因此， 在運用協(xié)同時，必須要明確協(xié)同在企業(yè)發(fā)展中的重要地位。

3、CIO積極推動協(xié)同的落地

協(xié)同本身具有產(chǎn)品小、快速實施快等特點，作為CIO必須要讓企業(yè)的協(xié)同快速的落地，對于中小企業(yè)來講，協(xié)同的實施周期不應該超過三個月讓企業(yè)在很短的時間內(nèi)看到最好的價值，而大企業(yè)在實施協(xié)同時最好不要超過半年，這是CIO所必須要承擔的IT使命， 同時也是協(xié)同在企業(yè)中落地的根本保障。無論是協(xié)同還是信息化項目，都需要CIO去積極引導或者推薦來幫助企業(yè)走上信息化的快速列車。

延伸閱讀

什么是協(xié)同?

所謂協(xié)同，就是指協(xié)調(diào)兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協(xié)同一致地完成某一目標的過程或能力。而所有有助于協(xié)同的軟件都可以稱作是協(xié)同軟件。從概念上可以得出，協(xié)同并不是新生事物，它是隨人類社會的出現(xiàn)而出現(xiàn)，并隨著人類社會的進步而發(fā)展的。當技術(shù)從人們?nèi)粘Ｉ詈蜕虡I(yè)社會的邊緣逐漸成為核心，人們就越來越需要技術(shù)能夠提供更多的東西。作為一個新的軟件熱點，“協(xié)同”概念有著更深的含義，不僅包括人與人之間的協(xié)作，也包括不同應用系統(tǒng)之間、不同數(shù)據(jù)資源之間、不同終端設備之間、不同應用情景之間、人與機器之間、科技與傳統(tǒng)之間等全方位的協(xié)同。

協(xié)同是指元素對元素的相干能力，表現(xiàn)了元素在整體發(fā)展運行過程中協(xié)調(diào)與合作的性質(zhì)。結(jié)構(gòu)元素各自之間的協(xié)調(diào)、協(xié)作形成拉動效應，推動事物共同前進，對事物雙方或多方而言，協(xié)同的結(jié)果使個個獲益，整體加強，共同發(fā)展。導致事物間屬性互相增強、向積極方向發(fā)展的相干性即為協(xié)同性。 研究事物的協(xié)同性，便形成協(xié)同理論。