安徽省公安廳協(xié)同辦公系統(tǒng)案例

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夜深人靜，看看內(nèi)部網(wǎng)上還有誰在線，這是安徽省公安廳不少民警最近養(yǎng)成的習慣。

原來，自從協(xié)同辦公系統(tǒng)上線后，安徽省公安廳很多民警都發(fā)現(xiàn)，在夜深人靜的時候，系統(tǒng)“在線用戶”中依然顯示著“崔亞東”、“宓建毅”等廳領(lǐng)導的名字。民警們知道，那是領(lǐng)導們白天沒有時間，就晚上加班在系統(tǒng)中批示文件、閱讀編報信息。不少民警在加班離開辦公室時，都習慣地看看還有哪些領(lǐng)導在。

對于一些行業(yè)來說，深夜工作可能是因為白天效率低，對于公安戰(zhàn)線，夜晚工作經(jīng)常是工作需要。安徽省公安廳上線協(xié)同辦公系統(tǒng)，就是為了提高工作效率。這里所指的效率，不再是單個個體效率，而追求的是整體效率，分工的目的是為了通過追求單個效率來提高整體效率。協(xié)同則是直接追求整體效率，盡量彌補因分工可能導致的效率損失。從追求個體效率(部門信息化)到追求整體效率(協(xié)同政務(wù))，是電子政務(wù)發(fā)展的必經(jīng)階段。

追求整體效率，需要實現(xiàn)政府信息資源共享，順暢的溝通交流及協(xié)同辦公。因此，安徽省公安廳在推進電子政務(wù)建設(shè)時，從整體效率提高著手，搭建協(xié)同辦公平臺變革辦公方式。

效率催生信息化

安徽省公安廳是安徽省政府主管全省公安工作的職能部門，是安徽省公安機關(guān)最高的領(lǐng)導機構(gòu)，是全省政府部門中機構(gòu)級別最健全、人數(shù)最多的廳級單位，各處室或總隊下均設(shè)秘書科。安徽省公安廳協(xié)同辦公平臺的應(yīng)用范圍是公安廳機關(guān)，含32個處室、總隊，共852個用戶。

安徽省公安廳一直以來都非常注重信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，是公安部科技強警的示范單位。作為安徽省規(guī)模最大的廳級機關(guān)，30多個處室，800多人，往往被來自上級、下級以及其他兄弟單位的各類黨務(wù)、行政、公文，以及大量的請示文件占用大量寶貴時間。如何將寶貴的人力資源從繁重的日常公文處理中解放出來，充實到基層一線，一直是廳領(lǐng)導想要解決的問題。

充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，全面、系統(tǒng)地建設(shè)一套適合機關(guān)管理需要，能夠確保公文高效運轉(zhuǎn)，有效整合各種管理信息，提高內(nèi)部管理效率和減輕工作人員工作負擔的辦公自動化系統(tǒng)，成為安徽省公安廳從管理上適應(yīng)機關(guān)發(fā)展、建設(shè)效能機關(guān)的迫切要求。

這個項目吸引了數(shù)十家國內(nèi)知名OA品牌提供商參與競爭，安徽省公安廳辦公自動化領(lǐng)導小組對萬戶的產(chǎn)品表示出興趣――和平臺無關(guān)性，并能支撐幾百人同時使用的架構(gòu)打動了招標評委，從而選擇萬戶網(wǎng)絡(luò)作為安徽省公安系統(tǒng)信息化推進的合作伙伴，為其搭建協(xié)同辦公平臺，重點實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)電子化，提高公文辦理效率。

公文流轉(zhuǎn)電子化

提高政務(wù)整體效率的一個重要方面是提高公文處理效率。在安徽省公安廳的協(xié)同辦公平臺中，公文管理是以工作流為基礎(chǔ)開發(fā)的特殊模塊，主要實現(xiàn)內(nèi)部公文審批流轉(zhuǎn)的電子化，由電子行文代替手工行文，解決傳統(tǒng)模式下公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于監(jiān)控和查閱等問題。系統(tǒng)實現(xiàn)了收文、發(fā)文和一般請示/報告/文稿的審核審批自動化，可靈活設(shè)定若干公文審批流程，自動進行流程跟蹤，并可歸類存檔，全文檢索，最終實現(xiàn)“文檔一體化”。

公安廳機關(guān)的發(fā)文包括以公安廳名義的發(fā)文和各處室的發(fā)文。在發(fā)文處理標簽中，我們可以看到各相關(guān)活動的審批意見。系統(tǒng)自動記錄審批人和審批時間。公安廳機關(guān)的收文處理分為外單位的來文和各處室收到的內(nèi)部文件。

根據(jù)公文流轉(zhuǎn)的實際需求，系統(tǒng)進行了更人性化的設(shè)計。在發(fā)文流轉(zhuǎn)審批結(jié)束時，可以轉(zhuǎn)為收文處理;在收文流轉(zhuǎn)審批結(jié)束時，可以轉(zhuǎn)為發(fā)文處理。文件送審在公安廳OA文件處理中占了很大的比重。主要對一些請示、報告、函、文稿等各種非正式公文的審批處理。

在公文處理流程上，各個處室有自己的規(guī)定，而且經(jīng)常會隨著情況的變化有所改變。為此，協(xié)同辦公平臺提供了圖形化的流程設(shè)計器，使各處室部門管理員能夠自定義自己的收發(fā)文審批流程。使用者可通過工作流程模塊使用自己可以使用的流程，審批過程中審批者通過桌面上的“文件辦理→待批文件”文件辦理提醒區(qū)來辦理文件，用戶可以通過“文件辦理→文件監(jiān)控”來監(jiān)控文件的審批進度，并通過“文件辦理→已呈文件”來查閱已辦理完畢的文件。

在公文處理流程完畢之后，需要進行歸檔處理。安徽省公安廳采用了專業(yè)的科怡檔案管理軟件，為OA和科怡檔案系統(tǒng)開發(fā)了接口，有歸檔權(quán)限的用戶可以點擊“歸檔”按鈕，系統(tǒng)自動將發(fā)文、收文、文件送審的相關(guān)字段和附件，以及含有審批意見的發(fā)文標簽傳到科怡檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和相關(guān)文件夾。這樣，科怡檔案的用戶可以即時查詢到從OA歸檔過來的記錄。與原有檔案系統(tǒng)無縫銜接，所有公文辦理完畢后都自動歸檔到科怡檔案管理系統(tǒng)中，不用重復勞動，真正電子化無縫歸檔，也為全廳同志查詢檔案在第一時間提供了方便，這使得安徽省公安廳辦公室檔案科的同志極為贊賞。

　信息共享與溝通

在知識管理中，公安廳用戶發(fā)布通知、簡報、學習材料、每日編輯供領(lǐng)導參閱的輿社情編報、情報信息、值班安排，等等。對各種信息進行分門別類的管理，使得公安廳所有用戶能夠通過信息的沉淀、積累、挖掘和綜合利用來達到共同成長。有維護權(quán)限的用戶可以根據(jù)本單位的知識點來設(shè)置若干個信息欄目，可以設(shè)置哪些用戶可以在某個欄目下發(fā)布信息或查看信息，通過這種嚴密的權(quán)限管理保障信息的針對性和安全性。

系統(tǒng)整合了即時溝通平臺，為安徽省公安廳廣大民警提供了豐富的即時溝通體驗。系統(tǒng)提供了內(nèi)部用戶的郵件服務(wù)，它具有無延遲、大容量、易管理的特點。值得一提的是，系統(tǒng)還設(shè)計了郵件群發(fā)的權(quán)限，以此限制普通用戶隨意群發(fā)郵件，這給管理者提供了選擇。系統(tǒng)還給用戶管理員提供了有選擇的刪除郵件的工具，這樣，可以定期整理空間、避免浪費。另外，論壇模塊為廣大民警提供了交流學習的空間。RTX、內(nèi)部郵件、論壇等溝通工具為安徽省公安廳用戶提供了空前的方便快捷的溝通方式。

為了規(guī)范系統(tǒng)管理、加強系統(tǒng)安全，協(xié)同平臺根據(jù)各處室不同的職能與崗位，為各用戶設(shè)置角色和權(quán)限。另外，根據(jù)公安部的保密要求，系統(tǒng)整合了PKI加密系統(tǒng)，使得用戶在登錄系統(tǒng)的時候需要插入PKI卡，通過認證后才可以登錄系統(tǒng)，從而確保系統(tǒng)的安全性。

易用性激發(fā)應(yīng)用熱情

安徽省公安廳協(xié)同辦公平臺在公安廳領(lǐng)導和辦公自動化領(lǐng)導小組的正確領(lǐng)導和強力推進下，項目小組僅僅用了一個月的時間就將這套系統(tǒng)實施完畢并正式運行，2006年1月開始在廳機關(guān)廣泛應(yīng)用。完全取代了紙質(zhì)流程，實現(xiàn)了電子化公文審批，擺脫了紙質(zhì)文件的往返傳遞，文件辦理的周期大大縮短，成為安徽省公安廳協(xié)同警務(wù)平臺的核心支撐平臺，并被公安部列為全國公安系統(tǒng)信息化典型。

新上線的協(xié)同辦公系統(tǒng)具有很強的易用性，使全廳，上至廳長，下至基層干警，都能在最短的時間里迅速適應(yīng)這種電子化辦公環(huán)境，并熟練使用。從安徽省公安廳廳長崔亞東開始，每位公安干警都對協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用投入了巨大的熱情，都對這種全新的辦公工具表現(xiàn)出濃厚的興趣，干警們感慨:這么好的軟件早點上就好了!所有不涉密的文件全部通過協(xié)同辦公平臺進行流轉(zhuǎn)，廳領(lǐng)導“從我做起”，不辦理無密紙質(zhì)文件，使安徽省公安廳機關(guān)公文辦理真正實現(xiàn)了無紙化。

雷厲風行的工作作風，準軍事化的執(zhí)行力，加上協(xié)同辦公系統(tǒng)這個信息化的翅膀，安徽省公安廳的信息化建設(shè)終于結(jié)出累累碩果。

也許數(shù)字最能說明問題。

截止到2006年7月31日，系統(tǒng)中共有2637件發(fā)文、1947件收文在系統(tǒng)中審批流轉(zhuǎn)，共審批各種請示報告文稿等5075件，共有18617封內(nèi)部郵件，知識管理中共發(fā)布754條信息。