云crm技術(shù)在財(cái)務(wù)信息化轉(zhuǎn)型中應(yīng)用探討

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“建設(shè)一流企業(yè)財(cái)務(wù)”對財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型提出新要求，在財(cái)務(wù)監(jiān)管實(shí)踐中，以最低的成本實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的控制是財(cái)務(wù)監(jiān)管工作的核心。隨著信息系統(tǒng)的深入應(yīng)用，充分應(yīng)用云CRM技術(shù)手段，推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)管信息化水平，是提高企業(yè)管理的有效途徑。因此，財(cái)務(wù)工作必須轉(zhuǎn)變理念，開拓創(chuàng)新，突出風(fēng)險(xiǎn)防控，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)職能作用，推動公司持續(xù)有效健康發(fā)展。

1 完善資金到賬管理，實(shí)現(xiàn)營業(yè)資金實(shí)時(shí)監(jiān)控及清理

隨著銷售企業(yè)經(jīng)營規(guī)模與經(jīng)營范圍的不斷擴(kuò)大， 業(yè)務(wù)經(jīng)營的復(fù)雜程度也不斷加大，加強(qiáng)對營業(yè)資金的管理顯得尤為重要。特別是對于地市一級公司來說，油站用工優(yōu)化不斷深入，職能部門對資金監(jiān)管的壓力也陡然增加。提升云CRM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對營業(yè)資金的實(shí)時(shí)監(jiān)控以加強(qiáng)對營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的現(xiàn)場管理，是當(dāng)前亟待解決的難題。

1.1 優(yōu)化流程，實(shí)現(xiàn)營業(yè)資金到賬檢查全覆蓋

通過開發(fā)資金到賬檢查程序， 能自動顯示油站資金應(yīng)到賬、已到賬、未到賬金額，數(shù)據(jù)羅列簡單明了。但是以資金占比情況看，直分銷、IC卡、非油品業(yè)務(wù)絕對資金量也較大，且有部分未銀企直連網(wǎng)點(diǎn)。因此，優(yōu)化流程，將所有經(jīng)營業(yè)務(wù)資金到賬情況納入自動檢查核對范圍，開發(fā)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口，將非銀企直連的網(wǎng)點(diǎn)通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換， 導(dǎo)入云crm系統(tǒng)后實(shí)現(xiàn)自動到賬檢查。通過上述開發(fā)，實(shí)現(xiàn)對營業(yè)資金到賬檢查的全覆蓋，可以減少財(cái)務(wù)人員對復(fù)雜數(shù)據(jù)的整理，從而有利于加強(qiáng)對重點(diǎn)高危環(huán)節(jié)的監(jiān)控。

1.2 提升管理，實(shí)現(xiàn)信用客戶資金監(jiān)管及時(shí)性

由于受多方面影響，社會資金面總體偏緊，企業(yè)更要加強(qiáng)客戶信用管理。①要加強(qiáng)對直分銷客戶應(yīng)收款余額的控制，②要加強(qiáng)對IC卡見票充值的后續(xù)跟蹤檢查。通過對云crm系統(tǒng)應(yīng)用的提升，開展對客戶信用以及應(yīng)收款余額雙重控制，即在月度信用額度內(nèi)，企業(yè)開票不受控制；同時(shí)對客戶維護(hù)月末控制應(yīng)收款余額，如果上月余額超過控制額度的，次月即使在信用額度內(nèi)的，也不能開票。開發(fā)IC卡支票充值管理系統(tǒng)， 對見票即充客戶在云crm系統(tǒng)中進(jìn)行充值到賬管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控支票到賬情況，及時(shí)提醒已充值的未到賬IC卡客戶，實(shí)現(xiàn)見票即充客戶跟蹤管理，提高支票到賬安全性。

1.3 完善程序，實(shí)現(xiàn)到賬檢查財(cái)務(wù)清賬自動化

在手工清賬狀況下，財(cái)務(wù)核算人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間核對營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)上報(bào)的銷售日報(bào)，對支票單位還要逐一整理清賬，財(cái)務(wù)人員難以騰出空余時(shí)間對網(wǎng)點(diǎn)現(xiàn)場管理情況進(jìn)行第一時(shí)間監(jiān)控。因此，在資金到賬自動檢查的基礎(chǔ)上，開發(fā)自動清賬程序，對已核對一致的網(wǎng)點(diǎn)營業(yè)資金，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)定時(shí)自動清理，集成財(cái)務(wù)清賬憑證。

2 優(yōu)化合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同項(xiàng)目資金支付閉環(huán)管理

從目前銷售企業(yè)合同系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀來看，合同訂立通過系統(tǒng)統(tǒng)一管理，但合同的后續(xù)管理，如資金申請、支付審批以及憑證集成未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一， 印花稅應(yīng)稅合同不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動計(jì)算統(tǒng)計(jì)。由于合同簽訂、履約、資金支付以及會計(jì)核算相互脫節(jié)，大大制約了工作效率的提高，也存在人為調(diào)節(jié)、線外操作的管理風(fēng)險(xiǎn)。

2.1 優(yōu)化合同項(xiàng)目管理系統(tǒng)

在現(xiàn)有合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上， 對涉及合同要素的項(xiàng)目，如合同金額、付款要求、付款日期等關(guān)鍵內(nèi)容實(shí)行按字段管理，在此基礎(chǔ)上開發(fā)云crm系統(tǒng)合同管理子模塊并與合同管理系統(tǒng)集成，根據(jù)合同流水號自動讀取合同中有關(guān)付款的要素信息，實(shí)現(xiàn)合同履行支付申請表自動生成，進(jìn)而取消紙質(zhì)手工審批。

2.2 實(shí)現(xiàn)合同項(xiàng)目閉環(huán)管理

經(jīng)辦人在合同系統(tǒng)創(chuàng)建合同并經(jīng)過審批完成后， 在其云crm登陸初始界面，提供待辦清單，并對合同履行情況實(shí)行未清項(xiàng)管理。經(jīng)辦部門需要對外付款時(shí)，經(jīng)辦人員只能在未清合同項(xiàng)目上提交支付申請，對資金需要單獨(dú)申請的合同項(xiàng)目提示自動提交流動資金申請，待上述審批完成后，支付申請自動流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行對外付款，并自動集成財(cái)務(wù)憑證。付款完成后，合同履行支付申請自動關(guān)閉，不得重復(fù)提交。

2.3 完善合同項(xiàng)目后續(xù)管理

在云crm合同管理子模塊中進(jìn)行輔助開發(fā)， 合同管理員可以按合同分類進(jìn)行匯總或明細(xì)查詢， 便于加強(qiáng)對合同簽訂的管理；同時(shí)， 應(yīng)按印花稅計(jì)提的相關(guān)要求對合同管理模塊進(jìn)行配置，待合同簽訂后，財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的合同簽訂情況，系統(tǒng)自動計(jì)算應(yīng)稅合同應(yīng)計(jì)提印花稅，實(shí)現(xiàn)印花稅自動管理。

合同管理系統(tǒng)的優(yōu)化，并通過集成應(yīng)用，從合同簽訂、履行申請及資金支付、憑證集成上實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理；通過系統(tǒng)自動提醒未清合同項(xiàng)目，及時(shí)關(guān)注已簽訂但未執(zhí)行的合同管理情況，督促合同管理部門及時(shí)辦理合同結(jié)算；全面項(xiàng)目通過線上審批，不但可以規(guī)避線下操作的風(fēng)險(xiǎn)，也可同時(shí)提高審批時(shí)效，提高合同管理的效率效果。

3 完善費(fèi)用報(bào)銷管理，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理預(yù)算控制實(shí)時(shí)化

會計(jì)集中核算普及、財(cái)務(wù)共享服務(wù)試點(diǎn)開展要求簡化報(bào)銷手續(xù)、提高審批流程效率，并要求能夠及時(shí)準(zhǔn)確地反映預(yù)算執(zhí)行情況，便于加強(qiáng)費(fèi)用日常管理。分支公司一體化改革后，地市公司專業(yè)化集中管理能力得到強(qiáng)化，但隨著進(jìn)一步加強(qiáng)縣公司的“四項(xiàng)職能”后，也需要對縣公司日常審批報(bào)銷適當(dāng)授權(quán)，但又不致于影響日常工作效率，這就勢必要求對報(bào)銷流程適當(dāng)優(yōu)化，在強(qiáng)化屬地管理的條件下，充分應(yīng)用電子報(bào)銷程序，提高工作效率。

3.1 應(yīng)用電子報(bào)銷程序推行報(bào)銷無紙化管理

深化云crm系統(tǒng)應(yīng)用后， 越來越多的手工審批流程被電子審批所代替，不但實(shí)現(xiàn)了無紙化管理，更主要的是通過在線審批，不但可以實(shí)現(xiàn)權(quán)限控制電子化，也加快了日常審批速度，有效提高工作效率。以加油站報(bào)銷為例，手工審批時(shí)需要經(jīng)過層層審批，遇到某一環(huán)節(jié)受阻時(shí)，就不能及時(shí)辦理報(bào)銷結(jié)算手續(xù)，不但給經(jīng)辦人造成不必要的麻煩，也影響了日常費(fèi)用報(bào)銷的及時(shí)性管理。采用云crm電子報(bào)銷后，審批人員只要有網(wǎng)絡(luò)便可隨時(shí)隨地審批，極大地簡化了審簽手續(xù)，而且這種模式也適應(yīng)當(dāng)前提出的油站用工優(yōu)化活動，減少基層油站員工往還公司次數(shù)，只需關(guān)注電子報(bào)銷單在云crm系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)即可。

3.2 應(yīng)用預(yù)算流程開展預(yù)算反饋實(shí)時(shí)化管理

手工的預(yù)算管理只能起到事后反饋的作用，由于報(bào)銷流程與預(yù)算管理程序相互脫節(jié)，不能實(shí)時(shí)集成，往往出現(xiàn)報(bào)銷結(jié)束后錄入憑證階段才發(fā)現(xiàn)預(yù)算不足的現(xiàn)象，給管理上帶來被動。如果采取手工登記控制的方式，不但增加工作量，管理效果也將大打折扣。因此，推廣電子報(bào)銷程序并將其與預(yù)算控制系統(tǒng)實(shí)時(shí)集成，一旦發(fā)生超預(yù)算情況，系統(tǒng)將提示不能提交電子報(bào)銷單；也可根據(jù)管理要求， 對部分可控性較強(qiáng)的費(fèi)用項(xiàng)目實(shí)行預(yù)算結(jié)余提醒機(jī)制，提高費(fèi)用發(fā)生部門的日常管理意識，強(qiáng)化全員成本管理，真正落實(shí)總部提出的“經(jīng)營一元錢，節(jié)約一分錢”的降本壓費(fèi)理念。

3.3 應(yīng)用系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn)會計(jì)處理自動化管理

財(cái)務(wù)核算型向管理型轉(zhuǎn)變一個(gè)重要的技術(shù)支持便是會計(jì)核算處理的自動化、會計(jì)信息反饋及時(shí)化，財(cái)務(wù)人員可以從日常繁瑣的會計(jì)處理中脫離出來， 從而將更多的精力深入現(xiàn)場管理、源頭控制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)性管理。對地級及以下的銷售企業(yè)來說，日常主要的核算工作量包含2方面，①費(fèi)用報(bào)銷，②財(cái)務(wù)清賬，因此，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷電子化處理后，通過報(bào)銷費(fèi)用項(xiàng)目與會計(jì)科目、費(fèi)用發(fā)生部門與成本中心等相關(guān)項(xiàng)目的集成，在提交電子報(bào)銷單時(shí)，盡可能地按照憑證集成的要求填寫相關(guān)信息，完全可以實(shí)現(xiàn)會計(jì)憑證自動化處理。

當(dāng)前，財(cái)務(wù)工作正處在加快轉(zhuǎn)型和向以價(jià)值管理、決策支持為核心的更高階段邁進(jìn)的關(guān)鍵時(shí)期，價(jià)值型財(cái)務(wù)管理的實(shí)現(xiàn)必然依托信息技術(shù)手段。因此，通過充分應(yīng)用云crm技術(shù)手段，促進(jìn)財(cái)務(wù)監(jiān)管信息化轉(zhuǎn)型，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)和流程架構(gòu)，以深度融合和深化應(yīng)用為主線，全面提升財(cái)務(wù)管理的信息水平，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理能力，著力提高財(cái)務(wù)資源配置效率，努力實(shí)現(xiàn)“創(chuàng)建世界一流財(cái)務(wù)”的管理目標(biāo)。