OA優(yōu)劣的關鍵在工作流

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　OA軟件，自上世紀80年代中后期開始引入中國以來，在IBM、微軟、用友軟件、合強軟件、點擊科技、金和軟件等許多國內(nèi)外知名廠商的持續(xù)普及和技術推動下，日新月異、飛速發(fā)展。

　　在概念上歷經(jīng)了辦公自動化時代、協(xié)同軟件時代、協(xié)同辦公時代，在技術上則經(jīng)歷了php時代、domino時代、.NET時代和java時代，在應用范圍上經(jīng)歷了電子郵件時代、公文管理時代、知識文檔時代、工作流時代，概念、技術、功能不斷升級換代，推動OA全面發(fā)展，成為黨政、企事業(yè)單位經(jīng)營管理的銳利工具。

　　時至今天，隨著OA辦公自動化軟件的不斷傳播和全面發(fā)展，協(xié)同智能辦公概念已經(jīng)深入人心，JAVA已經(jīng)成為主流技術標準，而工作流引擎作為規(guī)范企業(yè)運營流程、提高企業(yè)審批效率、監(jiān)控企業(yè)運營過程和統(tǒng)計企業(yè)運營狀況的工具，已經(jīng)成為當下OA軟件的核心應用、OA行業(yè)市場競爭的熱點，因此工作流技術的高低也自然成為判斷產(chǎn)品檔次、好壞的最重要分水嶺。

　　合強軟件總工曾申舟表示：“借助于OA平臺的工作流引擎，可以在流轉(zhuǎn)過程的每個節(jié)點靈活控制處理時間。如果哪個節(jié)點沒有處理完，系統(tǒng)會自動反饋，并出具一份分析報告?？梢哉f，在工作流轉(zhuǎn)過程中，就實現(xiàn)了KPI的績效考核。”

　　然而勿庸諱言，當前國內(nèi)部分用戶單位因為工作需要在內(nèi)部已建立了包括OA、HR、CRM、制造業(yè)erp和財務系統(tǒng)等，但仍會遇到這樣那樣的困難：部門多，人多，找人難，溝通更難；系統(tǒng)多，事情多，找事難，找準事更難。因此用戶單位需要時刻關注多個系統(tǒng)中相關許多事情，但業(yè)務系統(tǒng)普遍缺乏全天候的消息提醒，緊急、關鍵的事情不能及時處理，所有的業(yè)務系統(tǒng)的提醒和待辦，必須要進入到相關業(yè)務系統(tǒng)中才能看到，如果當事人不在網(wǎng)上進入業(yè)務系統(tǒng)，就不能及時處理這些關鍵事情。比如，我們會經(jīng)常遇到“我沒有看郵件，所以不知道要做這個事情呀”、“我沒有打開OA，沒收到通知，所以不知道下午要開會”、“我?guī)滋烨熬驮诹鞒汤锾峤涣藢徟鷨?，怎么一個星期了還沒有批復，是不是你沒有看。”

　　可以說，OA過程管理的重要性不言而喻，因此，提高黨政、企事業(yè)單位工作溝通效率，打造用戶單位執(zhí)行力，及時跟蹤每件事情的執(zhí)行情況，讓事情盡可能少的停留在等待中或錯誤進行中，已成為用戶單位IT部門急需解決的問題。但由于管理面廣，并非事事都能時時跟蹤。即使工作通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)了電子化，也依然難以實現(xiàn)理想中的過程管理狀態(tài)。有沒有辦法通過對OA工作流的改進、完善，實現(xiàn)更加科學規(guī)范的過程管理？

　　問題集中在兩個方面：1、在管理范圍內(nèi)，但是沒有直接參與的流程，也可以隨時查看；2、如果發(fā)現(xiàn)問題，是不是可以隨時給出建議，進行指導和指正，從而影響執(zhí)行的結(jié)果。

　　此時加強督辦，強化優(yōu)化OA“督辦”、深度挖掘OA“督辦”功能就顯得非常重要。別看這個功能不大，但其功能背后可能隱藏著管理之道。

　　合強軟件總工曾申表示，“流程督辦”就是為了滿足一部分管理員不在流程設置的流轉(zhuǎn)范圍內(nèi)，但是需要對某些流程進行監(jiān)督催辦，系統(tǒng)通過提供流程督辦功能來指定相關人員對指定類型的流程有查看的權限，并能對流程提出相關的“督辦意見”、“立即批辦命令”，使企業(yè)管理能力再次獲得提升。

　　現(xiàn)在合強軟件對OA再度強力改造，將推出專門針對中小企業(yè)的OA執(zhí)行力管理平臺，可將“人找事”的工作模式改變?yōu)?ldquo;事找人”的業(yè)務模式。通過整合，可將一套或多套系統(tǒng)融合在一個平臺上，把待辦事宜、消息流轉(zhuǎn)、工作提醒等信息自動集中收集，并加以分類管理，同時通過即時消息、Web消息、手機短信通知等手段將這些消息第一時間提醒給需要處理的管理員或領導，管理員或領導就可以第一時間得知消息，及時處理，用戶單位管理細節(jié)的把控更加到位，管控風險大幅降低，信息化助力用戶單位提升管理能力再上新臺階。如此，OA執(zhí)行力管理平臺就會成為高管們最常用、最愛用的工具之一。

　　當然，工作流的檔次、好壞，還有其他一些指標，合強軟件總工曾申說，比方說，表單是否支持與其它系統(tǒng)無縫集成、是否支持數(shù)據(jù)級聯(lián)、是否支持表單和數(shù)據(jù)庫的分離、是否支持嵌套數(shù)據(jù)表關聯(lián)、支持表單關聯(lián)、支持流程的相互嵌套、支持走向條件的圖形化展現(xiàn)、子流程是否能繼承主流程的數(shù)據(jù)、工作流是否能作為引擎被其他模塊和第三方系統(tǒng)調(diào)用等等。

　　引建OA系統(tǒng)，為的是能讓領導們“隨時隨地，輕松辦公”，“運籌帷幄，決勝千里”，然而令部分用戶尷尬的是，OA似乎就是看看內(nèi)部新聞、發(fā)發(fā)通知、收收郵件而已，尤其是作為OA的核心用點、關鍵業(yè)務--工作流、網(wǎng)上審批，更多是成了擺設，走過場，領導一年也沒用幾次，甚至成了用之無味、棄之可惜的“雞肋”。

　　對此，合強軟件CEO何潔冰說：“企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升、業(yè)務的改善，促進企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。因此今后OA一大發(fā)展方向，就是以工作流為核心，不斷加強對OA升級、改進，讓OA系統(tǒng)更為實用、日趨完美，最終實現(xiàn)用先進的管理思想和方法來實現(xiàn)單位組織管理的不斷提升、業(yè)務的全面改善，促進組織單位制度與文化、人與組織的和諧、共享與發(fā)展，造福國內(nèi)數(shù)千萬用戶單位。”