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跨部門項(xiàng)目協(xié)作管理
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目前，企業(yè)內(nèi)部各級(jí)組織之間的部門壁壘仍然是很多企業(yè)的痛點(diǎn)，在工作中不可避免地會(huì)遇到跨部門協(xié)作的問(wèn)題。協(xié)作不好會(huì)導(dǎo)致一系列問(wèn)題，嚴(yán)重影響工作效率。如何合理分配企業(yè)資源，高效配合部門，值得思考。
一、跨部門協(xié)作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題
團(tuán)隊(duì)成員來(lái)自不同部門，各司其職，各負(fù)其責(zé)，而項(xiàng)目經(jīng)理大多沒(méi)有實(shí)權(quán)，所以項(xiàng)目管理中的“人”很難管理;跨部門協(xié)作也是跨專業(yè)協(xié)作，很難完整的傳達(dá)和理解項(xiàng)目信息。跨部門模式，項(xiàng)目成員往往承擔(dān)多個(gè)項(xiàng)目，如何合理分配人力資源是一個(gè)挑戰(zhàn)。
1.項(xiàng)目成員互相踢皮球。
在跨部門協(xié)作中，由于項(xiàng)目任務(wù)不屬于部門任務(wù)，與部門利益無(wú)關(guān)，“踢皮球現(xiàn)象”經(jīng)常發(fā)生，項(xiàng)目經(jīng)理往往需要花費(fèi)大量時(shí)間跟蹤負(fù)責(zé)人和任務(wù)狀態(tài)。
2.多個(gè)任務(wù)并行導(dǎo)致的時(shí)間沖突。
在基于項(xiàng)目的運(yùn)作模式下，項(xiàng)目成員往往有多個(gè)項(xiàng)目，但項(xiàng)目經(jīng)理并不了解項(xiàng)目成員在其他項(xiàng)目中的工作安排和任務(wù)進(jìn)度狀態(tài)，導(dǎo)致分配給項(xiàng)目成員的任務(wù)存在時(shí)間沖突。人們承擔(dān)的任務(wù)太多，工作超負(fù)荷，導(dǎo)致任務(wù)不能按時(shí)完成，最終拖垮整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。
3.溝通成本高。
在跨部門協(xié)作中，項(xiàng)目經(jīng)理和成員之間往往需要溝通，但專業(yè)和視角的差異會(huì)增加溝通的難度或降低信息的準(zhǔn)確性，從而增加溝通成本。
如果對(duì)項(xiàng)目所涉及的崗位有一定的了解，項(xiàng)目經(jīng)理可以更合理地安排項(xiàng)目任務(wù)，更準(zhǔn)確地溝通項(xiàng)目信息和進(jìn)度，更科學(xué)有效地處理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，項(xiàng)目的成功率也會(huì)提高。
二、泛普軟件是如何進(jìn)行跨部門項(xiàng)目協(xié)作管理的
在項(xiàng)目管理的過(guò)程中，自己團(tuán)隊(duì)之間的溝通說(shuō)起來(lái)容易。當(dāng)涉及到需要其他部門配合的跨部門溝通時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)新的難題。那么大家應(yīng)該怎么做才能更有效的溝通，促進(jìn)項(xiàng)目任務(wù)的完成呢?
1.制定科學(xué)的項(xiàng)目計(jì)劃，成員之間責(zé)任明確。
在跨部門項(xiàng)目協(xié)作中，要想減少成員間互相推諉的現(xiàn)象，需要項(xiàng)目經(jīng)理有一個(gè)科學(xué)合理的項(xiàng)目計(jì)劃作為支撐，合理安排項(xiàng)目任務(wù)，將項(xiàng)目任務(wù)對(duì)應(yīng)到具體負(fù)責(zé)人，并及時(shí)告知和提醒。
2.制定跨部門排班表，合理分配資源。
跨部門協(xié)作，資源經(jīng)理要非常注意項(xiàng)目成員的任務(wù)飽和度，以免項(xiàng)目成員不能按時(shí)完成任務(wù)，影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。將員工信息和整個(gè)企業(yè)的狀態(tài)輸入到項(xiàng)目管理工具中，并分配和管理系統(tǒng)上的資源。該系統(tǒng)將幫助記錄和管理資源狀態(tài)，并且資源管理的靈敏度將更高。
3.完善信息反饋系統(tǒng)，加強(qiáng)監(jiān)督管理。
跨部門項(xiàng)目協(xié)作具有復(fù)雜性和不確定性的特點(diǎn)，更需要充分發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的監(jiān)督職能，及時(shí)掌握和反饋?lái)?xiàng)目信息，了解項(xiàng)目的健康狀況。在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目信息主要以工時(shí)和費(fèi)用量化——項(xiàng)目成員匯報(bào)工時(shí)，可以顯示任務(wù)完成情況，支持項(xiàng)目進(jìn)度的更新;申報(bào)實(shí)際支出可以提供項(xiàng)目的實(shí)際支出數(shù)據(jù)，為管理者分析項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況提供依據(jù)。
泛普軟件為了保持企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，保持企業(yè)的高效率，提高企業(yè)的創(chuàng)新績(jī)效，通過(guò)問(wèn)題導(dǎo)向和需求導(dǎo)向，采取措施加強(qiáng)部門間的信息交流和人際合作，促進(jìn)部門間的協(xié)作，減少部門間的沖突，合理有效地利用組織資源，提高組織活力、效率和績(jī)效。
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