文件管理系統(tǒng)怎么選擇?

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

        如今公司在與客戶、合作伙伴和其他利益相關(guān)者進(jìn)行操作和聯(lián)絡(luò)時(shí)會(huì)創(chuàng)建大量文檔和數(shù)據(jù)。文件管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進(jìn)行文件管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到許多的問(wèn)題。文檔管理是組織在業(yè)務(wù)中使用、管理和存儲(chǔ)文檔的方式。這些文檔可能有不同的格式，例如PDF、圖像、視頻、音頻、電子表格、代碼包等。

　　一、泛普軟件—文件管理系統(tǒng)的功能

　　1、集中存儲(chǔ)

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代銀行監(jiān)控的集中存儲(chǔ)是在網(wǎng)點(diǎn)監(jiān)控分中心的基礎(chǔ)上 ，在總行設(shè)立統(tǒng)一的監(jiān)控中心進(jìn)行集中存儲(chǔ) 。

　　2、權(quán)限管理

　　可針對(duì)用戶、部門(mén)及崗位進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制。

　　3、全文索引

　　可快速?gòu)暮Ａ抠Y料中精準(zhǔn)查找所需文件。

　　4、版本管理

　　文檔關(guān)聯(lián)多版本，避免錯(cuò)誤版本的使用，同時(shí)支持歷史版本的查看、回退與下載。

　　5、數(shù)據(jù)安全

　　數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密，數(shù)據(jù)傳輸加密，提供高級(jí)權(quán)限系統(tǒng)，進(jìn)一步保護(hù)用戶數(shù)據(jù)安全。

　　6、文檔在線審批和評(píng)論

　　對(duì)于需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)同部門(mén)審批的文檔，通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行送審來(lái)取得領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)同部門(mén)的快速反饋，提高工作效率。

　　二、文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

　　1、先進(jìn)性

　　采用多維文件組織架構(gòu)，讓文件更加合理、有序、準(zhǔn)確的展現(xiàn)出來(lái)。

　　2、靈活性

　　提供多種信息展現(xiàn)方式，快速進(jìn)行關(guān)聯(lián)文件的定位。

　　3、高效性

　　提供強(qiáng)勁的搜索引擎功能，可快速定位到所需文件。

　　4、安全性

　　嚴(yán)格的采編、審核及訪問(wèn)權(quán)限控制。

　　三、怎么選擇文件管理系統(tǒng)?

　　1、企業(yè)需求

　　無(wú)論對(duì)于哪種企業(yè)來(lái)說(shuō)，在選擇一款文檔管理系統(tǒng)時(shí)，首先就要考慮本企業(yè)對(duì)于這種文檔管理系統(tǒng)的要求是什么，要達(dá)到什么樣管理程度和效果。

　　2、產(chǎn)品品質(zhì)

　　品質(zhì)涵蓋信息的安全性、功能的全面性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、操作的方便易用性等等。

　　3、服務(wù)保障

　　如果文檔管理系統(tǒng)的廠家沒(méi)有很好的服務(wù)意識(shí)、不具備很好的服務(wù)能力，那么再好的文檔管理系統(tǒng)也無(wú)法發(fā)揮出它應(yīng)有的那種功效。

　　綜上所述，選擇一款適合的文件管理系統(tǒng)，一方面就要從企業(yè)的需求和實(shí)際情況入手，另一方面要從產(chǎn)品品質(zhì)、服務(wù)商的保障體系入手，當(dāng)然還應(yīng)該與企業(yè)共同成長(zhǎng)，保持發(fā)展、更新，具備持續(xù)不斷的為企業(yè)提供新服務(wù)的功能。