施工文件檔案管理子系統(tǒng)

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　　建筑工程建設(shè)施工需要經(jīng)歷較長(zhǎng)的周期，在施工的過(guò)程中做好檔案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的檔案信息相對(duì)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜，因此，在管理的過(guò)程中容易產(chǎn)生差錯(cuò)。管理人員就需要對(duì)其中的問(wèn)題進(jìn)行分析，提高綜合管理質(zhì)量，為建筑企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

　　一、施工文件檔案管理存在的問(wèn)題

　　1、人員意識(shí)薄弱，管理者在管理建設(shè)項(xiàng)目檔案時(shí)，不能明確其重要性，主要是因?yàn)槠渖婕皟?nèi)容較多，涉及面廣，管理難度大。建設(shè)單位對(duì)檔案管理重視不夠，負(fù)責(zé)人認(rèn)為工程資料只是為了后期能順利驗(yàn)收移交的輔助工作，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。因此在資源配置過(guò)程中忽視了檔案管理的效用，導(dǎo)致錯(cuò)誤的、不完善的、不真實(shí)的檔案無(wú)法在承諾年竣工后的建筑維修擴(kuò)建中發(fā)揮應(yīng)有的技術(shù)指導(dǎo)作用。

　　2、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差，管理素質(zhì)低。檔案管理的關(guān)鍵在于建筑工程施工中數(shù)據(jù)和信息的有效保存。當(dāng)數(shù)據(jù)需要使用時(shí)，要及時(shí)查詢并交給相關(guān)工作人員。在工程建設(shè)過(guò)程中，工程資料的管理往往屬于動(dòng)態(tài)模式，參建單位指派的檔案人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，缺乏系統(tǒng)的檔案管理秩序。隨著工程的進(jìn)展，工程資料的數(shù)量逐漸增多，各部門與承包商的協(xié)作更加密切，數(shù)據(jù)流動(dòng)頻繁，工程資料的收集、歸檔、借閱、整理混亂，檔案管理質(zhì)量普遍較低。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，大多數(shù)建筑企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的人力管理方法來(lái)管理檔案，這消耗了大量的人力物力，使得檔案管理的效率得不到提高。

　　3、業(yè)主干預(yù)管理存在盲目性，業(yè)主的行為是否符合施工要求，這也會(huì)對(duì)于建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施的管理工作的正常平穩(wěn)運(yùn)作受到非常大的影響。業(yè)主對(duì)于建筑工程項(xiàng)目的某些盲目干預(yù)，對(duì)于施工提出來(lái)某些不合規(guī)要求，或者對(duì)施工團(tuán)隊(duì)進(jìn)行不合理安排等，這些因素都會(huì)嚴(yán)重影響建設(shè)工作的正常開展，進(jìn)而打亂檔案管理工作的平穩(wěn)運(yùn)作，造成整體工作進(jìn)度推進(jìn)緩慢。這也是工程檔案管理工作實(shí)際開展過(guò)程中不能忽略的一個(gè)問(wèn)題。

　　二、完善施工文件檔案管理的措施

　　1、完善檔案工作體系

　　根據(jù)國(guó)家工程檔案管理規(guī)范，以建設(shè)單位的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，設(shè)計(jì)出符合要求、符合實(shí)際、保證執(zhí)行的工程檔案管理制度，確保檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有依據(jù)可參考、有規(guī)范可遵守。特別是對(duì)參與項(xiàng)目實(shí)施的技術(shù)人員和管理人員，通過(guò)集中培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)講解，讓他們克服傳統(tǒng)管理的僵化經(jīng)驗(yàn)，明確學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)制度，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的輔助工作。同時(shí)，建立健全檔案的歸檔、會(huì)簽、借閱和流通制度，盡可能避免重要手續(xù)和工程檔案的丟失對(duì)整個(gè)建設(shè)工作的影響，用有效的制度保證檔案管理的順利、有序、正常運(yùn)行，提高工程檔案的管理質(zhì)量。

　　2、培訓(xùn)檔案管理人員

　　工程檔案管理對(duì)從業(yè)人員的要求不僅體現(xiàn)在其職業(yè)素養(yǎng)上，還要求檔案管理人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、積極的工作態(tài)度和對(duì)工程檔案管理重要性的高度認(rèn)識(shí)。以工程藍(lán)圖為例，一張縱橫剖面圖從設(shè)計(jì)階段到實(shí)施階段，會(huì)有幾次變化。如果工程檔案管理人員不能意識(shí)到每一個(gè)變更，并及時(shí)選擇適用的工程文件，施工工作就會(huì)脫節(jié)，從而影響整個(gè)工程進(jìn)度。因此，施工企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，將RFID技術(shù)、大數(shù)據(jù)、智能終端應(yīng)用于檔案管理，使相關(guān)人員利用現(xiàn)代化手段和設(shè)備提高工程檔案管理的信息處理能力，從而有效提升檔案管理水平。

　　3、明確項(xiàng)目檔案收集的范圍

　　界定建設(shè)項(xiàng)目的歸檔范圍，收集相關(guān)內(nèi)容。比如設(shè)計(jì)圖紙、建筑工程質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。根據(jù)檔案管理的規(guī)定，明確具體的歸檔要求，突出重點(diǎn)，嚴(yán)格控制，實(shí)現(xiàn)廣義上的嚴(yán)肅性和可比性。同時(shí)，檔案管理人員要與工藝裝備技術(shù)人員和基建項(xiàng)目實(shí)施人員進(jìn)行溝通，共同比較。根據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)的偶發(fā)性、突發(fā)性、典型性問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整檔案收集范圍，刪除不需要保存的資料，確保項(xiàng)目檔案的及時(shí)性、完整性和有效性，對(duì)項(xiàng)目檔案的整理結(jié)果負(fù)責(zé)。

　　三、泛普軟件施工文件檔案管理子系統(tǒng)的好處

　　1、統(tǒng)一平臺(tái)管理，工程檔案系統(tǒng)全把控

　　為其構(gòu)建了一個(gè)一站式工程檔案管理平臺(tái)。企業(yè)通過(guò)一個(gè)平臺(tái)，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對(duì)實(shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理，無(wú)論是工程實(shí)施過(guò)程中的過(guò)程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化歸檔。保障了歸檔及時(shí)性的同時(shí)，中船北部灣也能通過(guò)檔案到位情況，實(shí)時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，推動(dòng)了工程管理效率的提高。

　　2、有序化分類，滿足規(guī)范管理需求

　　通過(guò)自定義分類及屬性的功能，按不同工程項(xiàng)目對(duì)檔案進(jìn)行了分類，并根據(jù)管理需求在對(duì)應(yīng)分類下進(jìn)行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項(xiàng)目從招投標(biāo)階段、立項(xiàng)階段、建設(shè)階段到竣工驗(yàn)收階段的各類報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。

　　3、依權(quán)限利用，兼顧安全與高效

　　在項(xiàng)目工程的推進(jìn)過(guò)程中，員工常常需要進(jìn)行檔案的查詢、借用等。這時(shí)候，通過(guò)受權(quán)限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實(shí)現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。

　　建設(shè)工程檔案的管理需要依據(jù)相關(guān)的管理制度，檔案人員需要在工作中按照制度規(guī)范提高管理質(zhì)量。建筑企業(yè)可以引入信息技術(shù)，提高檔案管理的效率，讓管理者掌握信息技術(shù)，促進(jìn)建筑企業(yè)檔案管理的發(fā)展。做好檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以保證施工質(zhì)量的提高，促進(jìn)施工企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。