歐尚ERP建設(shè)注重庫存 女CIO財(cái)務(wù)、IT一把抓

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眾所周知，歐尚集團(tuán)是目前全球最大的零售商之一，創(chuàng)立于1961年，在過去的45年中，它已經(jīng)成為跨越11個(gè)國家的大型零售企業(yè)，光在北京一地，就坐落著幾個(gè)連鎖超市。

每逢過節(jié)前，中國人總是習(xí)慣大包小包從超市拎回一些年貨?？粗宅槤M目的商品，充足不斷的貨源，您可曾想到這背后會(huì)有眾多的采購公司在為我們做支持，強(qiáng)大的IT系統(tǒng)作保障，歐尚國際貿(mào)易公司就不例外。

今天咱們就講講商品背后的故事。

女CIO開展ERP建設(shè)如何入手

歐尚國際貿(mào)易公司是歐尚集團(tuán)下負(fù)責(zé)采購的分公司，在亞洲擁有上海，廣州，香港，曼谷和新德里5個(gè)采購中心，為全球的超市及其他零售終端進(jìn)行低成本貨物的采購，其中上海中心專門為歐洲13個(gè)國家、100家門店采購百貨、家電、紡織品、食品等多類產(chǎn)品，采購額達(dá)到700W美金，每天的采購訂單有幾千張，綜合量訂單多達(dá)1.2萬到1.5萬每年，可謂是貿(mào)易之多，管理任務(wù)之繁重。

Bonnie，一位干練的女士，從2004年到2009年底一直在上海擔(dān)任采購中心的財(cái)務(wù)經(jīng)理，主要處理采購過程中單據(jù)、發(fā)票的管理。

財(cái)務(wù)出身的她開始并沒有接觸IT，但是隨著公司業(yè)務(wù)的增多，公司購買了新系統(tǒng)來保證業(yè)務(wù)的正常運(yùn)營，所以在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理方面，Bonnie需要切換系統(tǒng)，并隨之提出需求，改進(jìn)系統(tǒng)，做項(xiàng)目實(shí)施。從此她便開始和IT打上交道，坐上了IT部門的頭把交椅，用她的話說就是IT、財(cái)務(wù)一把抓。

業(yè)務(wù)的發(fā)展需要強(qiáng)大的IT系統(tǒng)做后盾，這是一個(gè)普遍規(guī)律。在公司信息系統(tǒng)建設(shè)初期，歐尚便一一上馬了訂單系統(tǒng)、物流系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和一些其他自主開發(fā)的小工具。隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，系統(tǒng)中產(chǎn)品種類達(dá)到二三十萬個(gè)，每個(gè)產(chǎn)品屬性的設(shè)置越來越細(xì)致;加之在進(jìn)行貿(mào)易時(shí)的貨物發(fā)運(yùn)，目的港驗(yàn)收和物流等環(huán)節(jié)變得更加復(fù)雜，各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換逐漸增多，公司考慮到：公司需要一套完全集成而整合的管理解決方案才能滿足業(yè)務(wù)的需求，改善現(xiàn)有系統(tǒng)，實(shí)施新的解決方案刻不容緩。于是Bonnie帶領(lǐng)著自己的團(tuán)隊(duì)開始做籌備。

“通常是這樣，業(yè)務(wù)部門先提出自己的需求，介紹業(yè)務(wù)規(guī)模有多大，發(fā)展規(guī)劃是什么，二次開發(fā)報(bào)表需求是怎樣”，Bonnie講述著自己做IT項(xiàng)目的方法，“根據(jù)這些，我們會(huì)分析購買的軟件定位在一個(gè)怎樣的水平上，在這個(gè)范圍內(nèi)進(jìn)行競標(biāo)。通常我們會(huì)過多考慮在二次開發(fā)方面，因?yàn)楦鶕?jù)我們的業(yè)務(wù)需求，會(huì)有一些小項(xiàng)目需要滿足，二次開發(fā)情況較多;其次是產(chǎn)品的文化因素，因?yàn)闅W尚畢竟是一個(gè)法國公司，同時(shí)還有報(bào)表系統(tǒng)兼容等問題。”

貿(mào)易公司建設(shè)IT系統(tǒng)應(yīng)重點(diǎn)考慮庫存

通過嚴(yán)格的測試和綜合考量，歐尚最終選擇了Sage ERP X3解決方案，采用了采購、銷售、庫存、應(yīng)收應(yīng)付、總帳等模塊。她說，之所以選擇Sage，主要是考慮了幾項(xiàng)因素：

首先，公司的銷售訂單通過接口從歐尚國際采購系統(tǒng)傳入到 X3系統(tǒng)中，當(dāng)它接收到銷售訂單的信息后，會(huì)自動(dòng)生成供應(yīng)商采購訂單;此外采購收貨數(shù)據(jù)也是通過接口傳入進(jìn)系統(tǒng)的，當(dāng)它接收到該批次的采購收貨記錄后，會(huì)自動(dòng)觸發(fā)銷售發(fā)貨功能進(jìn)行發(fā)貨，這就解決了銷售訂單與采購訂單以及收貨等管理的完全自動(dòng)化。

其次，在X3系統(tǒng)中做銷售發(fā)票后，可直接導(dǎo)出開票的EDI文件傳給國外客戶。

第三，Sage為歐尚在ERP平臺(tái)上開發(fā)的銀行自動(dòng)付款功能使公司獲益良多。系統(tǒng)可以定期產(chǎn)生銀行付款建議。經(jīng)過審批后，將銀行付款文件導(dǎo)入到銀行系統(tǒng)中觸發(fā)付款指令，銀行付款完畢后傳回付款的信息給X3，在X3中完成記帳。她強(qiáng)調(diào)，特別是系統(tǒng)為多幣種間的付款提供了強(qiáng)大的支持，如USD付EUR的，系統(tǒng)可以自動(dòng)傳回確認(rèn)付款的匯率。

最后是存貨管理。貿(mào)易公司是盡量降低存貨量的，在系統(tǒng)中有了收貨后會(huì)直接發(fā)貨。但部分訂單是必須有存貨。根據(jù)此要求，IT人員配置了系統(tǒng)可以按訂單進(jìn)行存貨管理，同一個(gè)產(chǎn)品針對(duì)不同的訂單，可以進(jìn)庫存或不進(jìn)庫存，這也體現(xiàn)了系統(tǒng)的靈活性。

采訪結(jié)束之前，Bonnie也總結(jié)了在做IT項(xiàng)目中的難點(diǎn)和重點(diǎn)，她認(rèn)為貿(mào)易公司相對(duì)于其他類型的企業(yè)，在信息系統(tǒng)建設(shè)方面還是比較簡單的，更多應(yīng)該關(guān)注在庫存管理方面，因?yàn)榻档蛶齑嫱梢允官Q(mào)易型企業(yè)節(jié)省成本，但它也必然存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。“產(chǎn)品是有自然生命周期的，放時(shí)間久了，價(jià)值就會(huì)降低，存貨的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)加大;同時(shí)美元采購，歐元上市給我們帶來了外匯風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，對(duì)業(yè)務(wù)流程的了解程度是至關(guān)重要的，業(yè)務(wù)邏輯要清晰。信息系統(tǒng)一定要適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，同時(shí)要能滿足內(nèi)部控制，因?yàn)榧?xì)節(jié)對(duì)系統(tǒng)的影響很大。”