采購(gòu)部門管理

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

采購(gòu)部門管理
    為加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)部門的管理工作，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性與主動(dòng)性，促使采購(gòu)部門人員能按照正常的秩序執(zhí)行工作，更完善地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，滿足企業(yè)需求，特制定了本采購(gòu)部門管理規(guī)范。

采購(gòu)的基本內(nèi)容及注意事項(xiàng)

1、采購(gòu)部門的職能
    采購(gòu)部門的職能主要包括：
    （1）調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道，尋找物料供應(yīng)來源。
    （2）及時(shí)掌握所需要的采購(gòu)信息，保持良好的內(nèi)部溝通。
    （3）建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，以防止緊急狀況時(shí)找不到替代的供應(yīng)商。
    （4）對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)價(jià)格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評(píng)估，了解公司主要物料的市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，制作采購(gòu)文件，采購(gòu)所需的物料。
    （5）參考原料市場(chǎng)行情，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。
    （6）按照采購(gòu)合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商的交貨期。
    （7）協(xié)助物料控制部門對(duì)呆滯料與廢料進(jìn)行預(yù)防和處理。
    （8）協(xié)助質(zhì)量部門檢查進(jìn)廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。
2、采購(gòu)成本控制
    降低采購(gòu)成本的途徑主要有：
    （1）尋找更可能代替的物料。
    （2）尋求更合適的供應(yīng)商。
    （3）改善采購(gòu)技術(shù)，比如增加采購(gòu)數(shù)量。
    （4）改善儲(chǔ)運(yùn)方法，降低庫(kù)存。
    （5）改進(jìn)原有設(shè)計(jì)。
    （6）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)。
3、采購(gòu)的質(zhì)量保證協(xié)議主要作用與內(nèi)容
    （1）質(zhì)量保證協(xié)議的作用：
    ①對(duì)供應(yīng)商明確地提出質(zhì)量要求，協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求和檢驗(yàn)、試驗(yàn)與抽樣方法應(yīng)得到雙方認(rèn)可和充分理解。
    ②通過與供應(yīng)商的配合來保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量。
    （2）質(zhì)量保證協(xié)議的要求：
    ①質(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確檢驗(yàn)的方法及要求。
    ②質(zhì)量保證要求應(yīng)得到雙方認(rèn)可，防止給今后的合作留下隱患。
    ③質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應(yīng)考慮成本和風(fēng)險(xiǎn)等方面的內(nèi)容。
    （3）質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求可包括下列內(nèi)容：
    ①由供應(yīng)商實(shí)施質(zhì)量管理體系，由公司第三方對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量體系進(jìn)行評(píng)價(jià)。
    ②雙方共同認(rèn)可的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。
    ③本公司的接收檢驗(yàn)方法（包括允收水準(zhǔn)AQL 的確定）
    ④由供應(yīng)商進(jìn)行全檢或抽樣檢驗(yàn)與試驗(yàn)。
    ⑤供應(yīng)商提交檢驗(yàn)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄。
    ⑥使用的設(shè)備工具和工作條件，明確方法、設(shè)備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。
    ⑦檢驗(yàn)或試驗(yàn)依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。
4、采購(gòu)程序
    （1）制定并實(shí)施控制采購(gòu)質(zhì)量的程序，以確保對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品的質(zhì)量控制。
    （2）確保供應(yīng)商準(zhǔn)確地理解采購(gòu)產(chǎn)品的要求。
    （3）確保向合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。應(yīng)評(píng)審每一個(gè)供應(yīng)商提供合格產(chǎn)品的能力。
    （4）應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成明確的質(zhì)量保證協(xié)議，就驗(yàn)證方法達(dá)成明確的協(xié)議，以確保驗(yàn)證結(jié)果的統(tǒng)一。
    （5）應(yīng)與供應(yīng)商制定解決質(zhì)量問題的方法。
    （6）應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量記錄和對(duì)采購(gòu)進(jìn)行控制的有關(guān)的質(zhì)量記錄，以利于及時(shí)解決和處理有關(guān)質(zhì)量事宜。
5、準(zhǔn)備采購(gòu)訂單計(jì)劃原則
    （1）了解市場(chǎng)需求
    任何一家生產(chǎn)型企業(yè)，要想制訂較為準(zhǔn)確的訂單計(jì)劃，首先必須熟知市場(chǎng)需求計(jì)劃，從市場(chǎng)需求的進(jìn) 一步分解中制訂生產(chǎn)需求計(jì)劃，再根據(jù)年度計(jì)劃制訂季度、月度計(jì)劃。
    （2）了解生產(chǎn)需求
    ①為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購(gòu)計(jì)劃人員須熟知生產(chǎn)計(jì)劃工藝常識(shí)。
    ②物料需求計(jì)劃來源于：生產(chǎn)計(jì)劃、獨(dú)立需求的預(yù)測(cè)、物料清單文件、庫(kù)存文件。
    （3）準(zhǔn)備訂單基本資料
    訂單基本資料包括：
    ①訂單物料的供應(yīng)商信息
    ②對(duì)同時(shí)有多家供應(yīng)商的物料來說，每個(gè)供應(yīng)商分?jǐn)偟南聠伪壤摫壤?strong>采購(gòu)員進(jìn)行協(xié)調(diào)。
    ③訂單周期，訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項(xiàng)目，從信息系統(tǒng)中查詢了解該物料的采購(gòu)基本參數(shù)。
    （4）制訂訂單計(jì)劃所需資料
    訂單計(jì)劃所需要的資料的內(nèi)容包括：
    ①物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期。
    ②有時(shí)會(huì)附有市場(chǎng)需求計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、訂單基本資料等。
6、采購(gòu)工作具體實(shí)施
    采購(gòu)工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個(gè)環(huán)節(jié)又由若干個(gè)步驟組成。
    （1）采購(gòu)計(jì)劃
    計(jì)劃的目的是根據(jù)客戶需求、生產(chǎn)需要及生產(chǎn)計(jì)劃制訂采購(gòu)計(jì)劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)降低庫(kù)存及成本，減少急單。
    主要環(huán)節(jié)是采購(gòu)預(yù)算即評(píng)估訂單需求、計(jì)算訂單容量、制定訂單計(jì)劃。
    （2）供應(yīng)商評(píng)估
    供應(yīng)商評(píng)估的目的是滿足采購(gòu)對(duì)質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面的要求。
    供應(yīng)商評(píng)估的主要環(huán)節(jié)有：供應(yīng)商評(píng)估的準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試產(chǎn)、小批量試產(chǎn)、確定供應(yīng)商名單。
    （3）采購(gòu)訂單
    發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門提供合格的原材料和配件，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商群體績(jī)效表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋。
    主要環(huán)節(jié)有：訂單準(zhǔn)備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。
    （4）采購(gòu)管理
    采購(gòu)管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購(gòu)原則。
    主要環(huán)節(jié)有：?jiǎn)螕?jù)審批，包括計(jì)劃、評(píng)估報(bào)告、訂單合同、付款審核與批準(zhǔn)。
7、準(zhǔn)備采購(gòu)訂單
    （1）熟悉需求訂單操作的物料項(xiàng)目
    訂單的種類很多，訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計(jì)劃，花時(shí)間去了解物料項(xiàng)目，花時(shí)間去了解和料技術(shù)資料等：直接從國(guó)外采購(gòu)可能獲得較好的質(zhì)量和較低的價(jià)格，但同時(shí)增加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度，手續(xù) 復(fù)雜,交貨期長(zhǎng)，根據(jù)采購(gòu)的“5適”原則去綜合選擇供應(yīng)商。
     (2)比較/確認(rèn)價(jià)格
    采購(gòu)人員有權(quán)力向供應(yīng)商群體中價(jià)格最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商下達(dá)訂單/合同,以維護(hù)企業(yè)的最大利益。
     (3)確認(rèn)需求材料的標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量。
8、物料清單文件即BOM在采購(gòu)中的作用
    （1）物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購(gòu)部門要根據(jù)物料清單確定采購(gòu)計(jì)劃，生產(chǎn)部門要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn)，財(cái)務(wù)部門要根據(jù)物料清單計(jì)算產(chǎn)品成本，計(jì)劃部門要根據(jù)物料清單確定物料的需求計(jì)劃，其他銷售、存儲(chǔ)等部門都要用到物料清單。
    （2）物料清單包含了構(gòu)成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求計(jì)劃提供產(chǎn)品組成信息。
    （3）我司物料清單生管部門統(tǒng)一存放、維護(hù)、更新、管理，并建有物料清單數(shù)據(jù)庫(kù)，以保證物料清單的準(zhǔn)確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率。
    （4）零件清單的制定。由產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員從產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙中提取數(shù)據(jù)生成該最終組成產(chǎn)品的所有零部件及組件清單，形成產(chǎn)品的零件清單。
9、采購(gòu)合同的跟蹤
    （1）跟蹤工藝文件
    ①對(duì)任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購(gòu)，訂單人員都應(yīng)對(duì)提供給供應(yīng)商的工藝文件進(jìn)行跟蹤。
    ②如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問題，應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商修改。
    ③要求供應(yīng)商及時(shí)發(fā)貨，如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)供貨，則要按照合同條款進(jìn)行賠償。
    （2）跟蹤加工過程
    對(duì)于一次性/大開支的項(xiàng)目采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)等，為了保證貨期、質(zhì)量、采購(gòu)人員需要對(duì)加工過程進(jìn)行監(jiān)控。
    （3）跟蹤供應(yīng)商的原材料
    個(gè)別供應(yīng)商接到合同后就認(rèn)為“大功告成”，必要時(shí)必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，特別是對(duì)一些信譽(yù)差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。
    （4）跟蹤包裝入庫(kù)
    采購(gòu)人員可以通過電話方式了解物料的入庫(kù)信息，物料入庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)會(huì)給采購(gòu)人員一聯(lián)入庫(kù)單。對(duì)重要物料，采購(gòu)人員最好去供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察。
    （5）跟蹤總裝及測(cè)試
    總裝及測(cè)試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購(gòu)人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)。
    對(duì)一些緊急物料，采購(gòu)人員要進(jìn)行全力跟蹤；對(duì)長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的信譽(yù)度好的供應(yīng)商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。
10、常用的合同條款包含的內(nèi)容
    一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內(nèi)容：
    （1）名稱
    （2）編號(hào)
    （3）簽訂地點(diǎn)
    （4）簽訂日期
    （5）買賣雙方的名稱
    （6）地址
    （7）合同序言
    （8）商品名稱
    （9）質(zhì)量規(guī)格
    （10）數(shù)量
    （11）包裝
    （12）單價(jià)與總價(jià)
    （13）到貨期限
    （14）到貨地點(diǎn)
    （15）付款
    （16）商品檢驗(yàn)
    （17）保險(xiǎn)
    （18）仲裁
    （19）不可抗力
    （20）合同的份數(shù)
    （21）使用語(yǔ)言及其效力
    （22）附件
    （23）合同生效日期
    （24）雙方的簽字蓋章
    以下為可選擇部分
    （1）保值條款
    （2）誤差范圍條款
    （3）價(jià)格調(diào)整條款
    （4）法律適用條款
11、供應(yīng)商評(píng)估程序
    （1）制造商類供應(yīng)商的評(píng)定
    1）供應(yīng)商初選
    A、采購(gòu)部根據(jù)本公司所用原輔材料情況結(jié)合市場(chǎng)供方信息，初步選擇幾家信譽(yù)好的生產(chǎn)廠家作候選供應(yīng)商；
    B、采購(gòu)部向候選取供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查表》，并請(qǐng)供應(yīng)商提供樣品及價(jià)目表；
    C、研發(fā)部根據(jù)原輔材料采購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè)。
    （2）供應(yīng)商的調(diào)查
    采購(gòu)部對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地調(diào)查、聽取介紹，了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)理念、質(zhì)量管理、技術(shù)水平、供貨能力等情況，根據(jù)調(diào)查結(jié)果填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。
    （3）試用跟蹤檢測(cè)
    A、采購(gòu)人員聯(lián)系供應(yīng)商，提供少量樣品作檢測(cè)與生產(chǎn)試用，并在樣品包裝上做好“試用”標(biāo)識(shí)；
    B、研發(fā)部對(duì)“試用“樣品進(jìn)行跟蹤測(cè)試，并形成文件對(duì)“試用品”予以技術(shù)確認(rèn)。
    （4）供應(yīng)商的選定
    A、產(chǎn)品部組織采購(gòu)部門依據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》填寫《合格供應(yīng)商評(píng)定表》，確定合格供應(yīng)商，并將其納入《合格供應(yīng)商名單》。
    （5）對(duì)供銷方/市場(chǎng)經(jīng)銷商類供應(yīng)商的評(píng)定。
    A、通過實(shí)地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權(quán)證明文件。
    B、填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》 
    C、在購(gòu)買地點(diǎn)進(jìn)行時(shí)貨檢驗(yàn)。必要時(shí)需經(jīng)過試用或檢測(cè)，并注明“樣品試用”。
    D、經(jīng)過試用沒有質(zhì)量問題時(shí)根據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》填寫《供應(yīng)商評(píng)定表》，與上述材料一并交部門經(jīng)理審批，合格后納入《合格供應(yīng)商名單》。
    E、由產(chǎn)品部和研發(fā)部門進(jìn)行質(zhì)量跟蹤，出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，采購(gòu)人員以書面方式進(jìn)行反饋并聯(lián)絡(luò)退換，對(duì)沒有改進(jìn)的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。
    （6）合格供應(yīng)商的復(fù)評(píng)
    A、每年對(duì)供應(yīng)商歷次供貨情況進(jìn)行評(píng)定，評(píng)定內(nèi)容包括質(zhì)量適應(yīng)性（材料質(zhì)量狀況）、適價(jià)（價(jià)格合理性）、適量（交貨數(shù)量的準(zhǔn)確性）、適時(shí)（交貨的及時(shí)性）的評(píng)定考核。
    B、調(diào)閱〈供應(yīng)商檔案〉，統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商在考核期內(nèi)總交貨金額、質(zhì)量?jī)?yōu)劣、退貨金額、交貨比率、發(fā)生延誤時(shí)間的比率、發(fā)生數(shù)量差錯(cuò)的比率進(jìn)行評(píng)定考核，其評(píng)定準(zhǔn)則為〈合格供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)〉。
    C、評(píng)定后填寫《供應(yīng)商復(fù)評(píng)表》報(bào)產(chǎn)品部經(jīng)理審批。
    D、不符合標(biāo)準(zhǔn)的列為觀察供應(yīng)商，限期改進(jìn)以觀后效或取消其供應(yīng)商資格。
    E、根據(jù)復(fù)評(píng)結(jié)果修訂《合格供應(yīng)商名單》。
12、單位間交接流程
    （1）各單位負(fù)責(zé)人或者有需求方根據(jù)本單位的實(shí)際需要，于每月28日前填制下月的《申購(gòu)單》給產(chǎn)品部。
    （2）產(chǎn)品部匯總各需求方的購(gòu)物申請(qǐng)，經(jīng)產(chǎn)品部經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批。
    （3）產(chǎn)品部按總經(jīng)理/副總經(jīng)理已批準(zhǔn)的購(gòu)物申請(qǐng)到合格供應(yīng)商處統(tǒng)一采購(gòu)。供應(yīng)商的評(píng)估按《供應(yīng)商評(píng)估程序》執(zhí)行。
    （4）需求單位按《申請(qǐng)單》并根據(jù)實(shí)際需要到產(chǎn)品部領(lǐng)用，領(lǐng)用時(shí)填寫《出庫(kù)單》。
    （5）采購(gòu)人員按照部門要求，尋找相關(guān)供應(yīng)商，并與供應(yīng)高聯(lián)系確認(rèn)所需產(chǎn)品要求后，填制《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》給部門經(jīng)理審核。
    （6）部門經(jīng)理對(duì)相關(guān)供應(yīng)商、《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》進(jìn)行審核，具體按照《供應(yīng)商評(píng)估程序》和《合同評(píng)估程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。審核通過后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
    （7）《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》經(jīng)批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃。
    （8）如需求方要求提供樣品時(shí)，采購(gòu)人員在采購(gòu)前必須要求供應(yīng)商先提供樣品并轉(zhuǎn)交給需求方確認(rèn)，需要現(xiàn)金購(gòu)買的樣品，采購(gòu)人員必須上報(bào)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
    （9）部門經(jīng)理把《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》復(fù)印件交由財(cái)務(wù)部門登記，錄入《合同記錄表》。
    （10）對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)收管理按《驗(yàn)收、搬運(yùn)、防護(hù)及交會(huì)控制程序》執(zhí)行。
    （11）《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》原件由產(chǎn)品部經(jīng)理保管，采購(gòu)人員如因工作需要可留存合同復(fù)印件。