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寫字樓物業(yè)服務(wù)規(guī)范
一、寫字樓物業(yè)服務(wù)范圍
本寫字樓物業(yè)服務(wù)標準適用于XX區(qū)域內(nèi)寫字樓物業(yè)服務(wù)活動。
二、寫字樓物業(yè)基本要求
1、寫字樓物業(yè)服務(wù)企業(yè)或其他管理人的要求應符合《**物業(yè)管理條例》的規(guī)定。
2、承接驗收1)按《**物業(yè)管理條例》中第七十二條執(zhí)行,并予以備案。
2)移交的物業(yè)檔案、物業(yè)服務(wù)檔案資料記錄清楚,簽訂了《共用部分物業(yè)服務(wù)承接驗收協(xié)議》,對遺留問題的處理進行了約定。
3、物業(yè)服務(wù)力量的配備要求
1)物業(yè)服務(wù)人員應取得物業(yè)管理職業(yè)資格證書或崗位培訓合格證書,專業(yè)技術(shù)、操作人員應取得相應專業(yè)技術(shù)證書或職業(yè)技能資格證書。
2)應根據(jù)寫字樓的具體特點、功能定位以及合同的約定,設(shè)置相應的機構(gòu),配備適當?shù)姆?wù)人員。
3)物業(yè)服務(wù)人員著裝統(tǒng)一、規(guī)范,佩戴標識,文明用語,舉止端莊,服務(wù)主動、熱情。
4)從業(yè)人員接受過相關(guān)專業(yè)技能的培訓,掌握物業(yè)管理相關(guān)的法律、法規(guī)和政策,熟悉物業(yè)的基本情況,能正確使用和維護相關(guān)專用設(shè)施設(shè)備。
4、物業(yè)服務(wù)要求
1)制訂有切實可行的物業(yè)服務(wù)方案,有較為完整的服務(wù)制度和作業(yè)規(guī)程,并認真執(zhí)行。
2)建筑規(guī)劃內(nèi)的環(huán)境、秩序符合合同約定的服務(wù)標準。
3)房屋共用部位完好,共用設(shè)施設(shè)備正常運行。
4)實行了“三公開”(公開收費標準、公開服務(wù)事項和質(zhì)量、公開辦事流程)。
5)有服務(wù)受理、投訴、回訪處理程序。
6)公示24h服務(wù)電話。
7)物業(yè)服務(wù)中的相關(guān)作業(yè)記錄完整,可追溯。
5、檔案管理
有較完善的物業(yè)服務(wù)檔案管理制度,檔案健全,有專人保管,查閱方便。物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容至少應包括:
——共用設(shè)施設(shè)備臺帳和管理維修檔案;
——物業(yè)竣工驗收及物業(yè)服務(wù)共用部分承接驗收檔案;
——客戶資料檔案;
——實行物業(yè)服務(wù)酬金制計費模式的還應有財務(wù)檔案;
——物業(yè)服務(wù)日常管理檔案。
6、財務(wù)管理
1)建立健全財務(wù)管理制度,對物業(yè)服務(wù)費和其它費用的收支進行財務(wù)管理,運作規(guī)范,賬目清晰。對于客戶報修、超時空調(diào)等延伸服務(wù)所產(chǎn)生的費用應單獨結(jié)算。
2)物業(yè)服務(wù)費、能耗費、通訊費、雜費、延伸服務(wù)收費、車庫(場)服務(wù)費以及其它費用的繳付標準、時間、方式,嚴格按照公開的收費制度進行(合同另有約定除外),收費應操作規(guī)范。
3)實行酬金制的,應向業(yè)主大會或全體業(yè)主公布物業(yè)服務(wù)資金年度預決算,并每年不少于一次公布物業(yè)服務(wù)資金的收支情況。
7、突發(fā)性公共事件處理
應對管理服務(wù)過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)性公共事件建立應急預案,組織實施培訓、演習、評價和改進,事發(fā)時按規(guī)定途徑及時報告客戶和有關(guān)部門,并采取相應措施。
8、客戶滿意度
1)應每年開展客戶意見調(diào)查,調(diào)查數(shù)不低于客戶數(shù)量的三分之二,客戶對物業(yè)服務(wù)的滿意度不低于合同約定標準。
2)應對調(diào)查結(jié)果進行分析,并有改進措施。
9、節(jié)能管理
應根據(jù)物業(yè)的實際情況,制訂符合國家法規(guī)、政策和適宜、有效的節(jié)能管理方案,并認真執(zhí)行。
10、延伸服務(wù)
應在力所能及的范圍內(nèi),開展延伸服務(wù)。
11、標識管理
應符合《**市公共信息標志標準化管理辦法》的規(guī)定。
三、寫字樓物業(yè)術(shù)語和定義
本標準采用以下術(shù)語和定義。
1、寫字樓為商務(wù)、辦公活動提供空間的建筑及附屬設(shè)施、設(shè)備和場地。
2、物業(yè)服務(wù)承接驗收
物業(yè)服務(wù)企業(yè)承接物業(yè)時,以保證物業(yè)服務(wù)正常實施和物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備正常使用為目的的檢查驗收。
3、物業(yè)管理
由業(yè)主選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)或其他管理人,雙方按照物業(yè)服務(wù)合同約定,對房屋及配套的設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場地進行維修、養(yǎng)護、管理,維護相關(guān)區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生和秩序的活動。
4、延伸服務(wù)
寫字樓物業(yè)服務(wù)企業(yè)在前期物業(yè)服務(wù)合同、物業(yè)服務(wù)合同約定的服務(wù)內(nèi)容之外,為滿足客戶個性需求所提供的服務(wù)。
5、客戶
接受物業(yè)服務(wù)的組織或個人。
注:業(yè)主、使用人及其他相關(guān)方。
6、突發(fā)性公共事件
在寫字樓建筑區(qū)劃內(nèi)發(fā)生的自然災害(包括氣象災害,地震災害,地質(zhì)災害,生物災害等),事故災難(包括各類安全事故、消防安全事故、交通運輸事故、共用設(shè)施設(shè)備事故、輻射事故、環(huán)境污染和生態(tài)破壞事件),公共衛(wèi)生事件(包括傳染病疫情、群體性不明原因疾病、食品安全和職業(yè)危害、動物疫情、以及其他嚴重影響公眾健康和生命安全的事件)和社會安全事件(包括恐怖襲擊事件、經(jīng)濟安全事件、涉外突發(fā)事件和群體性事件)等。
四、房屋共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的運行及維護服務(wù)
1、房屋共用部位的維護服務(wù)1)建立房屋使用、維修檔案,檢查房屋使用情況,告CRM/zhike/ target=_blank class=infotextkey>知客戶正確使用房屋,遵守房屋安全使用的規(guī)范、政策、法規(guī)。
2)對房屋共用部位進行日常管理和維修養(yǎng)護,定期檢查房屋的安全狀況,保證使用功能正常,并做好記錄。
3)發(fā)現(xiàn)問題及時向房屋產(chǎn)權(quán)人報告,屬于小修范圍的,及時組織修復;屬于大、中修范圍的,及時提出方案或建議,經(jīng)房屋產(chǎn)權(quán)人同意后組織實施。遇緊急情況時,應采取必要的應急措施。
2、裝飾裝修的服務(wù)
按相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定制定裝飾裝修的服務(wù)流程。
3、共用設(shè)施設(shè)備的運行、維護服務(wù)
1)應急供電系統(tǒng)
A、定期檢查發(fā)電機組的機油位、冷卻液位、蓄電池液位、空濾指示器是否符合要求,水路、油路有無滲漏。
B、制定發(fā)電機組管理規(guī)程,常備不低于4h運行所需的油料,配置符合要求的消防器材。
C、定期啟動發(fā)電機組試機,釋放柴油濾清器中的水或沉積物,檢查皮帶松緊程度。
D、根據(jù)設(shè)備使用說明書要求,定期更換發(fā)電機機油、機油濾清器、柴油濾清器、空氣濾清器、冷卻液。
E、發(fā)電機組手動及自動聯(lián)機正常,保護功能完善,發(fā)生停電時能保證向重點設(shè)備、區(qū)域供電。
F、應急照明柜工作正常,蓄電池放電工作時間不低于技術(shù)標準,蓄電池無漏液、腐蝕現(xiàn)象。
G、定期對應急照明柜進行檢查、維護、清潔和切換試驗,定期進行蓄電池組充、放電試驗。
I、制定雙電源切換操作程序,做好備用電源切換準備。
2)變配電系統(tǒng)
A、參照DL/T 596相關(guān)規(guī)定,配合相關(guān)部門對共用設(shè)施設(shè)備進行安全檢測。
B、低壓配電設(shè)備每年至少一次全面停電檢修。
C、按照規(guī)定周期、操作規(guī)范對變配電設(shè)施設(shè)備進行檢查、維護、清潔,并做好記錄。
D、高低壓配電柜運行正常、操作靈活,儀表顯示準確。
E、變壓器運行正常,溫控系統(tǒng)正常,通風降溫設(shè)備可靠。
F、直流操作系統(tǒng)運行正常,蓄電池組充、放電量符合工作要求,至少每年進行一次充、放電試驗。
G、功率因素自動補償裝置運行正常,功率因素不低于0.9,電容器容量滿足工作要求,無鼓包、漏液等異常情況。
I、制定突發(fā)事件應急處理程序和臨時用電管理措施,明確停、送電審批權(quán)限及流程,停、送電按規(guī)定提前通知客戶。
J、制定配電室人員出入管理制度,配電室通風、照明良好,無鼠洞,配備符合要求的消防器材。
K、涉及電能的計量器具、儀表按規(guī)定周期由法定計量技術(shù)機構(gòu)或授權(quán)機構(gòu)檢定。
3)給排水系統(tǒng)
A、定期檢查生活泵、氣壓罐、排污泵、水池水箱、管道閥門,定期檢查公共衛(wèi)生間、開水房、管道井內(nèi)的上下水管道、閥門、減壓閥,集水坑、污水坑、室內(nèi)外排水溝渠(井)。設(shè)備運行正常,壓力符合要求,儀表指示準確,無跑、冒、滴、漏現(xiàn)象。
B、生活水泵、管道、閥門定期進行維護保養(yǎng);集水坑、污水坑、化糞池、室內(nèi)外排水溝渠(井)定期疏通清掏;排水暢通無堵塞。
C、生活水箱(池)入口封閉,加蓋加鎖,溢水管、泄水管、通氣口要加金屬網(wǎng),室外的通氣口要有防護設(shè)施。
D、雨、污水分離,不得混排,污水排放達到DB51/190。
E、制定衛(wèi)生管理制度,供水管理符合GB 17051、《生活飲用水衛(wèi)生監(jiān)督管理辦法》、《四川省生活飲用水衛(wèi)生監(jiān)督管理辦法》和《城市供水水質(zhì)管理規(guī)定》的規(guī)定。
F、二次供水的貯水箱(池)不得同其他用途的貯水設(shè)施混用。
G、二次供水需辦理《二次供水衛(wèi)生許可證》、供管水人員應每年進行一次健康檢查和衛(wèi)生知識培訓,培訓合格者方可上崗。
4)電梯、自動扶梯
A、電梯運行平穩(wěn)、平層準確、開/關(guān)門姿態(tài)正常,轎廂照明、樓層顯示器、內(nèi)外呼梯控制板外觀及功能完好,轎廂內(nèi)整潔無污染。
B、電梯使用單位應依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī),設(shè)置電梯安全管理機構(gòu)或配備專職的安全管理人員。使用單位必須到當?shù)靥胤N設(shè)備安全監(jiān)察機構(gòu)辦理電梯注冊登記手續(xù),建立健全設(shè)備安全技術(shù)檔案,制定完善設(shè)備管理制度和操作規(guī)程,必須聘用持證人員上崗工作,制定電梯事故應急救援預案,負責電梯維修、大修、改造、檢驗等所需資金的落實和使用。
C、電梯使用單位必須保障電梯運行的基本條件(如溫度、濕度、電壓等),對機房實行封閉管理,配備應急照明,滅火器和盤車工具,并置于顯著方便之處。
D、電梯必須經(jīng)過國家核準的特種設(shè)備檢驗機構(gòu)定期檢驗(檢驗周期為一年),取得安全檢驗合格標志,并在檢驗有效期內(nèi)運行。
E、電梯使用單位應要求電梯維修保養(yǎng)單位對電梯及其安全設(shè)施至少每15日對電梯進行一次維護保養(yǎng),保證其維修保養(yǎng)的電梯安全技術(shù)性能符合國家規(guī)定的標準和安全技術(shù)規(guī)范。
F、電梯發(fā)生故障時,應立即停止電梯使用,及時通知維修保養(yǎng)單位進行維修保養(yǎng),及時消除安全隱患,保證安全可靠使用。
電梯發(fā)生事故時,應采取積極有效的應急救援措施,保護好現(xiàn)場,視其情況立即上報主管單位、質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)、公安、房管、建設(shè)等政府部門。
5)空調(diào)系統(tǒng)
A、集中空調(diào)通風系統(tǒng)應符合國家衛(wèi)生標準要求。各設(shè)施部件應按照《公共場所集中空調(diào)通風系統(tǒng)衛(wèi)生管理辦法》及相關(guān)要求進行清洗維護。
B、設(shè)備工作正常、安全裝置有效。
C、定期巡查設(shè)備運行狀態(tài)并記錄運行參數(shù)。
D、定期檢查冷卻塔電機、變速箱、布水器及其它附屬設(shè)備,每年至少清洗、維護保養(yǎng)冷卻塔一次(冷卻水不得檢出嗜肺軍團菌)。
E、定期檢查循環(huán)泵、冷卻泵電機及泵體,進行添加更換潤滑脂、清潔葉輪、基礎(chǔ)緊固、除銹刷漆等維護保養(yǎng)。
F、定期對空氣處理單元、新風處理單元、風機盤管、濾網(wǎng)、加(除)濕器、風閥、積水盤、冷凝水管、膨脹水箱、集水器分水器、風機表冷器進行檢查、清洗和保養(yǎng)。
G、定期對空調(diào)系統(tǒng)電源柜、控制柜進行檢查,緊固螺栓、測試絕緣,保證系統(tǒng)的用電安全。
I、定期對空調(diào)循環(huán)水進行水質(zhì)處理和水質(zhì)分析,保證系統(tǒng)水質(zhì)符合空調(diào)設(shè)備的要求。
J、定期對風管系統(tǒng)進行清洗消毒,保證空氣質(zhì)量符合衛(wèi)生部《公共場所集中空調(diào)通風系統(tǒng)衛(wèi)生 規(guī)范》的要求。
K、根據(jù)實際情況進行風管系統(tǒng)清洗和空氣質(zhì)量測定,保證空氣質(zhì)量符合衛(wèi)生部《公共場所集中空調(diào)通風系統(tǒng)衛(wèi)規(guī)范》的要求。
O、壓力表、真空儀、傳感器等測量裝置按規(guī)定進行周期檢定。
6)安全防范系統(tǒng)
A、系統(tǒng)設(shè)置時間、日期準確,攝像機編號有邏輯性。
B、矩陣工作正常,線路整齊,分組同步切換標識清楚。
C、傳輸線路應有良好的接地,并對干擾信號進行屏蔽,同軸電纜兩端“地電壓”應一致。
D、錄像機工作正常,顯示準確、整潔。
E、錄入資料應保持7天以上,并應有時間、日期及攝像機編號,有特殊要求的參照相關(guān)規(guī)定。
F、攝像機安裝牢固,位置正確,工作正常、整潔,室外攝像機應注意防水、防塵、防霜密封及散熱,并應滿足室外最低照度要求。
G、維修保養(yǎng)工作由專職人員進行,非受權(quán)專業(yè)人員不得擅自更改安防設(shè)置及對主機開蓋檢測箱內(nèi)元件。
I、每年組織相關(guān)人員對安全防范系統(tǒng)進行一次全面檢查,對安全防范方面存在的漏洞、隱患等情況進行限期整改。
7)消防系統(tǒng)
A、消防系統(tǒng)由具有相關(guān)專業(yè)資質(zhì)的消防維保公司對其進行維護保養(yǎng)。
B、工作人員經(jīng)消防培訓考試合格,持證上崗。
C、消防設(shè)備除檢修外,必須處于正常運行狀態(tài)。
D、發(fā)生一般性故障,應即時通知專業(yè)維修公司在規(guī)定時間內(nèi)到達現(xiàn)場,進行維修;發(fā)生重大故障時,物業(yè)服務(wù)人員應及時采取相應措施應急處理,專業(yè)維修保養(yǎng)人員應在30min內(nèi)到達現(xiàn)場進行搶修。
E、監(jiān)督專業(yè)消防維護保養(yǎng)公司做好消防設(shè)備月、季、年度檢查工作,按時段和設(shè)備數(shù)量比例,抽查、檢測系統(tǒng)設(shè)備,全年覆蓋所有系統(tǒng)設(shè)備。
F、配合專業(yè)消防公司制定消防設(shè)備年度保養(yǎng)計劃,并督促完成情況。
G、消防應急照明、疏散指示標志的應急時間應大于90min。
I、室內(nèi)消火栓每月檢查一次,保證消火栓箱內(nèi)配件齊全完好,閥桿每年加注潤滑油并放水檢查一次。
五、客戶服務(wù)
應設(shè)置總服務(wù)臺或服務(wù)窗口,提供咨詢、服務(wù)受理、投訴接待、引導等服務(wù)。1、入駐、遷離服務(wù)
客戶需入駐和遷離時,應按規(guī)定的程序及時受理,在承諾的時間內(nèi)辦理完成相關(guān)手續(xù),及時建檔、歸檔。
2、報修服務(wù)
客戶報修時,應及時受理,并在規(guī)定的時間內(nèi)到場,小修項目當天完成(預約除外)。維修完成后應進行回訪。
3、郵件、報刊雜志收發(fā)服務(wù)
1)正確分理信件,報刊雜志和掛號信、特快專遞、包裹、匯款單、特殊郵件等應進行登記。
2)掛號信、特快專遞、包裹、匯款單、特殊郵件等應請收件人簽收。
3)特快專遞、電報等應及時傳遞的郵件,應在收到郵件后的2h內(nèi)送達(或通知)收件人(收件人因故不能按時接收的應做好相關(guān)記錄)。
4)客戶遷離本物業(yè)后,應為客戶提供一個月的郵件保管服務(wù),并盡力通知客戶領(lǐng)取,對無法聯(lián)系收件人的郵件,要退回郵局。
4、裝飾裝修管理服務(wù)
1)制訂裝飾裝修管理制度,告知客戶裝飾裝修管理的流程、注意事項和禁止行為。
2)簽訂《裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議》,明確相關(guān)方的權(quán)利和義務(wù),建立客戶裝飾裝修檔案。
3)依法、依約收取相應的費用。
5、投訴處理
1)受理的投訴,核實情況,及時處理并回復。
2)受理的投訴,應在一個工作日內(nèi)回復,最長不超過三個工作日。
3)涉及依法裁決的投訴,按法律程序處理。
4)受理、處置客戶投訴應做好記錄。
6、延伸服務(wù)受理
1)對客戶提出的延伸服務(wù),應在24h內(nèi)回復。
2)在提供延伸服務(wù)前,應向客戶明示延伸服務(wù)事項和質(zhì)量,并與客戶商定收費標準。
六、寫字樓環(huán)境衛(wèi)生的維護
1、清潔、保潔責任制清潔、保潔實行責任制,有專職保潔人員和明確的責任范圍。
2、環(huán)衛(wèi)設(shè)施
應根據(jù)寫字樓的實際情況合理設(shè)置相關(guān)環(huán)衛(wèi)設(shè)施,如在主要進出口設(shè)置果皮箱、在適當位置設(shè)置垃圾中轉(zhuǎn)房、在集中裝修期間應有臨時建渣堆放處等。
七、寫字樓秩序維護服務(wù)
1、巡邏1)科學、合理安排巡邏路線,排除各種不安全因素,發(fā)現(xiàn)違法、違章行為應及時制止,發(fā)現(xiàn)疑點應追查原因,同時通知有關(guān)部門。
2)巡視中發(fā)現(xiàn)異常情況,應立即通知有關(guān)部門并在現(xiàn)場采取必要措施,隨時準備啟動相應的應急預案。
3)發(fā)現(xiàn)疑點應追查原因,同時通知有關(guān)部門。
4)對寫字樓內(nèi)設(shè)置的消火栓(箱)、窨井蓋、安全警示標志等涉及公共安全的設(shè)施設(shè)備進行巡查,發(fā)現(xiàn)缺失,損壞或不能正常使用等情況,應及時報告并記錄。
5)收到中央監(jiān)控室發(fā)出的指令后,巡邏人員應及時到達,并采取相應措施。
2、門衛(wèi)
1)保持個人儀表整潔、門崗周圍環(huán)境清潔,注意觀察人員進出情況,發(fā)現(xiàn)疑點應當及時詢問,勸阻小商小販不要在建筑區(qū)劃內(nèi)亂設(shè)攤點。
2)主出入口24h值班,舉止文明、態(tài)度和藹,用語規(guī)范、禮儀規(guī)范,按時到崗,堅守崗位不脫崗。
3)對進出寫字樓的各類車輛進行有效疏導,保持出入口的暢通。
4)對物品進出實施分類記錄,大件物品進出應進行審驗,拒絕危險物品進入。
5)對外來人員(施工、送貨、參觀等)實行進出記錄,必要時引導至電梯廳或指定區(qū)域;對非工作時間進入寫字樓的人員應進行詳細登記。
3、車輛停放服務(wù)
1)根據(jù)實際情況設(shè)置行車指示標志,規(guī)定車輛行駛路線,指定車輛停放區(qū)域,公開收費標準。
2)收費停放的車庫應24h有專人管理;車輛停放有序,車庫場地定時清潔,無易燃、易爆等危險物品存放;防止漏油、漏氣車輛進入停車場。
3)秩序維護人員應對進出的各類車輛進行記錄,維護交通秩序,保證車輛便于通行、易于停放;若對進出車輛有疑問,應向駕駛員敬禮后再進行詢問。
4)非機動車應定點停放。
5)地面、墻面按車輛道路行駛要求設(shè)立明顯指示牌,照明、消防器械配置齊全。
4、監(jiān)控室值守
1)監(jiān)控中心收到火情、險情及其他異常情況報警信號后,應及時報警,并通知相關(guān)人員及時趕到現(xiàn)場進行處理。
2)監(jiān)控設(shè)施應24h開通,保證對安全出入口、內(nèi)部重點區(qū)域的安全監(jiān)控,保持完整的監(jiān)控記錄。
3)保持治安電話暢通,接聽及時(鈴響三聲內(nèi)應接聽)。
4)監(jiān)控的錄入資料應至少保持7天(特殊情況除外)。
5、安全生產(chǎn)與災害預防
1)建立健全安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程,普及安全用電、用氣知識。
2)如遇暴雨或其他災害性天氣時,應采取以下應急措施。
A、對設(shè)備機房、停車場、廣告牌、電線桿等露天設(shè)施的抗強風能力進行檢查和加固。
B、對集水井水泵運轉(zhuǎn)情況進行檢查,保證正常排澇。
C、對排水系統(tǒng)進行檢查疏通,清除雜物,確保排水暢通。
D、及時準備必要的搶險物資,安排值班人員進行巡查。
6、消防安全的協(xié)助
1)協(xié)助客戶建立健全、落實消防安全責任制。
2)對易燃易爆、危險物品設(shè)專人專區(qū)管理。
3)樓內(nèi)應設(shè)置消防設(shè)施,保持消防通道暢通,在樓內(nèi)明顯位置設(shè)置消防疏散示意圖。
7、突發(fā)事件處置
1)當發(fā)生突發(fā)性事件時,應按預定方案進行處理,全力配合有關(guān)部門,保護客戶人身安全并盡量減少財產(chǎn)損失。
2)根據(jù)各寫字樓的實際情況,制定突發(fā)性公共事件處置應急預案,每年根據(jù)實際情況組織1~2次應急演習。
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