中小企業(yè)基于信息系統(tǒng)的存貨管理

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在企業(yè)的日常管理中，特別是對于制造企業(yè)，企業(yè)通過存貨的不斷變化產(chǎn)生的增值來達到自身的增值，因而存貨管理上一個優(yōu)秀的解決方案將會對企業(yè)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益。采用信息系統(tǒng)進行存貨管理時，可以充分發(fā)揮計算自動化和流程固化的優(yōu)越性。

此處討論的存貨管理更多是從細化日常管理的角度，利用合肥OA等信息系統(tǒng)對存貨進行管理，以便企業(yè)的各類存貨能夠得到更加準確的核算和賬務管理。

存貨的數(shù)量管理

存貨的管理實踐中，實現(xiàn)需要做到的是數(shù)量的管理，要能夠分清不同的貨品的數(shù)量變化情況。在存貨的數(shù)量管理中也會涉及到配合其他管理方式而采取的對存貨的細化管理，例如針對工程項目的工程物資方式管理、針對GMP等的批次管理，這些都是對存貨管理的細化。

存貨的數(shù)量管理也就是通常所說的基本物流管理，最基本的是能夠?qū)}庫出入庫賬務的清楚記錄，以便產(chǎn)生相應的報表，例如庫存月報表、庫存日報表、庫存收發(fā)臺帳等。在實現(xiàn)了信息系統(tǒng)以后，倉庫保管員將不再需要編制繁瑣的報表，只需要每天將相關(guān)的入庫和出庫記錄清楚，系統(tǒng)將會自動產(chǎn)生需要的報表。

在基本的數(shù)量管理基礎(chǔ)上，配合倉庫實物的管理等方面，對于倉庫的存貨按照不同的庫位或者批次進行記錄。庫位可以看做是大的倉庫中的一個小倉庫，關(guān)于倉庫和庫位在各類管理系統(tǒng)中的叫法也存在一定的差異，如果了解了其中的原理，采用什么叫法都能夠很好的理解。針對一些物料還可以采用不同的批次來加以區(qū)別，例如有些辦公用品的品牌不同但是采用相同的物料編碼，這個時候就可以采用批次來區(qū)分具體品牌，從而能夠區(qū)分出各部門領(lǐng)用的實際應承擔費用。

在信息系統(tǒng)中，倉庫更多的是一種邏輯倉庫，而不一定需要是一個實體倉庫?？梢詮膬煞矫鎭碚f明這個問題，一方面，可以將一個實體倉庫存放地點作為系統(tǒng)中的一個倉庫，也可以將倉庫中的某一塊區(qū)域作為一個倉庫，或者將多個實體倉庫作為系統(tǒng)中的一個倉庫，也就是說可以結(jié)合庫位管理來分割不同的倉庫，理論上甚至可以挑選幾個倉庫中的幾個區(qū)域來作為系統(tǒng)中的一個倉庫，之所以這樣說是因為倉庫在系統(tǒng)中進行記錄更多的是從賬務處理的角度來進行區(qū)分，在實際的企業(yè)管理過程中還需要考慮保管職責的因素；另外一方面，系統(tǒng)中的有些倉庫是為了系統(tǒng)處理的方便而設(shè)置，例如委托加工倉庫、待檢庫等。

存貨的金額管理

存貨除了數(shù)量上的管理，還存在著金額上的管理，也就是通常所說的存貨核算或者成本核算，存貨在財務的資產(chǎn)負債表中是作為一項重要的資產(chǎn)進行列示的。

存貨在每次的入庫和出庫過程中都會伴隨著相應的金額的變化，在基于本位幣核算的情況下，存貨的金額記錄主要是標準成本的記錄和實際成本的記錄。對于標準成本，一般來說是一個相對穩(wěn)定的成本，在一定周期，例如一年，變動一次，該成本由于其相對穩(wěn)定性往往可以起到對比的作用，是一種管理控制使用的手段。標準成本的核算一般是依據(jù)標準的材料定額和工時定額等，結(jié)合材料的市場公允價進行核算出來的。對于實際成本，是指實際生產(chǎn)過程中發(fā)生的成本；對于采購的材料，是實際的購買價；而對于自制件，是實際領(lǐng)用的材料成本再加上應分配的工資和制造費用等計算得出的。

采購材料的實際成本是直接按照購入的成本來進行核算的，主要考慮的是在系統(tǒng)中處理運費等費用時如何處理，例如手續(xù)費、郵寄費等，這部分費用有時是隨貨物的發(fā)票一起到，有時是批量針對幾批材料一起匯總開的，需要根據(jù)具體情況確定在系統(tǒng)中如何處理，如果是同步到達，可以直接匯總后同收貨單進行核算，如果是稍后到達，可能前面的收貨單已經(jīng)被前面的發(fā)票結(jié)清，這個時候就需要確定是否通過下批材料進行核算，在軟件支持的情況下，也可以將這部分費用直接歸集到存貨金額中，但是此種方式下需要特別關(guān)注流程控制，避免管理漏洞。在對費用類發(fā)票處理時還需要注意的是稅率的不同，在中國大陸地區(qū)，勞務費的稅率同普通的材料的稅率是不同的。

自制件的實際成本核算的計算方法主要可以分為分步法和分批次兩種方式，而簡單的品種法可以看做是單批次單步驟的核算方式，這樣更容易理解。在分步法的實際操作過程中，又有逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法和平行結(jié)轉(zhuǎn)分步法兩種方式。在自制件的核算過程中，首先需要確定的是核算對象，其次是半成品的核算，再次是對于廢品和副產(chǎn)品的核算。

在信息系統(tǒng)上線的過程中，重點的是確定核算的原則，其他的一些工作都是交由系統(tǒng)來進行管理和控制，例如產(chǎn)品領(lǐng)用的材料系統(tǒng)會自動根據(jù)定額領(lǐng)料單進行歸集，而計算過程更是簡便。

在實際的核算過程中，還會存在分批核算的情況，例如價格波動導致各批的成本差異較大，每批加工條件不同導致成本差異較大等，分批核算在一些工程安裝類型的企業(yè)應用較為廣泛，這類企業(yè)往往每個產(chǎn)品都是根據(jù)企業(yè)要求定制，實際成本各不相同，而且是按照各工程項目進行損益核算的。

理論上，企業(yè)的存貨都需要進行核算，且在財務賬面上反應，但是實際業(yè)務中仍然需要有一部分存貨的管理不需要通過財務賬進行反應，另外有一部分是在信息系統(tǒng)上線后不再需要通過財務賬進行反應以后也可以進行很好的管理，例如暫存需要退回的一些材料、借用的材料等。

存貨核算時還需要注意的是財務總賬中各子科目同存貨管理中的各類物資的對應關(guān)系，這也是財務總賬和庫存明細賬對賬的一個重要依據(jù)。在信息系統(tǒng)上線過程中需要建立起《存貨財務科目對賬表》，明確對應關(guān)系，作為存貨金額變化時的記賬依據(jù)。