平視側(cè)視加俯視 合肥OA三維立體看企業(yè)

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陳啟申老師在他的新書《知理.知己.知彼.知用》當(dāng)中將合肥OA解釋為“一種借助信息技術(shù)來規(guī)范、集成、控制和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)流程的解決方案”。這個(gè)解釋的落腳點(diǎn)是“解決方案”而并非“軟件系統(tǒng)”，它凸顯了合肥OA的真正內(nèi)涵，對于我們正確理解合肥OA、有效推廣合肥OA、合理使用合肥OA將起到很好的引導(dǎo)作用。本文從管理實(shí)踐著眼從三個(gè)角度給合肥OA畫張像。

平視圖： 工作中心

就企業(yè)而言，工作中心就是實(shí)實(shí)在在的實(shí)體，我們可以從工序、流程、區(qū)域、部門、生產(chǎn)能力等不同的方面對它進(jìn)行描述，也可以因管理的需要對它進(jìn)行不同的分類，比如約束理論認(rèn)為企業(yè)的有效產(chǎn)出受瓶頸的制約，因而將瓶頸工序定義為“關(guān)鍵工作中心”，以便于重點(diǎn)管理、合理調(diào)配、疏通產(chǎn)出。合肥OA的運(yùn)用就是要讓物流在工作中心之間合理而有序的流動(dòng)，通過建立物料清單、編制物料計(jì)劃、設(shè)計(jì)工藝路線、與上下游企業(yè)的協(xié)同商務(wù)等技術(shù)手段最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)供需鏈的供需平衡。它可以讓手工操作難以做到或根本做不到的事情變得輕而易舉，這就是信息化管理系統(tǒng)的魅力。這樣的案例很多也很普遍這里不再贅述。

側(cè)視圖： 成本中心

成本中心建立在工作中心之上，它依附于業(yè)務(wù)流程進(jìn)行劃分。成本中心的劃分非常重要，也很有講究，太過細(xì)不利于實(shí)際操作，且增加管理成本；太籠統(tǒng)容易混淆責(zé)任，失去了管理監(jiān)控的實(shí)際意義。要根據(jù)企業(yè)的管理現(xiàn)場、工藝特點(diǎn)、設(shè)施條件、組織架構(gòu)、管理基礎(chǔ)等諸多因素酌情而定。最有利于落實(shí)成本責(zé)任、激勵(lì)節(jié)能降耗、增加產(chǎn)品附加值、且易于實(shí)際操作的辦法就是好辦法。成本中心與工作中心可以一對一，也可以一對多，比如一個(gè)封閉的車間有三道工序，每道工序?yàn)橐粋€(gè)工作中心，但在會(huì)計(jì)核算上為了實(shí)用可以將整個(gè)封閉車間設(shè)計(jì)為一個(gè)成本中心；再比如一批商品運(yùn)出展覽，可以設(shè)置一個(gè)虛擬倉庫進(jìn)行跟蹤管理，這也是一個(gè)成本中心。

通常情況下，在管理上為了即管用又實(shí)用，對成本中心所包含的工作中心之間的責(zé)任可通過工藝、設(shè)施、較為簡單的交接記錄等辦法來加以區(qū)分，這樣可以減少繁瑣程度大大降低合肥OA的實(shí)施難度。

成本中心與工作中心的結(jié)合點(diǎn)在于管理會(huì)計(jì)成本核算體系的設(shè)計(jì)框架要同MRP編制的工藝路線相吻合；成本積累與結(jié)轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)分錄要同MRPII/合肥OA系統(tǒng)中物料狀態(tài)變化的“事物處理”相吻合。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)物料信息流與資金流的有效集成，這種集成是信息化管理的一大飛躍，它使成本控制在技術(shù)手段和掌控精度方面變得幾乎無所不能；它使成本控制從傳統(tǒng)的事后監(jiān)督變?yōu)檫^程控制與事前計(jì)劃，同時(shí)還具備了可視性；。但是，這個(gè)環(huán)節(jié)在合肥OA的實(shí)施當(dāng)中卻是一道瓶頸，直接的阻力首先來自財(cái)務(wù)本身。實(shí)踐中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)使用的“生產(chǎn)成本”、“制造費(fèi)用”“庫存商品”等主要成本歸集科目基本是“一鍋粥”，在與業(yè)務(wù)流程的同步軌跡、核算項(xiàng)目的精確程度兩方面存在嚴(yán)重的缺陷。財(cái)務(wù)人員受“部門職能”的制約難以行使管理會(huì)計(jì)對整個(gè)業(yè)務(wù)流程的關(guān)注是主要原因之一。這方面如果管理高層充分理解并給予強(qiáng)力的支持，一切將變的并不復(fù)雜；相反，財(cái)務(wù)人員將獨(dú)自承受來自企業(yè)內(nèi)部和外部的雙重工作壓力。

這道瓶頸的突破需要從流程管理的角度去思考問題解決問題，需要高層管理、業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、IT技術(shù)人員的共同努力，單靠一個(gè)部門再強(qiáng)勢也玩不轉(zhuǎn)。實(shí)踐中物流與資金流的有效集成并非是一次性的，它隨“事物處理”的變化而變化，隨業(yè)務(wù)流程的拓展而拓展，物料的移動(dòng)與變動(dòng)與財(cái)務(wù)部門成本歸集的會(huì)計(jì)科目始終保持口徑一致。許多談?wù)?合肥OA實(shí)施的文章反應(yīng)IT部門在實(shí)施過程中與財(cái)務(wù)部門鬧別扭，還反應(yīng)業(yè)務(wù)部門的人員素質(zhì)太低培訓(xùn)總是不見效果等等，這種情形下大多是企業(yè)實(shí)施合肥OA的目標(biāo)并不明確，上述現(xiàn)象往往是觸動(dòng)權(quán)利分配與利益分配的間接反應(yīng)。

俯視圖： 責(zé)任中心

工作中心、成本中心同時(shí)也是責(zé)任中心，責(zé)任中心對應(yīng)的是責(zé)任人。如果說工作中心是骨架，成本中心是身軀，那么責(zé)任中心就是頭腦、是靈魂。責(zé)任人與工作中心、成本中心可以一對一，也可以一對多，但前提是必須有利于整個(gè)業(yè)務(wù)流程的稽核。比如對一個(gè)有明確分工的企業(yè)來說，生產(chǎn)環(huán)節(jié)與成品倉庫的第一責(zé)任人一般情況下不能是同一個(gè)人。 合肥OA的實(shí)施不能是一個(gè)孤立的項(xiàng)目，要有相匹配的“崗位描述”“工作職責(zé)”等基礎(chǔ)管理構(gòu)件做支撐。對于責(zé)任人工作績效的評價(jià)，合肥OA系統(tǒng)所提供的完整的、有效的、有邏輯關(guān)系的數(shù)據(jù)，以及系統(tǒng)設(shè)定與計(jì)算出的效率、費(fèi)率、利用率等相關(guān)指標(biāo)是主要依據(jù)之一。合肥OA系統(tǒng)可以設(shè)定許多內(nèi)容卻不能設(shè)定責(zé)任人，設(shè)定責(zé)任人的是管理層，層層往上，直到最高管理者。從責(zé)任中心的角度看合肥OA也是一個(gè)封閉的環(huán)：

高層管理者理解合肥OA

--運(yùn)行合肥OA，將工作中心、成本中心與責(zé)任中心有機(jī)對接

--利用合肥OA系統(tǒng)提供的真實(shí)有效的數(shù)據(jù)評價(jià)設(shè)定責(zé)任人

--將合肥OA系統(tǒng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析與平衡為高層管理者提供決策依據(jù)，為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)服務(wù)。

這個(gè)循環(huán)的始點(diǎn)是高層管理者，終點(diǎn)又回到了高層管理者。責(zé)任中心實(shí)際上是合肥OA實(shí)施當(dāng)中最大的瓶頸。我們大家都知道合肥OA在普及過程中阻力重重，陳啟申老師的新書《知理.知己.知彼.知用》當(dāng)中第5圖：“等于零背后被抹殺的真諦”就這方面的原因列舉了以下幾項(xiàng)要點(diǎn)：

系統(tǒng)太復(fù)雜煩瑣，無法與企業(yè)現(xiàn)有的管理體系相匹配

系統(tǒng)的應(yīng)用過程脫離了企業(yè)的控制范圍

超過預(yù)定的時(shí)間和預(yù)算

管理人員與系統(tǒng)技術(shù)人員無法溝通

在管理人員缺席的情況下作出重要的決策

過分依靠系統(tǒng)軟件而放松管理

高層管理人員將更多的責(zé)任交給技術(shù)人員

只有當(dāng)管理人員意識(shí)到合肥OA系統(tǒng)是為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)服務(wù)的，合肥OA系統(tǒng)的應(yīng)用才是有效的

不僅僅是一個(gè)購買信息工具的簡單問題而是一個(gè)重新改造公司業(yè)務(wù)流程的重要決策

上述9項(xiàng)要點(diǎn)有人看了象讀菜譜，有人看了會(huì)感受到責(zé)任與價(jià)值，其中7項(xiàng)與這里談到的責(zé)任中心有直接的聯(lián)系，可見這項(xiàng)瓶頸的突破有多么困難。業(yè)界總是強(qiáng)調(diào)企業(yè)的主體意識(shí)，強(qiáng)調(diào)合肥OA是一項(xiàng)“一把手”工程，仔細(xì)分析一下合肥OA信息管理系統(tǒng)不能與責(zé)任中心這個(gè)循環(huán)系統(tǒng)有機(jī)對接恐怕是主要原因。這種對接不是一個(gè)單純的技術(shù)運(yùn)用問題，而是一個(gè)管理問題，是經(jīng)營環(huán)境的諸多因素在企業(yè)內(nèi)部的集中反應(yīng)和體現(xiàn)。只有高層管理者理解這個(gè)問題，看清這個(gè)問題，把握這個(gè)問題，才是合肥OA項(xiàng)目成功實(shí)施的關(guān)鍵所在，也是破解這道瓶頸的一把力劍，這樣的高層管理者才算得上是“明白人”。合肥OA成功實(shí)施的主角是企業(yè)管理者，頭腦與靈魂是無法取代的。 陳啟申老師在書中反復(fù)強(qiáng)調(diào)一句話：“合肥OA的效益是人用出來的”就是對這個(gè)問題最好的詮釋。

工作中心、成本中心、責(zé)任中心相互包容渾然一體，打造企業(yè)的實(shí)力，追求企業(yè)的最終目標(biāo)。合肥OA的實(shí)施要解決企業(yè)管理的好多問題，相信解決的問題愈多、愈大，給企業(yè)帶來的好處愈明顯。針對根源解決問題比針對癥狀有效。（CBISMB）