巧用郵件服務器 讓合肥OA“開口說話”

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沃奇公司的合肥OA項目已經成功上線，按理說阿峰可以好好的休息一下，做些文檔整理就可以完結項目了，但事情并未隨人愿，又一個棘手的問題擺在了阿峰面前。

部門經理發(fā)飆：信息傳遞咋就那么難？

本以為在最后一次合肥OA總結會議上，阿峰終于可以松一口氣，與各部門共話合作之誼，但沒想到幾位部門經理，上來便向阿峰發(fā)飆。

銷售部經理：

① 每次在系統(tǒng)中做好訂單后，都要把銷售訂單導出來，然后再發(fā)郵件給相關部門，當訂單多的時候，要一張張導出，非常麻煩。能否在訂單審核通過后，讓合肥OA自動通知相關部門？

② 當物料不能及時供應，生產計劃有變更時，銷售人員總是最后一個知道。如果物料沒有在規(guī)定時間到達公司，系統(tǒng)能否主動通知銷售人員？

財務部經理：

① 老板想知道每天到底收回多少款項?，F在每次收款，在系統(tǒng)中做完單據后，都要發(fā)郵件給老板和業(yè)務經理。合肥OA系統(tǒng)能否在每次做完收款單后，自動發(fā)郵件給業(yè)務經理、總經理及相關的業(yè)務員？

② 財務部門要統(tǒng)計每天的訂單毛利率表，然后，在下班前分發(fā)給其他相關人員。合肥OA能否自動把毛利率表導出分發(fā)給相關人員？

③ 因為合肥OA端口的限制，不是每個業(yè)務員都可以使用合肥OA軟件。財務人員每天都必須把客戶的應收帳款余額在系統(tǒng)中導出來，然后分發(fā)給各個業(yè)務員及銷售經理。能否讓合肥OA每天定時統(tǒng)計應收帳款余額，并把結果告訴相關業(yè)務員？

采購部經理：

① 現在市場原材料價格變化頻繁，每次價格調整后，采購部門都要通知很多部門，如總經理、財務。系統(tǒng)能否在價格變更單審核后，自動發(fā)送郵件告訴相關人員？

② 新增加供應商，要通知財務、生產、倉庫等部門，系統(tǒng)能否在供應商審核后，自動通知相關人員？

……

還沒等到其它幾個部門發(fā)飆，阿峰頭都大了！看來各部門的問題集中一點就是：合肥OA只能提供被動查詢，無法實現主動通知！每次信息的傳遞，都需要相關人員在合肥OA系統(tǒng)中查詢結果后，再通過郵件進行傳遞。這個問題并不新鮮，合肥OA在資源管理方面很擅長，但在信息傳遞方面做得卻很不夠。它理論上相信每個人都可以熟練操作合肥OA系統(tǒng)，各取所需，查詢各種數據，然而，這并不現實，信息的傳遞仍然需要在各個部門之間通過另外的“信道”進行傳遞。

巧用E-mail，讓合肥OA開口說話

其實，沃奇公司已經有了比較完善郵件系統(tǒng)，公司內部擁有獨立的郵件服務器，平時單據的傳遞，都是用電子文檔通過郵件系統(tǒng)傳遞，已經放棄了紙質單據的操作。能否把合肥OA系統(tǒng)跟現有的郵件系統(tǒng)結合起來，讓單據的傳遞通過郵件服務器自動傳送？

方案1：在相關按鈕上捆綁代碼

在銷售訂單的審核按鈕中，捆綁一段代碼，當銷售訂單狀態(tài)為審核時，自動把銷售訂單導為PDF格式，然后發(fā)給預先指定的人員。

優(yōu)點：直觀，簡便。代碼也不復雜。

缺點：因為合肥OA軟件源代碼并不公開，若要在按鈕上捆綁代碼，需要合肥OA提供商進行二次開發(fā)，成本較高，開發(fā)時間也比較長。

看來，這個方案難解沃奇公司的燃眉之急，而且需要額外投入，項目已經完畢，再去找沃奇批經費，顯然不現實。

方案2：利用系統(tǒng)提供的工作流模塊

合肥OA系統(tǒng)提供的工作流模塊可以實現這個功能。在工作流中，可以指定某個作業(yè)中某個步驟發(fā)生時，發(fā)相應的單據給相關人員。

優(yōu)點：一勞永逸，方便操作。

缺點：因為公司先前沒有選擇購買此模塊，若有需要仍然需要額外經費支持。

盡管工作流模塊不錯，但沃奇公司現在只需要簡單的單據傳送，若為此專門購買一個價格不菲的模塊，有“小題大做”之嫌，更何況沃奇公司也不會答應。

方案3：利用數據庫的“觸發(fā)器”實現郵件自動發(fā)送

看來上面兩個方案對沃奇公司來說都不現實，阿峰只有另謀出路，直接在后臺數據庫上打主意。

如在銷售訂單中，訂單狀態(tài)可能分為草案、審核、結束、作廢等情況，后臺數據庫中，分別有不同的代碼表示此狀態(tài)。若在“訂單狀態(tài)”字段上，添加一個“觸發(fā)器”，當該字段更新為“審核”時，則自動調用一段子程序，該程序的功能是把銷售訂單單據導出并通過內部的郵件服務器，發(fā)送給指定人員。

因為后臺數據庫獨立于合肥OA產品，所以可以自己編寫觸發(fā)器，而且，程序編寫并不復雜，不需要額外的支出，可謂省錢又省力?？磥磉@個方案正對沃奇公司的胃口，阿峰好事做到家，巧用妙招輕松應對各位部門經理的發(fā)飆，先在的阿峰就等著最后的慶功宴了。（IT168）