合理選擇財務管理軟件項目實施方法

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財務管理軟件雖然沒有合肥OA系統(tǒng)那么復雜，但是一個功能齊全的財務管理軟件，也包括很多內(nèi)容。如應收應付管理、自動分錄、總帳管理、成本管理、費用報銷管理、發(fā)票管理等模塊。這些模塊是否需要一步到位、財務管理的流程是否需要進行更改，等等，這些就是涉及到財務管理軟件的實施方法論。今天筆者就這個話題發(fā)表一下自己的看法。

一、 流程管理先僵化后優(yōu)化。

其實，傳統(tǒng)的財務管理，沒有多大的難度，基本上就在于一個財務處理作業(yè)的流程上面。若這個流程制定的好，并且大家都能夠遵守這個流程，那么作業(yè)就會非常的順暢。相反，要是這個流程定義的不合理，或者流程成為了一紙空文，沒有實際的約束力的話，那么財務人員在處理起來的時候，就會顯得比較吃力。所以，財務管理系統(tǒng)也是先從規(guī)范企業(yè)的作業(yè)流程出發(fā)，來提高財務管理人員的工作效率。

財務管理軟件自身帶有一套標準的工作流程。這套流程雖然說不是十全十美，但是，也是經(jīng)過千錘百煉的，集合了很多財務管理專家的智慧。所以，企業(yè)在實施財務管理軟件的時候，最好能夠先完全遵守財務管理軟件的流程，等到系統(tǒng)熟悉后，在 根據(jù)自己公司與部門的實際情況，來對系統(tǒng)流程進行優(yōu)化。如此處理的好處非常明顯。

一是可以提高項目上現(xiàn)的進度。我們知道，財務部門每個月都要做很多的帳務，而且準確率要求都非常的高。若把財務管理軟件的項目拖的太長的話，則很明顯會嚴重的干擾財務部門的工作，這是我們在實施財務管理軟件項目的時候需要盡量避免的。而如果不采用這種實施方法，如根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有流程來對財務管理軟件進行二次開發(fā)的話，則需要比較長的時間，這樣的話，就會對財務部門對正常運轉(zhuǎn)產(chǎn)生很大的影響。而若先對企業(yè)的財務管理流程進行僵化，即完全按照系統(tǒng)流程來走的話，則可以大大縮短項目的時間。

二是可以解決企業(yè)財務管理過程中的一些不規(guī)范的行為。其實，現(xiàn)在很多公司財務管理都存在著一些管理漏洞。如在報銷的時候，沒有發(fā)票或者單據(jù)手續(xù)不齊全等等。這一方面是公司里可能存在一些特權人物，在破壞企業(yè)的管理規(guī)則;另一方面，企業(yè)也缺乏行之有效的流程管理工具，無法對相關作業(yè)實現(xiàn)標準化管理。如筆者在給企業(yè)實施財務管理軟件的時候，很多財務經(jīng)理會像我訴苦。他們說，不是他們不想實現(xiàn)標準化管理，而是企業(yè)“大人物”太多。我們發(fā)現(xiàn)員工的手續(xù)不全，就把單據(jù)退回去讓他們重新處理;但是，他們呢，不知道通過手段直接讓老總在單據(jù)上了字。此時我們也只能夠接受了?？梢姡皇秦攧展芾砣藛T不想實現(xiàn)標準化管理，而是因為企業(yè)中“人治”因素太重，而大大降低了流程的約束作用。而若讓財務管理流程僵化，什么作業(yè)都必須按照規(guī)矩來，則無形之中，就可以降低這種人治對于財務管理標準流程的破壞性，從而消除一些財務管理中的不規(guī)范行為。

筆者現(xiàn)在實施財務管理系統(tǒng)的時候，基本上是采用這種實施方法，當然，要說服客戶服從我的安排，也是有一定難度的。

不過，根據(jù)這種方法實施財務管理項目的時候，需要注意幾個問題。

一是在推進系統(tǒng)標準流程的過程中，難免會受到來自于員工的阻力。此時，企業(yè)的項目管理負責人一定要取得一把手的支持，利用他的權威把這些反對聲音打下去。同時，要讓他們明白，如果這個流程在后續(xù)管理中真的行不通的話，可以做出適當?shù)恼{(diào)整。

二是在流程優(yōu)化的過程中，我們的原則是盡量減少對系統(tǒng)流程的調(diào)整。其實，根據(jù)筆者的經(jīng)驗，在剛開始，可能大家對系統(tǒng)的流程都比較不適應，但是，久而久之，也都習慣了。這是為什么呢?這主要是因為很多作業(yè)方式都是一種工作上的習慣而已，而不是有多大的本質(zhì)沖突。當員工采用這個流程一段時間后，對這個流程熟悉了，反而就適應了，不需要再做調(diào)整。所以，在剛開始對流程僵化這個階段，可能會遇到很大的阻力，但是，在后來的階段，反而阻力會小的多。

二、 分布實施、逐步完善。

財務部門雖小，但是五臟俱全。企業(yè)很多業(yè)務最終都會匯聚到財務部門，需要他們進行帳務處理。所以說，財務部門的工作范圍其實很廣的。在財務信息化剛剛起步的時候，就針對不同的財務工作有不同的信息化管理系統(tǒng)。如報銷的話，就要費用報銷管理系統(tǒng)，用來管理員工的報銷。還有專門的費用預算管理控制、應收應付管理系統(tǒng)、總帳管理資系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)等等。各種財務信息化管理系統(tǒng)琳瑯滿目，讓人目不暇接。但是美中不足的就是，這些財務管理系統(tǒng)各自為政，把本來是相互聯(lián)系的一些作業(yè)，分力互不相關的各個模塊。這導致的結果就是，很多工作都需要重復的做。如在費用預算系統(tǒng)中做好相關的費用預算與控制;但是最后還需要在總帳管理系統(tǒng)中做相關的單據(jù)等等。這就導致了一些重復的工作，從而最終影響財務信息化管理的整體效果。

為了解決這個“孤島現(xiàn)象”，現(xiàn)在有的軟件公司已經(jīng)提出了一個綜合型的財務管理解決方案。在這個方案的幫助下，企業(yè)財務部門只需要采用一套系統(tǒng)，就可以完成所有的財物管理工作。而最關鍵的是，各個財務管理作業(yè)在這套系統(tǒng)中是相通的，如費用報銷等都可以直接轉(zhuǎn)入到總帳管理模塊。如此的話，就可以大大的減少重復性的工作。

但是，由此就帶來了另外一個項目實施的問題，這個財務管理系統(tǒng)中具有這么多的管理模塊，要如何實施的?是一步到位還是分階段實施呢?

這也是一個大家爭論的比較多的話題。我的觀點是，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況與財務管理的復雜程度來選擇。如果企業(yè)的財務管理比較簡單，而財務部門人員又比較充足，能夠有足夠的精力投入到財務管理項目中的去的話，則采用一步到位的實施方法，也是一個比較好的選擇。

不過，根據(jù)筆者的經(jīng)驗，符合這種情況的企業(yè)很少?，F(xiàn)在很多企業(yè)的財務部門，都是超負荷運作的。如果在同一時間，對財務管理的各個方面進行信息化管理改造的話，可能會讓他們精神崩潰，最后不但項目沒有搞上去，還把正常的財務管理作業(yè)搞成一團糟。

所以，筆者還是傾向于“分布實施，逐步完善”。也就是說，在項目規(guī)劃的時候，不要想著把所有的模塊都一下子上上去，而應該分階段時候。如上半年先實施企業(yè)管理比較薄弱的費用預算與報銷系統(tǒng)，下半年再把應收應付與總帳管理模塊上上去。如此一步步的做，最大的好處就是讓財務管理人員能夠抽出足夠多的時間，投入到這個項目中去。我們的目標就是，上一個模塊，就要讓其顯示出效果來。

在采用“分布實施，逐步完善”這個實施方法論在實施企業(yè)的財務管理軟件項目的時候，需要注意以下幾個方面的問題。

一是要對財務信息化管理有一個整體的規(guī)劃。在采用這個方法的時候，最忌諱的就是沒有一個統(tǒng)一的規(guī)劃，想到什么就實施什么模塊。我最擔心的就是，由于對于財務信息化管理沒有統(tǒng)一的規(guī)劃，到時候購買財務管理軟件的時候，沒有購買統(tǒng)一的解決方案，而是各個模塊分開來買不同廠商的平臺。這就會導致各個系統(tǒng)之間獨立運作，各自為政，從而人為的導致“信息孤島現(xiàn)象”。

二是在信息化規(guī)劃的時候，需要注意各個模塊之間的前后聯(lián)系。如在可以的情況下，最好先考慮上應收應付與費用報銷模塊，然后再上總帳管理模塊。如此做的目的，是因為總帳管理中的很多憑證的內(nèi)容，都可以根據(jù)應收應付與費用報銷模塊中轉(zhuǎn)換過來，而不用財務管理人員手工的在總帳管理模塊中輸入憑證的內(nèi)容。

最后，筆者要說的就是，項目實施方式，其實沒有好壞之分。只有根據(jù)企業(yè)的實際情況，然后選擇合適的方式才是可行的。套句俗話，只要適合企業(yè)的，才是最好的。不過有一點可以肯定的就是，無論采用什么樣的項目實施方式，標準化管理、消除信息孤島現(xiàn)象，永遠是信息化管理中的兩個永恒的目標。（IT專家網(wǎng)）