文博中心化零為整：借IT集中資源

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　2012年，蘇州市會展業(yè)龍頭蘇州國際博覽中心與蘇州市文化演藝業(yè)龍頭蘇州文化藝術(shù)中心兩大企業(yè)強強聯(lián)手，合并組建蘇州文化博覽中心(以下簡稱“文博中心”)，一舉成為江蘇省內(nèi)最大的會展、文化、商業(yè)、休閑綜合體以及國內(nèi)探索會展產(chǎn)業(yè)與文化、商貿(mào)、旅游等多元產(chǎn)業(yè)跨界融合的先行者與引領(lǐng)者。

　　一直以來，文博中心的管理層都在努力探尋和嘗試利用各種會展信息化OA軟件手段提高工作效率，從而提高整個行業(yè)的運作水平。如何為園區(qū)發(fā)展貢獻更大的會展信息化OA軟件動力?這是文博中心長期探索的課題，此番我們訪談了文博中心的IT主任瞿峰。

　　文博中心旗下蘇州大劇院

　　化零為整：借IT集中資源

　　2012年，文博中心場經(jīng)營的主體分為博覽中心和藝術(shù)中心，調(diào)整布局后場地分布更顯分散。藝術(shù)中心旗下就包括蘇州大劇院、蘇藝影城、蘇州芭蕾舞團、園區(qū)文化館、園區(qū)美術(shù)館、培訓中心、商業(yè)中心等;博覽中心旗下包括會展搭建子公司、會展主辦子公司、會展場館等。除此以外，文博中心還有上海、北京的辦事處，好幾家影城分店，它們都分散在不同的區(qū)域里，擴展性比較強，在其中涉及到的大量辦公人員更是無法統(tǒng)一遠程化管理。

　　從2007年開始，文博中心高管開始思索如何加強中心的管控，并且把管理會展信息化OA軟件建設(shè)當成提升管理的最佳途徑。同年，文博中心啟用泛微OA解決了中心的統(tǒng)一辦公管理問題，結(jié)束了樓上樓下跑、兩地跑的狀況;2012年，博覽中心和藝術(shù)中心合并后，文博中心則開始將著眼點落在了組織的協(xié)同管控上，總部IT部首先由OA統(tǒng)一了管理制度，統(tǒng)一行政、人事類流程，子公司再根據(jù)總公司來做，文博中心希望持續(xù)通過協(xié)同OA平臺的建設(shè)進一步提升集團管控能力。

　　“通過OA我們節(jié)約了時間成本，提高了效率，加強了透明的過程管控，打破了應(yīng)用孤島，同時集中了資源優(yōu)勢，讓簽批變得簡單高效。” 文博中心的IT主任瞿峰總結(jié)。以采購流程為例，基本上整個文博中心大大小小、各式各樣的采購任務(wù)都僅由一條流程即可輕松搞定。“比如，工程設(shè)備維護，演出合同簽訂，租個車，買個本子，這些大到十萬，小到幾十塊的流程都在OA上跑轉(zhuǎn)。對于不同的采購物品，可以選擇不同的采購類型、內(nèi)容。”這樣做的好處是化零為整，化繁為簡，不單單是做到了制度協(xié)同、組織協(xié)同，而且能把同類流程合并成最簡單的一條流程供用戶使用。

　　以用戶方便、領(lǐng)導決策為主

　　放眼文博中心整體會展信息化OA軟件建設(shè)內(nèi)容，現(xiàn)在大致已經(jīng)有了30套會展信息化OA軟件系統(tǒng)。除了OA、HR、財務(wù)等常規(guī)重要系統(tǒng)外，根據(jù)文博中心的各種業(yè)態(tài)分布，還有貴賓卡系統(tǒng)，影院影城的的售票系統(tǒng)，會展的服務(wù)系統(tǒng)等等。文博中心把App的定位更偏服務(wù)性平臺，包含對用戶路程的指引、劇目的咨詢、購票的便捷使用等，未來還設(shè)想可以擁有自己的電商平臺來大展拳腳。在瞿峰看來，目前文博中心各套會展信息化OA軟件系統(tǒng)都各有其獨特的專業(yè)性和特殊性，影城管理、文化管理、美術(shù)管理……又因各類軟件供應(yīng)商對后臺數(shù)據(jù)庫的限制管控使整合存在一定阻力，而只有OA，HR，財務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)可以打通，而這也是多業(yè)態(tài)集團型企業(yè)共同面對的問題。

　　瞿峰強調(diào)，對于文博中心而言，會展信息化OA軟件的價值最重要的在于：用了會展信息化OA軟件之后，企業(yè)管控性變得更強，重要的數(shù)據(jù)都能夠控制在企業(yè)自己手上。另一邊，組織分離、業(yè)務(wù)分離的現(xiàn)狀其核心造成對人的管理問題在于難以“動態(tài)的把握”，借助協(xié)同OA平臺，他們希望建立一個可透視的平臺，實現(xiàn)過程化的集團管理模式，領(lǐng)導層面也可以把握住關(guān)鍵數(shù)據(jù)。