北京理工大學(xué)2014年數(shù)字迎新工作全面啟動

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　　2014年8月20日，伴隨著北京理工大學(xué)迎新網(wǎng)“網(wǎng)上預(yù)報到”系統(tǒng)的正式啟用，學(xué)校歷史上首次數(shù)字化迎新工作全面啟動。屆時，來自全國各地的3600余名新生，將通過該系統(tǒng)提交各類信息，實現(xiàn)網(wǎng)上報到。

　　2013年，學(xué)校大力推進信息化建設(shè)，黨委書記郭大成、校長胡海巖高度重視，學(xué)校辦公室牽頭負責(zé)，會同黨委宣傳部、發(fā)展規(guī)劃處、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心、機關(guān)黨委等多部門，制定了《北京理工大學(xué)數(shù)字校園信息平臺建設(shè)規(guī)劃》，計劃用3到5年使學(xué)校信息化水平上一個新臺階。在各部門的通力協(xié)作下，2013年順利完成了年度建設(shè)內(nèi)容。2014年，結(jié)合黨的群眾路線教育實踐活動，學(xué)校辦公室將“數(shù)字迎新”系統(tǒng)列為年度重點工作信息化建設(shè)內(nèi)容。學(xué)校確定了以本科迎新工作作為突破口，實現(xiàn)迎新工作的信息化，該系統(tǒng)將有效提升迎新工作效率，為新生入學(xué)提供人性化、個性化服務(wù)。

　　自去年下半年起，學(xué)校辦公室與宣傳部、網(wǎng)絡(luò)中心便著手開展“數(shù)字迎新”系統(tǒng)建設(shè)的可行性調(diào)研工作。通過赴多個兄弟高校的調(diào)研，最終確定了由我校自主研發(fā)的建設(shè)思路。2014年上半年，在學(xué)校信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，學(xué)校辦公室、宣傳部、網(wǎng)絡(luò)中心等多個部門組織專門力量開始建設(shè)“數(shù)字迎新”系統(tǒng)，結(jié)合調(diào)研成果，兼收并蓄、取長補短，逐步搭建起系統(tǒng)的主要內(nèi)容和功能，并通過在各部門和師生中間廣泛調(diào)研，征集意見，最終完善形成了我校“數(shù)字迎新”系統(tǒng)。

　　“數(shù)字迎新”系統(tǒng)主要包括“了解北理工”和“網(wǎng)上預(yù)報到”兩個板塊，其中由宣傳部負責(zé)開發(fā)的迎新網(wǎng)(主頁：http://i.bit.edu.cn)于6月底正式開通上線，新生、家長和社會各界都可通過迎新網(wǎng)了解學(xué)?；厩闆r、新生生活指南和學(xué)習(xí)指導(dǎo)，以及獲取學(xué)校發(fā)布的報到事項等信息。

　　“網(wǎng)上預(yù)報到”板塊則以利用信息化技術(shù)平臺、實現(xiàn)新生入學(xué)報到的“雙向”數(shù)字化、人性化服務(wù)為建設(shè)目的，實現(xiàn)以人為本的工作理念。“雙向”即，一為校內(nèi)各迎新相關(guān)部門提供數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化工作平臺，在學(xué)生入學(xué)前最大限度的完成信息采集、處理和發(fā)布，大幅度提升工作效率;二為面向新生有效傳遞入學(xué)報到信息，最大限度幫助新生順利報到，做好開學(xué)準備。

　　每年的新生入學(xué)報到不僅是全校性的“大工作”，更直接關(guān)乎著學(xué)校的社會形象。往年從錄取開始，招生辦公室、財務(wù)處、教務(wù)處，后勤集團、保衛(wèi)處、圖書館和學(xué)生處等多部門協(xié)同合作，分頭落實好學(xué)費扣繳、學(xué)號班號編制、宿舍方案制定、戶籍等工作;學(xué)院在得到原始招生信息后，將進行分班、分學(xué)號和宿舍分配，同時做好迎新工作準備。由此可見，信息在不同的單位之間切割、整合和傳遞，既降低了工作效率，又增加了信息錯誤的風(fēng)險。

　　因此，運用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息手段優(yōu)化工作流程，成為我校數(shù)字迎新工作的核心。通過認真梳理工作關(guān)系，最終確定了通過建設(shè)“網(wǎng)上預(yù)報到”數(shù)字化平臺來實現(xiàn)信息從“接力”到“共享”的“華麗轉(zhuǎn)身”。

　　由網(wǎng)絡(luò)中心負責(zé)建設(shè)的“網(wǎng)上預(yù)報到”系統(tǒng)，秉承以學(xué)生信息收集為核心，信息化流程用于輔助管理，各個涉及迎新工作單位數(shù)據(jù)共享的基本理念，依托網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)新生信息采集過程前移，將繁瑣的事務(wù)性工作交由系統(tǒng)來完成，職能部門審核把關(guān)，各學(xué)院聯(lián)動，確保迎新工作成效產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。經(jīng)過實際運行，該系統(tǒng)已經(jīng)顯示出極高的工作效能。

　　8月15日下午2:30，招生辦公室經(jīng)過初步整理，提交了全體2014級錄取學(xué)生信息。網(wǎng)絡(luò)中心根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)，形成學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫，隨即根據(jù)學(xué)校辦公室經(jīng)過調(diào)研設(shè)計的自動分班算法，開創(chuàng)性地實現(xiàn)全體新生的自動預(yù)分班。當(dāng)晚9點，班級預(yù)分結(jié)果就呈現(xiàn)在網(wǎng)上預(yù)報到系統(tǒng)之中。正值暑假的全體新生輔導(dǎo)員，不論身處何處，都準時登錄系統(tǒng)，便捷地查詢新生各類信息，對預(yù)分班情況進行調(diào)整，經(jīng)學(xué)院副書記審核后，在網(wǎng)上確認提交;同時相關(guān)職能部門工作人員也能登錄系統(tǒng)，隨時關(guān)注班級審核情況。為了加強溝通，學(xué)校辦公室還建設(shè)了工作微信群，方便初次使用系統(tǒng)的輔導(dǎo)員們隨時咨詢和反饋。

　　短短的周末兩天，全校3600余名新生就擁有了屬于自己的集體——130個新生班級順利誕生，隨后其他涉及迎新管理部門的工作人員登錄系統(tǒng)，對信息進行審核確認，并與本單位工作進行數(shù)據(jù)對接。以往需要半個多月的工作，依托數(shù)字迎新系統(tǒng)，僅用五天便完成，實現(xiàn)了工作效率的飛躍提升，順利保障了下一階段新生數(shù)據(jù)預(yù)采集工作的順利開展。

　　8月20日起，全國各地的新生們紛紛登錄網(wǎng)上預(yù)報到系統(tǒng)，提交本人入學(xué)相關(guān)信息。至此，數(shù)字迎新工作進入了新生信息預(yù)采集階段。在新生的錄取通知書上，明確提出了網(wǎng)上預(yù)報到的要求，新生在規(guī)定時間內(nèi)，通過登錄預(yù)報到系統(tǒng)，填寫個人基本信息、家庭信息、興趣愛好等各類信息以及提交證件照片，同時還能看到自己的班級和同學(xué)，與輔導(dǎo)員取得提前溝通，通過輔導(dǎo)員建立的QQ群，入學(xué)前便開始了“班級生活”，以此真正做到入校前的有效溝通和延伸管理。對于新生需要填寫的信息項，學(xué)校各相關(guān)部門也反復(fù)推敲研討，不僅涵蓋了新生入校后需要統(tǒng)計的各類基本信息，如學(xué)籍、一卡通、戶籍、資助等，還為入學(xué)即將開展的軍訓(xùn)工作提供服裝尺碼等，最大限度地為各單位提供充足的信息支持。而在往年的迎新工作中，針對新生的信息采集不僅占用了大量工作時間和精力，往往還易出現(xiàn)漏采或重復(fù)采集等問題。

　　隨著“數(shù)字迎新”系統(tǒng)各階段的順利實施，學(xué)校的迎新工作勢將改頭換面，學(xué)校的整體形象將會有所提升。9月3日，迎新日現(xiàn)場，一眼望不到邊的隊伍將不復(fù)存在，取而代之的可能是”老朋友“的初次見面，他們的歡聲笑語將回蕩整個校園。也許，多年后的迎新工作，將于日常工作無異。