高校“質(zhì)量工程”項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐

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　　一、系統(tǒng)需求分析及功能定位

　　“高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”(簡(jiǎn)稱“質(zhì)量工程”)是教育部、財(cái)政部全面貫徹黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于“把高等教育的工作重點(diǎn)放在提高質(zhì)量上”的一項(xiàng)重大戰(zhàn)略部署。“十一五”期間的建設(shè)內(nèi)容涵蓋精品課程、教學(xué)名師、實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心、大學(xué)生創(chuàng)新性實(shí)驗(yàn)、特色專業(yè)、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)區(qū)、雙語教學(xué)示范課程、大學(xué)英語教學(xué)改革示范院校等六大方面近十種類型的建設(shè)項(xiàng)目。“十二五”期間又新增專業(yè)教學(xué)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、專業(yè)綜合改革試點(diǎn)、戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)相關(guān)專業(yè)建設(shè)、卓越人才教育培養(yǎng)計(jì)劃、專業(yè)認(rèn)證、精品視頻公開課、精品資源共享課、實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心、大學(xué)生校外實(shí)踐教育基地、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項(xiàng)目、教師教學(xué)發(fā)展中心等五大方面十余種類型的建設(shè)項(xiàng)目。[1] 項(xiàng)目建設(shè)至少有國(guó)家、省、校等三個(gè)層級(jí)，部分地方院校則多達(dá)國(guó)家、省、市、校、院(系)等五個(gè)層級(jí);項(xiàng)目管理任務(wù)涉及遴選培育、立項(xiàng)申報(bào)、專家評(píng)審、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)、推廣應(yīng)用等諸多環(huán)節(jié);建設(shè)狀態(tài)呈現(xiàn)培育、在建、延期、結(jié)題等多種狀態(tài)。隨著項(xiàng)目建設(shè)的不斷深入，不同年度、類型及層級(jí)項(xiàng)目的立項(xiàng)、檢查、驗(yàn)收及推廣應(yīng)用時(shí)常交織重疊，工作量急劇增長(zhǎng)，項(xiàng)目管理效率與質(zhì)量要求亟需提高。

　　面對(duì)不斷增長(zhǎng)的數(shù)量、質(zhì)量和效率要求，相當(dāng)一部分高校的項(xiàng)目管理仍處于人工管理狀態(tài)，程序瑣碎且勞動(dòng)強(qiáng)度大，效率也低，工作人員疲于應(yīng)付日常管理，幾乎無暇顧及內(nèi)涵提升。以項(xiàng)目申報(bào)及評(píng)審流程為例，常見的運(yùn)作模式為：申報(bào)者根據(jù)上級(jí)部門的申報(bào)通知下載申報(bào)書→填寫并提交紙質(zhì)申請(qǐng)材料→管理人員收集、整理紙質(zhì)申請(qǐng)材料→管理人員根據(jù)申報(bào)項(xiàng)目?jī)?nèi)容或?qū)傩詫?duì)申報(bào)書及支撐材料進(jìn)行分組→聘請(qǐng)項(xiàng)目評(píng)審專家→分發(fā)紙質(zhì)評(píng)審材料→等候?qū)＜覍忛喸u(píng)審材料，填寫評(píng)分結(jié)果及評(píng)價(jià)意見→管理人員回收評(píng)審材料，匯總、整理專家評(píng)審意見→管理部門召集專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議評(píng)審→匯總、形成專家評(píng)審意見→報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核并公示→公布評(píng)審結(jié)果。項(xiàng)目的中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)估工作的操作流程與此類似，只是所填報(bào)的申報(bào)材料，采用的評(píng)價(jià)指標(biāo)不同而已。其間，申報(bào)者需提交一式多份紙質(zhì)材料，管理人員則需多次反復(fù)收集、整理、分發(fā)、回收、再整理申報(bào)材料，手工匯總并統(tǒng)計(jì)分析評(píng)審結(jié)果。整個(gè)申報(bào)評(píng)審過程耗時(shí)長(zhǎng)，材料多，流程繁雜，人員和資源浪費(fèi)嚴(yán)重，工作進(jìn)程慢，容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)漏，工作質(zhì)量參差不齊。如遇有校外專家參與，則需遠(yuǎn)程送交及回收紙質(zhì)申報(bào)材料，工作量更大，且容易出現(xiàn)延誤。整個(gè)工作流程，項(xiàng)目申報(bào)者、管理人員及申報(bào)專家均深陷其間，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低，人力物力耗費(fèi)高。傳統(tǒng)的以手工操作、經(jīng)驗(yàn)管理為主的運(yùn)作模式已難以適應(yīng)形式發(fā)展的需要，亟需通過管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，實(shí)現(xiàn)管理的程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提升管理水平和工作效率?；谏鲜霰尘?，廣州大學(xué)自2009年起開始探索通過項(xiàng)目管理手段的信息化，實(shí)現(xiàn)管理流程優(yōu)化及管理效率與質(zhì)量的提升，經(jīng)過多輪調(diào)試、試用及完善，自主建成“質(zhì)量工程評(píng)審與管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的在線申報(bào)、在線評(píng)審、在線查詢、項(xiàng)目信息集成管理及成果在線展示等功能，有效降低了勞動(dòng)強(qiáng)度及資源耗費(fèi)，同時(shí)顯著提升了管理水平與工作效率。