企業(yè)運(yùn)維管理系統(tǒng)內(nèi)部控制重要性分析

企業(yè)手機(jī)日程管理軟件管理的建設(shè)，為企業(yè)帶來了利益上的好處。在這里我們將會(huì)了解到有關(guān)企業(yè)運(yùn)維管理系統(tǒng)內(nèi)部控制的相關(guān)概念。內(nèi)部控制是指企業(yè)為合理保證單位經(jīng)營活動(dòng)的效益性、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性和法律法規(guī)的遵循性，對企業(yè)經(jīng)營管理及其活動(dòng)過程進(jìn)行檢查、約束和調(diào)節(jié)的自律系統(tǒng)。內(nèi)部控制貫穿于經(jīng)營活動(dòng)的全部過程，包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督等要素。

隨著信息技術(shù)在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)在管理模式、生產(chǎn)方式、交易方式、作業(yè)流程等方面的變革對傳統(tǒng)的內(nèi)部控制觀點(diǎn)和控制方法產(chǎn)生很大的沖擊，對企業(yè)內(nèi)部控制體系也提出了更新的要求。企業(yè)只有對其內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行全面地創(chuàng)新，才能趨利避害，借助信息化這趟列車飛速發(fā)展。

　　企業(yè)管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要性

　　信息管理的反饋控制理論認(rèn)為，管理過程就是從信息輸入到輸出、經(jīng)過反饋和修正、再形成新的信息輸入的不斷循環(huán)的過程，內(nèi)部控制采取閉環(huán)控制方式，控制活動(dòng)貫穿于公司的各個(gè)階層和職能部門，包括審批、授權(quán)、驗(yàn)證、調(diào)節(jié)、業(yè)績檢查、保障資產(chǎn)安全及職責(zé)分工等，每次循環(huán)的延續(xù)時(shí)間就是管理周期，延續(xù)時(shí)間的長短則反映了管理工作效率的高低。因此有利于各種管理信息的反饋。通過內(nèi)部控制中的信息反饋，管理目標(biāo)的執(zhí)行、差異的存在、應(yīng)采取的措施等信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確地報(bào)告給有關(guān)管理者，有助于企業(yè)各項(xiàng)計(jì)劃、政策的貫徹、落實(shí)和執(zhí)行。管理活動(dòng)做得好，內(nèi)部控制有效，企業(yè)就能夠?qū)崿F(xiàn)它的目標(biāo)，企業(yè)就可以獲得豐厚的利潤，從而保證了企業(yè)的生存和發(fā)展能力。如果內(nèi)部控制無效，企業(yè)的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，企業(yè)將失去競爭能力，甚至危及企業(yè)的生存。可見，內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要手段，也是管理信息系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)管理者應(yīng)給予高度重視。

　　企業(yè)運(yùn)維管理系統(tǒng)內(nèi)部控制對管理信息化的作用

　?。ㄒ唬刂骗h(huán)境的影響。

　　一方面， 信息化將使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)趨向扁平化， 管理層次減少， 人員精簡， 進(jìn)而降低成本和提高效率。同時(shí)， 扁平化組織結(jié)構(gòu)能夠使物流和信息流更加順暢， 有利于工作周期的縮短、工作質(zhì)量的提高。隨著扁平化組織結(jié)構(gòu)的建立和信息系統(tǒng)的運(yùn)行， 企業(yè)的權(quán)責(zé)分派體系也出現(xiàn)了變化， 主要包括崗位設(shè)置和交易授權(quán)。①崗位設(shè)置。信息化環(huán)境下， 工作崗位及其職責(zé)需要重新合并和劃分。就會(huì)計(jì)崗位而言， 可以按照會(huì)計(jì)信息的不同形態(tài)劃分為會(huì)計(jì)核算組、會(huì)計(jì)信息運(yùn)行組、管理組。與此同時(shí)， 會(huì)計(jì)崗位的重心由傳統(tǒng)的總賬報(bào)表崗位轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)信息運(yùn)行組崗位。這種工作崗位及其職責(zé)的變化更加強(qiáng)調(diào)員工之間的競爭與合作， 有利于團(tuán)隊(duì)的成長和發(fā)展。②交易授權(quán)。傳統(tǒng)的交易授權(quán)大都采用簽字和蓋章等方式， 而在信息化環(huán)境下， 交易授權(quán)一般采用計(jì)算機(jī)口令和數(shù)字簽名等手段。這種交易授權(quán)行為可以在人工介入很少的條件下， 通過計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成。它減少了工作量， 提高了工作效率， 但同時(shí)也出現(xiàn)了一個(gè)新的問題， 即交易軌跡消失， 這給內(nèi)部控制的實(shí)施和評價(jià)帶來了很多困難。另一方面， 信息化對企業(yè)管理者的素質(zhì)提出了更高的要求。企業(yè)所面臨的競爭加劇、變化加速， 管理者所能獲得的信息量倍增， 信息技術(shù)和信息系統(tǒng)在企業(yè)中的作用日益凸顯。這些都要求管理者不但要有更強(qiáng)的把握信息、利用信息的能力，在運(yùn)營管理企業(yè)中利用好信息資源， 而且要有對信息、信息技術(shù)和信息系統(tǒng)重要性和風(fēng)險(xiǎn)的正確認(rèn)識和理解， 制定正確的信息技術(shù)戰(zhàn)略和信息技術(shù)規(guī)劃。

　　（二）對風(fēng)險(xiǎn)評估的影響。

　　在建立信息系統(tǒng)之前，企業(yè)運(yùn)維管理系統(tǒng)內(nèi)部控制制度往往是一堆文件和手冊，執(zhí)行過程也只能是定期地檢查和評估。這使企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評估緩慢，企業(yè)不能及時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)使得動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)控制成為可能，內(nèi)部控制也由以事后的監(jiān)督檢查為主變?yōu)槭虑昂褪轮锌刂颇Ｊ?，更好地體現(xiàn)出基于預(yù)測和預(yù)防的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制。在信息化環(huán)境下， 企業(yè)經(jīng)營管理的外部環(huán)境與內(nèi)部因素都發(fā)生了變化。伴隨著業(yè)務(wù)流程的重組， 系統(tǒng)的開放性、信息的分散性、數(shù)據(jù)的共享性， 使信息系統(tǒng)從以往的封閉集中狀態(tài)走向開放， 給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)主要有: ①由于信息的開放性和保密性， 系統(tǒng)程序員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員等各類人員對其權(quán)限內(nèi)的工作都設(shè)置一定的口令或密碼， 但是一旦系統(tǒng)操作員不懷好意， 擅自改變他人的口令或密碼， 改變他人的權(quán)限， 則勢必造成系統(tǒng)管理混亂， 從而給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。②內(nèi)部控制計(jì)算機(jī)程序化， 可能導(dǎo)致同一錯(cuò)誤反復(fù)發(fā)生。③在信息化環(huán)境下， 企業(yè)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化降低了業(yè)務(wù)處理過程中源于人員疏忽或舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。但由于企業(yè)的運(yùn)營管理越來越依賴于信息系統(tǒng)， 信息在企業(yè)中的作用日趨重要， 信息化環(huán)境促使信息存儲(chǔ)高度集中、單位時(shí)間傳遞的信息量大為增加， 這些都增大了與信息資產(chǎn)和信息系統(tǒng)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。信息化環(huán)境下， 人們的主觀判斷被忽視， 數(shù)據(jù)處理過于集中， 存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以被不留痕跡地改寫或刪除， 數(shù)據(jù)的存放方式增加了數(shù)據(jù)再現(xiàn)的難度， 數(shù)據(jù)處理過程無法觀測， 等等。這些新的風(fēng)險(xiǎn)構(gòu)成了企業(yè)內(nèi)部控制的新內(nèi)容。

　　（三）對控制活動(dòng)的影響。

　　信息化環(huán)境下的控制活動(dòng)分為兩部分: 自動(dòng)化業(yè)務(wù)控制和信息系統(tǒng)控制。自動(dòng)化業(yè)務(wù)控制的控制對象仍然是企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程， 但其形式和控制手段發(fā)生了很大變化。它以計(jì)算機(jī)程序的形式嵌入企業(yè)信息系統(tǒng)之中， 對業(yè)務(wù)的控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。信息系統(tǒng)控制是企業(yè)為了保證信息系統(tǒng)的正確性、完整性和安全性而采取的控制措施， 其控制對象是企業(yè)信息系統(tǒng)， 包括計(jì)算機(jī)軟硬件資源、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)和相關(guān)人員等信息系統(tǒng)的所有組成要素。隨著安卓日程管理技術(shù)和電子商務(wù)的發(fā)展， 信息系統(tǒng)控制還必須考慮安卓日程管理安全和電子商務(wù)控制的問題。信息化環(huán)境下的交易授權(quán)可以由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成，這使得授權(quán)過程不明顯， 控制的失效往往在發(fā)生損失后才被察覺。因此， 管理者對交易授權(quán)的關(guān)注應(yīng)該轉(zhuǎn)移到對相關(guān)計(jì)算機(jī)程序的正確性和完整性的檢查上。

　　（四）對信息溝通的影響。

　　在完善的信息系統(tǒng)的支持下， 企業(yè)員工能夠較好地取得他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)過程中所需的信息， 使其職責(zé)能夠順利履行。當(dāng)然， 也要警惕信息技術(shù)可能帶來的信息過量的問題， 以及部分員工借助高速信息處理能力造假的。企業(yè)運(yùn)維管理系統(tǒng)內(nèi)部控制活動(dòng)是否暢通直接影響企業(yè)對信息的獲取和利用程度。成功的內(nèi)部控制能使員工對稱地獲取企業(yè)內(nèi)部信息，明確生產(chǎn)、管理目標(biāo)，使每個(gè)員工都清楚地知道其承擔(dān)的特定職責(zé)。同時(shí)內(nèi)部控制為員工開辟了向上級部門溝通重要信息的渠道，避免職工與企業(yè)矛盾。同時(shí)，為員工對外界顧客、供應(yīng)商、政府主管機(jī)關(guān)和股東等做有效的溝通提供了方法。具體表現(xiàn)在：（1）內(nèi)部控制影響企業(yè)管理指令被貫徹執(zhí)行。管理決策層的計(jì)劃或指令能否及時(shí)、恰當(dāng)?shù)氐玫铰鋵?shí)，很大程度上依賴于內(nèi)部控制的監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制是否完善。內(nèi)部控制如果建立有效的監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制，就會(huì)把員工的職責(zé)和利益有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而調(diào)動(dòng)員工工作的積極性和主動(dòng)性，發(fā)揮員工的主人翁精神，使管理層的決策得到順利落實(shí)。（2）內(nèi)部控制加強(qiáng)了企業(yè)和職工的信息溝通。內(nèi)部控制系統(tǒng)保證信息在企業(yè)內(nèi)部各層次中的暢通，使員工能夠知悉其營業(yè)，清楚其所擔(dān)負(fù)的特定任務(wù)，了解內(nèi)部控制制度的各項(xiàng)規(guī)定、它們?nèi)绾紊?；員工在執(zhí)行任務(wù)時(shí)，一旦有非預(yù)期的事項(xiàng)發(fā)生應(yīng)采取什么行動(dòng)，并預(yù)防再度發(fā)生。同時(shí)，員工擁有在組織中向上溝通重要信息的方法。這能使企業(yè)和職工之間的矛盾及時(shí)得到反映和解決。（3）內(nèi)部控制把企業(yè)各部門整合在一起，使企業(yè)信息得到有效共享。企業(yè)中各部門之間既相互聯(lián)系，又有一定的獨(dú)立性。內(nèi)部控制能把各部門有機(jī)地整合在一起，實(shí)現(xiàn)各部門信息共享，從而使管理層能及時(shí)掌握企業(yè)的產(chǎn)銷、庫存等情況，并適時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。

　　（五）對監(jiān)控的影響。

　　內(nèi)部控制的程序化使得內(nèi)部控制具有一定的依賴性并增加了差錯(cuò)發(fā)生的可能性。安卓日程管理技術(shù)的應(yīng)用使得內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序的有效性。如果程序發(fā)生差錯(cuò)或不起作用， 人們對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、麻痹大意以及程序運(yùn)行的重復(fù)性會(huì)使得失效控制長期難以被發(fā)現(xiàn)， 從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯(cuò)誤或違規(guī)行為的可能性加大。

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