南京OA監(jiān)理各階段注意事項(xiàng)及解決技巧

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南京OA項(xiàng)目是個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，企業(yè)光是配合實(shí)施商實(shí)施，就要花費(fèi)很大的精力，甚至影響正常業(yè)務(wù)的展開(kāi)，已經(jīng)沒(méi)有多余的精力，對(duì)南京OA的實(shí)施效果進(jìn)行調(diào)研和評(píng)價(jià)。到最后實(shí)施完成后，發(fā)現(xiàn)與預(yù)期目標(biāo)還相差一大截，這時(shí)悔之已晚......

南京OA監(jiān)理，指的是在整個(gè)南京OA項(xiàng)目中，對(duì)項(xiàng)目所涉及到的資源和目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督控制。它貫穿與整個(gè)南京OA項(xiàng)目的過(guò)程，包括從南京OA咨詢開(kāi)始，直到南京OA實(shí)施完成后的持續(xù)改善過(guò)程。

按南京OA項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度來(lái)說(shuō)，一般監(jiān)理可分為這幾個(gè)階段：項(xiàng)目前期監(jiān)理，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理，項(xiàng)目后期監(jiān)理。一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目前期監(jiān)理包括南京OA選型，南京OA咨詢兩個(gè)階段;南京OA實(shí)施監(jiān)理包括南京OA流程重組，南京OA模擬演練，南京OA初步上線三個(gè)階段;南京OA后期監(jiān)理包括南京OA的持續(xù)改善階段。

現(xiàn)在國(guó)內(nèi)對(duì)南京OA監(jiān)理還不是很重視，最主要是觀念上沒(méi)有轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)。在接下來(lái)的篇幅中，筆者將結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，談一談監(jiān)理的必要性及監(jiān)理各個(gè)階段要注意的問(wèn)題和技巧。

(一)監(jiān)理的必要性

我國(guó)現(xiàn)在實(shí)施南京OA的成功率并不是很高，很多項(xiàng)目實(shí)施一半就半路擱淺了;有的項(xiàng)目雖然實(shí)施成功了，但也沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。究其原因是有多方面，沒(méi)有建立合適的監(jiān)理機(jī)制是其中重要的一個(gè)原因。

對(duì)南京OA項(xiàng)目要進(jìn)行監(jiān)理，主要是處于以下幾個(gè)原因：

(1)南京OA項(xiàng)目要投入大量的人力和財(cái)力，光財(cái)力少則十幾萬(wàn)，多則幾百萬(wàn)，上千萬(wàn)。企業(yè)有必要對(duì)這筆財(cái)力的支出進(jìn)行監(jiān)控和審計(jì)。有一家我實(shí)施的企業(yè)，有一個(gè)審計(jì)部，是專門負(fù)責(zé)項(xiàng)目的審計(jì)。他們的主要工作就是對(duì)照預(yù)定的目標(biāo)來(lái)審核項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度和效果，只有通過(guò)他們的審核，公司才會(huì)撥下下一階段所需的資金。

(2)南京OA對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，相對(duì)還是個(gè)新生事物，企業(yè)往往對(duì)南京OA還不是很了解，這樣，在與南京OA實(shí)施商和廠商的對(duì)比中，就處于弱勢(shì)的地位。若引進(jìn)獨(dú)立的第三方監(jiān)理，就能加大對(duì)南京OA廠商和實(shí)施商的監(jiān)控力度，使得雙方力量的對(duì)比得到平衡。

(3)南京OA項(xiàng)目是個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，企業(yè)光是配合實(shí)施商實(shí)施，就要花費(fèi)很大的精力，甚至影響正常業(yè)務(wù)的展開(kāi)，已經(jīng)沒(méi)有多余的精力，對(duì)南京OA的實(shí)施效果進(jìn)行調(diào)研和評(píng)價(jià)。到最后實(shí)施完成后，發(fā)現(xiàn)與預(yù)期目標(biāo)還相差一大截，這時(shí)悔之已晚。

(二)監(jiān)理方的選擇

通常情況下，監(jiān)理方選擇有如下幾種形式：

(1)自己公司的審計(jì)部門抽出人員組成監(jiān)理團(tuán)隊(duì)。

這種方法的優(yōu)點(diǎn)就是了解自己公司的缺陷，對(duì)南京OA實(shí)施造成的效果感同身受，費(fèi)用低廉;缺點(diǎn)就是缺乏獨(dú)立性，其評(píng)估結(jié)果，實(shí)施方不一定能夠接受。

(2)總公司派人到分公司組成監(jiān)理團(tuán)隊(duì)。

總公司組成的監(jiān)理團(tuán)隊(duì)，不僅對(duì)實(shí)施商進(jìn)行監(jiān)理，對(duì)被實(shí)施的公司本身，就能起到促動(dòng)作用，更加會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的重視;缺點(diǎn)仍然是缺乏獨(dú)立性。

(3)選擇獨(dú)立的第三方做監(jiān)理。

這優(yōu)點(diǎn)是顯而易見(jiàn)的，專業(yè)，獨(dú)立，其形成的實(shí)施評(píng)估結(jié)果，能夠被雙方接受。缺點(diǎn)就是費(fèi)用高。但是，相對(duì)于南京OA幾百萬(wàn)投資來(lái)講，這又不足為道了。

在選擇監(jiān)理方時(shí)，筆者認(rèn)為要考慮以下幾個(gè)方面：

(1)南京OA項(xiàng)目投資額。若南京OA投資額很大，上百萬(wàn)的項(xiàng)目，選擇第三方監(jiān)理是很有必要的。

(2)企業(yè)本身規(guī)模。若是集團(tuán)公司，南京OA實(shí)施涉及到多個(gè)公司的話，建議還是選擇專業(yè)的監(jiān)理方。

(3)企業(yè)本身的審計(jì)制度。若企業(yè)本身的審計(jì)比較嚴(yán)格，可以考慮自己組成一個(gè)監(jiān)理方。

(4)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。一般來(lái)說(shuō)，業(yè)務(wù)單一的公司，比有多種業(yè)務(wù)的企業(yè)，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)要小;流通業(yè)比制造業(yè)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)小;機(jī)械制造業(yè)比制藥業(yè)風(fēng)險(xiǎn)要小。若企業(yè)承擔(dān)不起失敗的風(fēng)險(xiǎn)，就要選擇獨(dú)立的監(jiān)理公司，以把項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

(三)監(jiān)理在南京OA實(shí)施各個(gè)階段主要任務(wù)及要注意的問(wèn)題(這里我主要針對(duì)專業(yè)的第三方來(lái)展開(kāi)論述)

項(xiàng)目前期監(jiān)理

監(jiān)理方根據(jù)企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，評(píng)估南京OA產(chǎn)品的適用性。因?yàn)楸O(jiān)理方對(duì)南京OA市場(chǎng)的產(chǎn)品比較熟悉，對(duì)其成功的案例也非常清楚;他就能夠?qū)@個(gè)南京OA產(chǎn)品是否符合你企業(yè)的需要，提出專業(yè)性的意見(jiàn)。

監(jiān)理方會(huì)從各個(gè)方面來(lái)判斷實(shí)施商能否勝任，如實(shí)施方實(shí)施顧問(wèn)是否穩(wěn)定，有否成功實(shí)施的案例，對(duì)南京OA產(chǎn)品的熟悉程度。

監(jiān)理方會(huì)對(duì)南京OA廠商所宣稱的功能進(jìn)行確認(rèn)，并把他作為以后評(píng)估南京OA實(shí)施效果的參數(shù)。

有監(jiān)理方參加選型，可以減少企業(yè)大量的工作量，降低企業(yè)在選型過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤的概率。

從企業(yè)角度來(lái)講，在這個(gè)階段，企業(yè)可以要求監(jiān)理方出具以下報(bào)告

(1)本企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)

(2)至少三家以上符合這個(gè)行業(yè)的南京OA產(chǎn)品，并提供其在其他企業(yè)實(shí)施成功的案例

(3)若是獨(dú)立的實(shí)施商，可以要求其提供對(duì)實(shí)施廠商的評(píng)估結(jié)論，還可以要求其調(diào)查實(shí)施商以前是否實(shí)施過(guò)該南京OA產(chǎn)品，甚至還可以安排去上門參觀實(shí)施成功的企業(yè)。