人力資源淺談秘書的等級

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人力資源淺談秘書的等級

總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點開一個會議.在這件事下,什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?通知到的所有參會的人員.然后秘書自己也參加會議來做服務(wù),這是"任務(wù)".但我們想要的結(jié)果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法.

一段秘書的做法:發(fā)通知--用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知,然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品.并參加會議.

二段秘書的做法:抓落實--發(fā)通知后,再打一遍電話與參會的人確認(rèn),確保每個人被及時通知到.

三段秘書的做法:重檢查--發(fā)通知,落實到人后,第二天在會前30分鐘提醒與參會者參會,確定有沒有變動,對臨時有急事不能參加會議的人,立即匯報給總經(jīng)理,保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況,也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間.

四段秘書的做法:勤準(zhǔn)備--發(fā)通知,落實到人,會前通知后,去測試可能用到的投影,電腦等工具是否工作正常.并在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議.

五段秘書的做法:細(xì)準(zhǔn)備--發(fā)通知.落實到人,會前通知,也測試了設(shè)備,還先了解這個會議的性質(zhì)是什么?總裁的議題是什么?然后給與會者發(fā)過去與這個議題相關(guān)的資料,供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的,否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事.或者記不清的事爭吵).

六段秘書的做法:做記錄--發(fā)通知,落實到人,會前通知,測試了設(shè)備,也提供了相關(guān)會議資料,還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄(在得到允許的情況下,做個錄音備份).

七段秘書:發(fā)記錄--會后整理好會議記錄(錄音)給總經(jīng)理.然后請示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員,或者其他人員.

八段秘書的做法:定責(zé)任--將會議上確定的各項任務(wù),一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人,然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后,形成書面?zhèn)渫?交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份.并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況,并及時匯報總經(jīng)理

九段秘書的做法:做流程--把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)的"會議"流程,讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程,把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段,形成不依賴與任何人的會議服務(wù)體系!

從以上九個不同段位的秘書的工作方法我們可以看出.由于對結(jié)果的追求程度不同,秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化.

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