如何提高員工的工作效率(上)

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一、影響工作效率的8種通病及其對策
    每個辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公室里人來人往使人根本無法高效工作——這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動地適應這些毛病而不是對它們加以改進。  檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的8種通病，然后加以改進。
    1、過時的技術設備
    過時的計算機、打印機、軟件和其他技術設備將會降低工作效率。例如，一名用性能低下的個人電腦的圖形設計人員每次打開或保存一幅圖像時都要等待20-30秒鐘；用低速撥號上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問題，網(wǎng)頁可能打不開，甚至會造成電腦死機。
    怎樣判斷技術設備是否過時呢？一條通用的準則就是，如果你的計算機不能運行一套關鍵軟件的最新版本，那么就需要進行升級了。你在新設備上的投資將很快會在提高的工作效率中收回來。
    2、工作空間安排不合理
    花上幾天時間觀察公司的工作方式，找出由于工作空間安排不合理造成的效率低下問題。例如，由于桌面不夠大，每次要打開文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠，每次電話會議結束后你都要重新輸入會議記錄。
    要解決這些問題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本從桌面上移開或是多拉一根電話線這樣簡單。
    3、效率低下的文件管理制度
    文件管理的雜亂無章會造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時間浪費。要解決這一問題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件?？纯词欠裥枰黾游募?，使所有的員工都能夠容易地將文件最類，以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲藏室去，使員工更容易找到常用的文件。
    4、未加管制的信息流
    由于電子郵件和移動電話等通訊技術的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡。這些外來因素會分散員工的注意力，降低工作效率。
    減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開。在辦公室時關掉移動電話。只將電子郵件地址或是移動電話號碼告訴相關的人。
    5、組織拙劣的會議
    召開不必要、沒有重點的會議將會降低工作效率，打擊員工的士氣。經(jīng)常會發(fā)生這樣的情形：員工們被如集起來開會討論某個主題，結果會期拖得過長，決定未能作出，或者是偏離了會議要解決的問題。
    開會之前要看看這一問題能否通過打電話或是其他方式解決。如果確實需要開會，要限制時間，用議事日程使會議不要跑題。指定會議主持人，其責任是在有跑題跡象時采取行動，使會議回到正軌。
    6、低于標準的研究資源
依靠不可靠或是過時的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會使你付出更多的勞動。
    只訂閱那些員工真正會去看的出版物，鼓勵員工使用更有價值的搜索工具。也就是說不訂那些沒人看的報紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。另外，尋找從打印出來的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)變。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進行工作，看看能不能找到光盤版——這樣搜索起來就非常方便快捷。
    7、干擾
    許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，同事的大聲說話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關門的聲音都會降低整個辦公室的工作效率。
重視工作場所的噪聲污染問題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。用屏風、植物等在開放的辦公地點中營造私人空間，減少視覺干擾。
    8、混亂
    許多成功的主管的桌面都有一個非常突出的特點——沒有雜物，非常整齊。混亂會造成干擾，降低工作效率。 環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺已經(jīng)損壞了的設備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。
    二、快速治理辦公室混亂局面的5種方法
    書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計算機電纜經(jīng)常絆倒人……
    如果你的公司的辦公室是這個樣子，那么，你就得改善 一下辦公室的管理了。采取以下5個步驟，營造出高效率的辦公環(huán)境。
    1、將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方
隨便看看你就會發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過期的文件、不用的信箋、從來不開的臺燈……不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。
    2、將過期的文件加以清理存放
    沒有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜“瘦身”——對過期文件加以清理存放。如果一個文件你在過去12個月里都沒有找來看過，那么它就在此列。這項工作耗時不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時間又騰出了空間。
    3、注意你的電腦顯示器
    在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時，要釋放更多的空間是比較困難的。一個選擇是使用顯示器架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇是選用LCD顯示器，它只占用的空間只有CRT顯示器的三分之一。
    4、充分利用辦公空間
    如果辦公場所狹小，就要想辦公充分利用每一寸空間?？梢詫⒓茏影驳綁ι?，桌子下面可以用來放文件或電腦主機。如果桌上要擺傳真機、復印機和打印機等多種辦公設備，可以考慮購買一臺多功能一體機。
    5、扔掉舊的閱讀材料
    你可能保存著不少不再需要的過期的出版物，那么請在清理辦公室雜物時將它們?nèi)拥?。如果擔心會丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來。不要用太多的空間來存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。