計量管理系統(tǒng)為現行信息管理可被更改和再次利用

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典型地說，這些事務處理在一個工作紐中通過局域網進行并通過與本組織機構主干網相聯接或通過廣域網或電信來與工作以外的其他人進行通信。當防止系統(tǒng)的外界源與該系統(tǒng)進行事務處理通信時會發(fā)生一種特殊情況比如-個數據庫中的文件被利用該數拋埠的菜人通過一個登錄的終端所更新。不管怎樣，除非該組織機構采取特殊的保護措施，否則任何這些通信過程所形成的文件將幾乎或完全沒有作為證據的價值。為了使文件具有證據價值，事務處理的內容必須附有以下數據記錄之． 1．形成者的職能背聚和導致該文件所記錄的事務處理產生的過程． 2．軟件和硬件的依賴性； 3．理解事務處理內容所必高的編碼結構。對于這三類元數據我們還必須添加一個獨有的標識符和檢索用的其他信息以及關于文件利用的條款和條件。在20世紀90年代中期我們把這些綜合定義為“而務認可的通信要求”把一個可以把元數據從所有這些信息源中傳送的“協(xié)議”模型。【1】檔案化電予文件系統(tǒng)的設計必須在兩個基本原則指導下進行：首先電子文件必須從其形成之時起即按檔案的要求來進行管理，并防止被改動。這樣做的結果是夕檔案工作者必須在管理中放棄“文件生命周期”模式其次，電子文件必須按件來進行管理使用單份文件級層次的元數據。【2】篁樣做的結果是，檔案J作者需要確保元數據是與電子文件的內容一起形成并絕對安拿地蓋上電子印章進行保在。這些原則與那些指導辦公自動化系統(tǒng)設計和運行的原則在本質上是沖突的。首先辦公室文件在多￡弗個現實使用階段中必須作為現行信息管理可被更改和再次利用。這樣做的結果是，新的信息需要取代IR的信息，文件的新近稿本和最終形式必須總處于最優(yōu)先的地位。其次辦公室文件應根據各具有查閱優(yōu)先權的辦公部門和用戶的需要按邏輯進行整理，以便使文件看上去如同艾實體與那些涉及同樣的事務、處下習‘事務處理過程同一階段、要求進行同樣的審查或有著同樣的主題的文件在放在一起一樣。這種按理必須適應性很強并需要反映出犄定用戶所認可的意圖。

發(fā)布：2007-04-14 11:07 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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