影響企業(yè)內(nèi)部會議效果的六大因素

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   面對競爭激烈的市場環(huán)境，為確保企業(yè)內(nèi)部溝通交流及時有效，為確保解決企業(yè)內(nèi)部問題的快捷高效，在企業(yè)當(dāng)中，無論對于員工還是管理人員而言，都會參加這樣或那樣的會議，因為會議是解決企業(yè)內(nèi)部問題和進(jìn)行良好溝通的重要平臺之一。而在現(xiàn)實中，有的企業(yè)雖然開的會議頻次比較高，但往往存在議而不決、決而得不到及時執(zhí)行等現(xiàn)象，這給企業(yè)管理帶來很大被動。

在這里，主要針對企業(yè)內(nèi)部會議而言，所以未談起邀請、入住安排、飲食安排、禮儀與迎送等內(nèi)容，以下內(nèi)容供參考。

那么，影響企業(yè)內(nèi)部會議效果的六大因素是什么呢？

一、從缺乏會議實施的原則性與靈活性相結(jié)合方面，談影響會議效果。比如：有的會議制度缺乏計劃性與規(guī)范性即缺乏會議的原則性，因為雖然有會議制度，但其管理人員總是喜歡隨時召開會議，然后臨時通知參會人員開會，致使參會人員立即放下正在忙的工作或從家里急急忙忙趕來參加會議，在這種情況下開會容易使得參會人員缺少必要的會議準(zhǔn)備，容易造成開會時參會人員以聽為主甚至腦子里正在考慮剛才的事情而不是會議的內(nèi)容，進(jìn)而影響會議效果；而有的企業(yè)管理人員基本全部按照會議制度執(zhí)行即缺乏靈活性，即便遇到需要馬上解決的問題，依然按照會議制度執(zhí)行，使得急需解決的問題得以拖延或使得問題擴(kuò)大化。當(dāng)然，現(xiàn)實中企業(yè)管理人員往往能夠做到會議實施的原則性與靈活性相結(jié)合，但更多地需要結(jié)合自身企業(yè)在不同時間不同地點把握好會議實施的原則性與靈活性的度，以此來提高會議的效果。

二、從參會人員角度來淺析五點影響會議效果的情況。一是會議主持人缺少或缺乏主持會議的能力與技巧，無法控制會議局面；二是應(yīng)該參加會議的重要人員缺席或雖然參加但在會議進(jìn)展時做與會議無關(guān)的事情；三是參加會議的人員有遲到、早退或打電話等影響會場秩序的現(xiàn)象；四是在會議過程中，參會人員出現(xiàn)情緒化，引發(fā)當(dāng)面爭吵等情況；五參會人員在參加會議前未做會議準(zhǔn)備。

三、從會議安排與開展的方式和方法不適當(dāng)影響會議的效果。比如：安排會議時間不合適；把不適合會議討論的內(nèi)容放在會議上討論；在無關(guān)緊要的問題上討論時間過長而導(dǎo)致討論主要議題時缺少時間；會議上對討論后確定的議題和任務(wù)未明確執(zhí)行人和執(zhí)行時間；未考慮參會人員的實際情況，會議上討論的議題超出參會人員所控范圍等等。

四、從缺乏會議上所需的設(shè)備和設(shè)施等影響會議的效果。比如：對于一些表格和圖片等內(nèi)容過多時，需要用電腦和投影儀，但現(xiàn)場缺少；甚至有的會議現(xiàn)場缺少必要的會議文件及資料等。

五、從會議現(xiàn)場環(huán)境不適宜的角度來談影響會議的效果。比如：因天然太熱，會議室未開窗通風(fēng)或開空調(diào)降溫，造成參會人員都大汗淋漓，如此會影響會議效果；選擇會議地點處噪音比較高，致使參會人員之間聽不清討論內(nèi)容，也會影響會議效果等等。

六、從缺少對會議上確定內(nèi)容的檢查、跟蹤、反饋，致使會議后未得到落實，進(jìn)而失去會議的效果。

通過了解影響會議效果的主要因素，進(jìn)而在會議執(zhí)行時做到原則性與靈活性相結(jié)合并把握好度、改進(jìn)會議安排與開展的方式和方法、提高參加會議人員的工作效率、根據(jù)實際情況準(zhǔn)備必要的設(shè)施、在條件允許的情況下盡可能提供優(yōu)越的會議環(huán)境、做好會議上確定內(nèi)容的檢查跟蹤與反饋，為提高企業(yè)內(nèi)部會議質(zhì)量與效果打下堅實基礎(chǔ)，進(jìn)而使得企業(yè)內(nèi)部溝通與交流順暢無阻，使得解決企業(yè)內(nèi)部問題更加高效。