經(jīng)銷商如何建立自己的檔案管理系統(tǒng)求解

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　　泛普軟件認(rèn)為：經(jīng)銷商管理系統(tǒng)所匯總出來(lái)的消費(fèi)組成將能直觀的說(shuō)明當(dāng)?shù)氐南M(fèi)特性及走向趨勢(shì)。這是用來(lái)向企業(yè)展示經(jīng)銷商對(duì)當(dāng)?shù)厍闆r了解程度的重要工具。 在這里，我們更進(jìn)一步，則需要了解的消費(fèi)者本身。 “究竟是誰(shuí)來(lái)消費(fèi)產(chǎn)品的?” “誰(shuí)是購(gòu)買?” “在哪里購(gòu)買?”…… 而了解消費(fèi)者的目的是了解價(jià)格。 這里所說(shuō)的價(jià)格，是消費(fèi)者接受的價(jià)格，注意不是目前代理產(chǎn)品的價(jià)格。 “消費(fèi)者自己消費(fèi)時(shí)，愿意承受的價(jià)格是多少?” “消費(fèi)者送禮時(shí)，愿意承受的價(jià)格是多少?” …… 這是我們用來(lái)分析市場(chǎng)的價(jià)格波浪模型。因?yàn)橹挥挟?dāng)產(chǎn)品價(jià)格與消費(fèi)者可接受價(jià)格相吻合時(shí)，產(chǎn)品的銷量才是最大的。而其峰值是與產(chǎn)品的使用場(chǎng)合與目的密切相關(guān)。如果產(chǎn)品價(jià)格偏離，銷量上升的空間是有限的。 這是經(jīng)銷商用來(lái)調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，選擇新產(chǎn)品的重要工具。

第二塊：行業(yè)市場(chǎng)的基礎(chǔ)資料： 本行業(yè)在本地的發(fā)展概況，市場(chǎng)總?cè)萘?，發(fā)展趨勢(shì)，目前已有的競(jìng)爭(zhēng)者，行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。 資料來(lái)源：通過(guò)省市一級(jí)的行業(yè)協(xié)會(huì)或是工商部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)就可查到。 結(jié)合本地的消費(fèi)特性，分析出本行業(yè)在本地的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)文字說(shuō)明。為經(jīng)銷商及廠家的未來(lái)發(fā)展及宣傳重點(diǎn)做依據(jù)和參考。也是計(jì)算市場(chǎng)容量的重要依據(jù)。 在這里，對(duì)品牌的進(jìn)一步分析，則需要經(jīng)銷商收集各企業(yè)的產(chǎn)品賣點(diǎn)，廣告宣傳重點(diǎn)，廣告?zhèn)鞑シ绞剑饕黉N手段等方面的資料。 這是向企業(yè)要政策的重要依據(jù)。

第三塊：客戶基礎(chǔ)資料。 本區(qū)域內(nèi)各種商業(yè)通路終端的總體情況，經(jīng)銷商目前的覆蓋率，下線客戶資料 資料來(lái)源：這些就要靠自己的業(yè)務(wù)人員在日常的工作中積累了。 XX城市流通結(jié)構(gòu)比重發(fā)展趨勢(shì)： 分別列出當(dāng)前年度及上年度，經(jīng)銷商所經(jīng)銷的某單個(gè)產(chǎn)品在各流通領(lǐng)域的銷量占比分析： 作為基礎(chǔ)行業(yè)知識(shí)的各KA背景及發(fā)展方向類的資料，可直接到當(dāng)?shù)氐腒A門店索取或是向上游企業(yè)的KA管理部門索取。編定成冊(cè)，以供業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)使用。 然后根據(jù)下設(shè)二批商或是零售終端的大小類別，分別制作單個(gè)檔案表格，內(nèi)容主要由以下單元組成： 基礎(chǔ)的客戶檔案不但能讓經(jīng)銷商更家有效的掌握客戶組成狀況，還能將整合出來(lái)的資料變換成資源，在和廠家進(jìn)行談判時(shí)，一整套充分詳實(shí)的客戶資料能更加有效的說(shuō)明經(jīng)銷商的實(shí)力和市場(chǎng)基礎(chǔ)，以及對(duì)這個(gè)市場(chǎng)所擁有的管理能力。此外，通過(guò)檔案中的客戶資金能力，倉(cāng)儲(chǔ)情況等資料，還能計(jì)算出在旺季時(shí)的分流備貨能力，把零售終端的倉(cāng)庫(kù)變成經(jīng)銷商的分倉(cāng)，提升更多的備貨量，獲取更多廠家備貨配送資源。 這也是經(jīng)銷商考核內(nèi)部管理水平的重要依據(jù)。

第四塊：市場(chǎng)運(yùn)作資料。 XX產(chǎn)品的鋪貨及銷量情況： 這張表格是要直接掛在業(yè)務(wù)人員辦公室里的，讓相關(guān)業(yè)務(wù)人員能直觀的看到其負(fù)責(zé)的工作所在，時(shí)時(shí)提醒業(yè)務(wù)人員還有那些方面是要加強(qiáng)與補(bǔ)充的。 XX產(chǎn)品在重要/主要終端的陳列及終端活化情況： 這張表也是直接掛在業(yè)務(wù)人員辦公室的，具體的陳列及終端活化情況直接體現(xiàn)了相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作成績(jī)。“實(shí)際”一攔也是可以是老板在每次市場(chǎng)走訪之后來(lái)親自填寫。時(shí)刻提醒業(yè)務(wù)人員還有那些工作需要去做的，這比把業(yè)務(wù)人員叫進(jìn)老板辦公室說(shuō)一頓要有的效的多。 XX產(chǎn)品的計(jì)劃通路結(jié)構(gòu)與實(shí)際通路對(duì)比， 以某食品為例： 較為合理的通路結(jié)構(gòu)部署： 從這兩張表上就不難看出，這個(gè)經(jīng)銷商的通路結(jié)構(gòu)更多的還停留批發(fā)團(tuán)購(gòu)等傳統(tǒng)通路上，對(duì)逐漸將占據(jù)主導(dǎo)零售地位的大型賣場(chǎng)及連鎖便利店重視不夠。每個(gè)產(chǎn)品的通路結(jié)構(gòu)和比重都是有所區(qū)別的，經(jīng)銷商要想讓所有的經(jīng)銷產(chǎn)品都賺錢，就得分門別類的對(duì)每個(gè)產(chǎn)品的通路結(jié)構(gòu)狀況作出分析，并及時(shí)調(diào)整。 這張表一般是與廠家的駐地業(yè)務(wù)人員 共同制定更新的，從全局的高度來(lái)看某產(chǎn)品的市場(chǎng)工作狀況，也是向廠家爭(zhēng)取市場(chǎng)投入的重要依據(jù)。(一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)銷商的市場(chǎng)工作達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，廠家才會(huì)考慮市場(chǎng)投入) XX產(chǎn)品的年度促銷計(jì)劃一覽表： 這張表是要與廠家代表共同來(lái)制定的，分別標(biāo)明線上廣告與線下活動(dòng)所起到的預(yù)期作用與針對(duì)方向，注意線上廣告投入與線下活動(dòng)的相結(jié)合，發(fā)揮最大的市場(chǎng)拉動(dòng)作用。從總體上明確廠家對(duì)市場(chǎng)的整體建設(shè)規(guī)劃及起動(dòng)步驟。再者，明確雙方的費(fèi)用承擔(dān)情況，避免后期扯皮。 XX產(chǎn)品的X月度促銷狀況一覽表： 這張表是年度促銷計(jì)劃的月度細(xì)化分解圖，便于業(yè)務(wù)人員作為制定月度工作計(jì)劃的重要依據(jù)。 經(jīng)銷商的資料檔案系統(tǒng)的應(yīng)用 經(jīng)銷商的資料檔案系統(tǒng)基本上就是上述的四大塊，制作完成后，經(jīng)銷商首先要根據(jù)資料重要性及保密性，要區(qū)分出那些資料是完全公開的，那些是限級(jí)別查閱的，那些又是僅限老板自己的看的。 這么一套資料建立之后，可不是鎖在老板檔案柜里就萬(wàn)事大吉了，關(guān)鍵在于如何去運(yùn)用這套檔案系統(tǒng)去發(fā)揮其應(yīng)有的左右。
 

一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)銷所整理編寫的檔案資料系統(tǒng)主要可用于以下幾個(gè)方面：
1) 便于經(jīng)銷商的業(yè)務(wù)人員及廠家駐地人員的快速全面的熟悉市場(chǎng)狀況，特別是出現(xiàn)新員工進(jìn)入或是區(qū)域管理輪換的時(shí)候。
2) 陳列促銷一覽表之類市場(chǎng)運(yùn)作資料作為督促考核業(yè)務(wù)人員工作的直觀表現(xiàn)形式和依據(jù)。
3) 鋪貨/陳列計(jì)劃的制定依據(jù)。
4) 銷量的預(yù)算及分解。
5) 市場(chǎng)容量及發(fā)展趨勢(shì)的分析與測(cè)算。
6) 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整或工作重心調(diào)整的依據(jù)。
7) 前面有提過(guò)，擁有完整的市場(chǎng)資料檔案系統(tǒng)，一方面是向上游企業(yè)包裝了自己，另一方面也是面向員工展現(xiàn)了經(jīng)銷企業(yè)化的發(fā)展方向與實(shí)際動(dòng)作，從而吸引更多優(yōu)秀員工加入。

泛普軟件關(guān)于經(jīng)銷商的檔案管理系統(tǒng)，還有幾個(gè)補(bǔ)充點(diǎn)：
a) 這套檔案系統(tǒng)不是老板一個(gè)人或是丟給幾個(gè)業(yè)務(wù)人員就能做的出來(lái)的，而是要全員投入，根據(jù)各人所掌握的資訊狀況，各劃一塊去分頭收集整理。
b) 檔案的建立工作也不是一勞永逸，市場(chǎng)時(shí)時(shí)刻刻都在變，而是要根據(jù)檔案不同的屬制定相應(yīng)的更新完善頻率。
c) 員工要花許多的時(shí)間和精力來(lái)收集整理這些數(shù)據(jù)資料，有的可能還是在工作時(shí)間之外做的，付出就要有回報(bào)，及時(shí)的讓參與收集制作的員工分享到這套資料檔案，讓業(yè)務(wù)人員切身感受這套檔案系統(tǒng)給工作帶來(lái)的便利性與使用性，有了利益點(diǎn)。員工才能有興趣進(jìn)行檔案持續(xù)的更新與完善工作。 現(xiàn)在我們所談的這套看起來(lái)有點(diǎn)復(fù)雜的檔案管理系統(tǒng)，也許現(xiàn)在有許多經(jīng)銷商看起來(lái)覺得沒(méi)有多大的必要性或是認(rèn)為過(guò)于領(lǐng)先了，也有些經(jīng)銷商認(rèn)為自己的腦袋最好使，但隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)格局的改變，要想生存和發(fā)展，科學(xué)化規(guī)范化直至企業(yè)化的已是必然，這套檔案管理系統(tǒng)在不遠(yuǎn)的未來(lái)就是象營(yíng)業(yè)執(zhí)照一樣屬于經(jīng)銷商必備品了。