信息化技術(shù)： 有關(guān)WBS的三個(gè)基本問(wèn)題

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

WBS（work breakdown structures）即工程項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)。2000版的 PMBOK Guide 將其定義為“wbs編碼是一組以可交付項(xiàng)目產(chǎn)品為導(dǎo)向的項(xiàng)目分解元素，它可以用以組織和定義整個(gè)項(xiàng)目范圍內(nèi)的所有工作內(nèi)容。編碼每下降一個(gè)層次就能更加細(xì)致的表現(xiàn)項(xiàng)目工作的細(xì)節(jié) ?！?這一定義體現(xiàn)了WBS（work breakdown structures）的幾下幾個(gè)特征：

1）它能代表項(xiàng)目的工作活動(dòng)，并且這一項(xiàng)目工作活動(dòng)能產(chǎn)生一個(gè)切實(shí)的結(jié)果。
2）它分布于一系列有序的層次結(jié)構(gòu)之中
3）它能代表一項(xiàng)有目標(biāo)和切實(shí)的結(jié)果，并且能作為一項(xiàng)可交付的項(xiàng)目成果。
WBS作為一項(xiàng)全面系統(tǒng)的分析工程項(xiàng)目的有效方法和項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)性工作，其概念已為項(xiàng)目管理者所熟悉，內(nèi)容也容易理解，但在實(shí)際實(shí)施中卻會(huì)遇到很多困難，甚至難以推行。造成WBS方法實(shí)現(xiàn)困難的基本原因筆者總結(jié)為以下三個(gè)涉及WBS本質(zhì)思想和作用方面的問(wèn)題。1、WBS應(yīng)該如何分解？2、不同分解方法之間的矛盾如何解決？3、如何理解WBS在項(xiàng)目代碼體系中的地位？
1、 WBS應(yīng)該如何分解？
關(guān)于WBS分解的方法，任何一本項(xiàng)目管理的書(shū)籍都有介紹，但大多都是經(jīng)驗(yàn)性的。在實(shí)際應(yīng)用中仍然會(huì)遇到問(wèn)題：第一，WBS到底應(yīng)該分解到多細(xì)？很明顯由于項(xiàng)目管理的自身特點(diǎn)，在項(xiàng)目計(jì)劃階段，沒(méi)有人能夠項(xiàng)目所涉及的所有事情都寫(xiě)出來(lái)，那么WBS要分解幾層，到多細(xì)呢？ 如果分細(xì)不容易，那么就分粗一點(diǎn)吧。每個(gè)WBS都只有三層。前兩層是概要，后一層是任務(wù)。這時(shí)，問(wèn)題也出來(lái)了。有可能同一個(gè)項(xiàng)目責(zé)任人第一階段與第二階段所過(guò)的工作都針對(duì)于WBS上的一個(gè)葉節(jié)點(diǎn)?？雌饋?lái)他只是在做一個(gè)工作。這種也是不合理的。 第二，WBS究竟有什么用 ？WBS把工作按一定格式，分類(lèi)來(lái)填寫(xiě)，難道只是用WBS提醒一下作者，還有某某事沒(méi)有做？那WBS與備忘錄有什么區(qū)別嗎？如此看來(lái)，只記住幾個(gè)方法是不能做好項(xiàng)目分解工作的，最重要的是要發(fā)現(xiàn)做WBS分解的本質(zhì)意義所在。
WBS分解的實(shí)質(zhì)思想之一是要體現(xiàn)在項(xiàng)目過(guò)程中的項(xiàng)目職責(zé)的落實(shí)和明確劃分。這個(gè)思想可以解答上面出現(xiàn)的兩種疑問(wèn)。從工程項(xiàng)目管理的特點(diǎn)可以發(fā)現(xiàn)，工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程相對(duì)松散靈活，但是在責(zé)權(quán)確認(rèn)的認(rèn)證流程上卻是相當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模恳豁?xiàng)可交付的項(xiàng)目成果都有嚴(yán)格的多方層層確認(rèn)過(guò)程，以保證其項(xiàng)目成果達(dá)到各方標(biāo)準(zhǔn)要求?！柏?zé)任到人”是項(xiàng)目管理的核心，實(shí)際工作中項(xiàng)目管理最怕的就是“事情出了沒(méi)人認(rèn)賬，沒(méi)人負(fù)責(zé)”。要避免這個(gè)問(wèn)題的出現(xiàn)，就要在每一層次WBS分解過(guò)程中都考慮到項(xiàng)目責(zé)任劃分和歸屬，盡可能每一個(gè)最底層的節(jié)點(diǎn)都有唯一責(zé)任人（或部門(mén)）相對(duì)應(yīng)，其分解的粒度是“可以分配,可以交付”。
2、不同分解方法之間的矛盾如何解決？
工程項(xiàng)目的分解就是把一個(gè)已知的工程項(xiàng)目的任務(wù)目標(biāo)，工作范圍和合同要求，按照工程項(xiàng)目的客觀規(guī)律和系統(tǒng)原理分解成若干個(gè)便于管理的，相對(duì)獨(dú)立但又相互聯(lián)系的項(xiàng)目單元（工作任務(wù)），以其分解結(jié)果——項(xiàng)目單元作為項(xiàng)目的計(jì)劃、管理控制和工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息傳遞等一系列工程項(xiàng)目管理的對(duì)象。原理是容易理解的，但是實(shí)際中的問(wèn)題是, 每個(gè)人的解決問(wèn)題思路不同，同一個(gè)項(xiàng)目不同的人有很多種分類(lèi), 因?yàn)榭梢园凑展ぷ鞯牧鞒谭纸?也可以按照系統(tǒng)論的方法進(jìn)行結(jié)構(gòu)上的分解。不同分解方法側(cè)重點(diǎn)不同，相互之間難以統(tǒng)一，這就造成了WBS方法在理論上容易理解但是在實(shí)際中操作實(shí)施的難度。
針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目，造成這一矛盾的最大原因是，我國(guó)工程建設(shè)項(xiàng)目推行的是合同實(shí)物清單報(bào)價(jià)體系，工程項(xiàng)目的費(fèi)用支付和工程實(shí)物的完成情況是按照合同清單完成情況來(lái)核定的，而且我國(guó)還專(zhuān)門(mén)編定了一系列用于合同概預(yù)算的代碼規(guī)范，例如在交通建設(shè)工程中就有1~900章詳細(xì)的針對(duì)交通工程建設(shè)施工過(guò)程中每一項(xiàng)可能會(huì)涉及到的內(nèi)容的編碼規(guī)范。合同清單分解工程和WBS分解在思路上有本質(zhì)不同：合同清單分解是按工程實(shí)物來(lái)劃分，不考慮項(xiàng)目工作的聯(lián)系和結(jié)構(gòu)關(guān)系；而WBS是以工藝流程來(lái)劃分工程項(xiàng)目，每一個(gè)分解單元節(jié)點(diǎn)其要素上不僅包括本節(jié)點(diǎn)的定義，還包括與其他項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)之間的邏輯關(guān)系，這些節(jié)點(diǎn)合在一起要能共同反映項(xiàng)目的工作結(jié)構(gòu)。這種分解思想上的不同造成了WBS最底層的單元節(jié)點(diǎn)（一個(gè)工作包）與合同清單項(xiàng)目形成了多對(duì)多的關(guān)系，即某一個(gè)WBS工作包中包含若干個(gè)清單項(xiàng)目的部分內(nèi)容，同時(shí)一個(gè)清單項(xiàng)目的內(nèi)容也可能分布于不同的WBS工作任務(wù)包中，這個(gè)實(shí)際的問(wèn)題給工程項(xiàng)目實(shí)施WBS帶來(lái)困難。
解決這一矛盾首先要理解WBS方法的實(shí)質(zhì)作用。WBS思想的最本質(zhì)的作用之一：它是在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的進(jìn)度/費(fèi)用的聯(lián)合控制的基礎(chǔ)，如果沒(méi)有這個(gè)功能，WBS編碼就沒(méi)有任何特殊的意義，成了上提到的工作備忘錄。如何進(jìn)行工程項(xiàng)目的進(jìn)度/費(fèi)用的聯(lián)合控制，這個(gè)涉及到贏得值原理（EVC），具體使用方法暫不在本文介紹。
既然理解WBS本質(zhì)作用，就可以針對(duì)問(wèn)題提出對(duì)策。項(xiàng)目業(yè)主方在應(yīng)用WBS方法的時(shí)候，不妨首先將其分為兩個(gè)部分。
（一）上層部分可稱(chēng)做項(xiàng)目大項(xiàng)工作分解結(jié)構(gòu)（project summary work breakdown structure 簡(jiǎn)稱(chēng)PSWBS），把整個(gè)項(xiàng)目按級(jí)別劃分為若干大項(xiàng)和單項(xiàng)，以便于進(jìn)行管理和控制。
（二）WBS的下層部分可稱(chēng)做工程公司標(biāo)準(zhǔn)工作分解結(jié)構(gòu)（contractor’s standard work breakdown structure,簡(jiǎn)稱(chēng)CSWBS）。它是工程承建公司為實(shí)現(xiàn)各自項(xiàng)目費(fèi)用/進(jìn)度綜合控制而建立的標(biāo)準(zhǔn)工作分解結(jié)構(gòu)模式。
業(yè)主方應(yīng)著重做好PSWBS的劃分工作，并與工程承建方共同協(xié)商做好CSWBS的上幾層的劃分工作，而對(duì)于CSWBS的底層的劃分則可以交給工程承建方自己靈活處理。需要注意的是，工程承建方在編制CSWBS的時(shí)候，較高層次CSWBS最好按項(xiàng)目的生命周期各個(gè)階段，各個(gè)里程碑控制點(diǎn)等原則來(lái)劃分；而其底層也并不一定要細(xì)到合同清單項(xiàng)目，盡可能每個(gè)劃分能有一個(gè)相對(duì)完整的項(xiàng)目交付成果。雖然這還是不能消除WBS單元（準(zhǔn)確地說(shuō)是CSWBS層的分解單元）與對(duì)應(yīng)的合同清單項(xiàng)目之間的多對(duì)多關(guān)系，但CSWBS層的最終分解單元的層次關(guān)系是位于合同清單項(xiàng)目之上的，就可以避免兩種分解編碼同一層次出現(xiàn)而產(chǎn)生的混亂。同時(shí)，這樣做既利于實(shí)物工作量和費(fèi)用的衡量統(tǒng)計(jì)，也體現(xiàn)出了控制的作用。
3、如何理解WBS在項(xiàng)目代碼體系中的地位作用？
WBS在很多工程項(xiàng)目管理教材中似乎被夸大了，似乎只要有了它項(xiàng)目管理就一定會(huì)產(chǎn)生高效率，高效益。而在實(shí)際的工程現(xiàn)場(chǎng)單位，WBS卻常常被束之高閣，遠(yuǎn)沒(méi)有合同概清單，文件編碼系統(tǒng)等用得多。工程分解的工作成了工程工作備忘錄，給工程管理人員帶來(lái)了工作上的冗余。出現(xiàn)這種情況筆者認(rèn)為是沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)WBS在項(xiàng)目中的地位，沒(méi)有把它放到項(xiàng)目中系統(tǒng)的看待其關(guān)聯(lián)。
必須認(rèn)識(shí)到WBS不是孤立存在的，它也不是一套大而全的可覆蓋整個(gè)項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)，很多信息，如概算、合同以及管理部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)等都不能在WBS中完整地表現(xiàn)。于是，作為WBS的補(bǔ)充，又出現(xiàn)了OBS（組織分解結(jié)構(gòu)），RBS（資源分解結(jié)構(gòu)）以及文檔圖紙編碼系統(tǒng)等等。而且，在項(xiàng)目信息編碼與代碼系統(tǒng)中WBS要與其他的編碼系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)作用。比如，WBS和OBS結(jié)合就可以進(jìn)行職責(zé)配置：把項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)WBS看作縱軸，組織分解結(jié)構(gòu)OBS為橫軸，通過(guò)兩者的整合確定部門(mén)或個(gè)人的工作任務(wù)和責(zé)任。同理，WBS還可以與其他編碼體系結(jié)合體現(xiàn)其相對(duì)應(yīng)的配置關(guān)系。
同時(shí)，WBS在不同階段也有不同的側(cè)重作用：
WBS初期的作用：確認(rèn)項(xiàng)目范圍。
項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，根據(jù)WBS估算項(xiàng)目進(jìn)度/成本。
項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)，檢查項(xiàng)目是否按時(shí)按量完成；整體項(xiàng)目路徑的調(diào)整；項(xiàng)目進(jìn)度/費(fèi)用的聯(lián)合控制。
項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目績(jī)效衡量。
總的說(shuō)來(lái)，WBS只是項(xiàng)目編碼體系中的一部分，但卻是重要的一部分，它可與其他編碼體系配合體現(xiàn)不同的配置關(guān)系；它是貫穿項(xiàng)目管理全過(guò)程的一條主線(xiàn)，將項(xiàng)目管理各個(gè)階段的工作串聯(lián)起來(lái)，形成項(xiàng)目的集成管理。
4 小結(jié)
上面提到的三個(gè)問(wèn)題，不是孤立的出現(xiàn)的，往往是在項(xiàng)目工作分解的過(guò)程中綜合體現(xiàn)的，只是為了討論的方便，筆者才把它們分解開(kāi)來(lái)論述。最后，對(duì)這三個(gè)問(wèn)題做一個(gè)整體的回顧。
1） WBS是要體現(xiàn)項(xiàng)目?jī)?nèi)容、職責(zé)的明確劃分和責(zé)任落實(shí)。
2） WBS是實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的進(jìn)度/費(fèi)用聯(lián)合控制的核心和基礎(chǔ)。
3） 它是貫穿工程項(xiàng)目全過(guò)程的一條主線(xiàn)，能將計(jì)劃、實(shí)施控制、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)串聯(lián)起來(lái)，形成項(xiàng)目的集成管理。
4） 真正使工程項(xiàng)目管理以項(xiàng)目任務(wù)（工作）為中心，更加強(qiáng)化目標(biāo)管理方法。
WBS的使用方法，應(yīng)注意如下原則問(wèn)題：
1） 在WBS分解前要認(rèn)真研究合同，了解項(xiàng)目的范圍和任務(wù)。
2） WBS是把一個(gè)比較復(fù)雜的事情逐步分解為比較簡(jiǎn)單的過(guò)程, 讓原來(lái)看起來(lái)不可控的一件事情變得清晰和可控, 分解的粒度是“可以分配,可以交付”。
3） 分解中要結(jié)合責(zé)任體系和任務(wù)，把握各責(zé)任人的管理深度。
4） WBS不應(yīng)孤立存在，它可以和項(xiàng)目中其他的編碼體系結(jié)合起來(lái)以體現(xiàn)出不同的管理意義。

來(lái)源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟