新媒體環(huán)境下的沈陽OA信息化

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新媒體環(huán)境下的知識(shí)管理
        隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與移動(dòng)終端技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)管理的初衷沒有改變，但是企業(yè)必須意識(shí)到，知識(shí)管理的手段需要與時(shí)俱進(jìn)。新環(huán)境的變化包括：數(shù)字化、社會(huì)計(jì)算、人口與動(dòng)態(tài)變化、移動(dòng)終端和流媒體視頻。

數(shù)字化
        互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)在當(dāng)下已經(jīng)進(jìn)入到了我們生活中的方方面面。無線網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)終端使得我們可以隨時(shí)隨地的聯(lián)網(wǎng)。有關(guān)統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，所有年齡段的雇員每周要在電腦或智能手機(jī)上面花費(fèi)70、80甚至超過90個(gè)小時(shí)的時(shí)間，來處理工作和個(gè)人相關(guān)的事務(wù)。一周24小時(shí)，時(shí)時(shí)在線，這種對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的依賴性正在深刻地改變著我們工作和生活的方式。

在開會(huì)時(shí)回復(fù)email，在超市排隊(duì)時(shí)回復(fù)電話等等這樣的事情讓很多人以為自己的效率提高了，但實(shí)際上這可能是一種假象。

現(xiàn)代的員工們?cè)诙嘀毓ぷ魅蝿?wù)中真的更加多識(shí)多智了嗎？斯坦福大學(xué)教授克利夫•納斯不這樣認(rèn)為。他的研究結(jié)果顯示，即使是最聰明的人有時(shí)也會(huì)感到無法或不愿在某一件事上集中精力。納斯和他的團(tuán)隊(duì)在研究前曾假設(shè)，從事多元化工作任務(wù)的職員可能更善于：
      1. 過濾。在忽略使人精力分散及不相關(guān)的事的同時(shí)，聚焦于相關(guān)的業(yè)務(wù)。
      2. 轉(zhuǎn)換。在各項(xiàng)工作任務(wù)中快速切換，在零散的時(shí)間段內(nèi)迅速地開始工作。
      3. 組織他們的記憶。把短期的信息轉(zhuǎn)化為長期的記憶，來確保重要的事實(shí)在記憶中留存。

然而實(shí)際的研究結(jié)果卻表明，從事多項(xiàng)工作任務(wù)的職員在每個(gè)項(xiàng)目上都很糟糕。因?yàn)樗麄儠?huì)忽略掉不相關(guān)的信息，無法在大腦中有條理地處理信息，也沒有辦法從一項(xiàng)任務(wù)上快速轉(zhuǎn)到另一個(gè)任務(wù)上。

更為令人困惑的是，所有參與研究的人員都以為他們?cè)诙囗?xiàng)工作任務(wù)上都表現(xiàn)良好。

熟悉精益生產(chǎn)技術(shù)的人都知道，啟動(dòng)時(shí)間（set-up time）并不增加價(jià)值。當(dāng)一個(gè)人從一項(xiàng)工作中轉(zhuǎn)換到另一項(xiàng)工作時(shí)，會(huì)存在啟動(dòng)時(shí)間。HP研究顯示，人們?cè)诠ぷ鞅淮驍嘀笮枰?5分鐘的時(shí)間來重新集中精力。這就意味著我們同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)并不一定高效。所以，在工作中切換，每一次再回到原來的工作事項(xiàng)上時(shí)就會(huì)浪費(fèi)啟動(dòng)時(shí)間。這樣就很可能在繼續(xù)工作前忘掉一些事情。

結(jié)果是顯而易見的：在數(shù)字技術(shù)的潮流中，本以為能夠在較短的時(shí)間內(nèi)完成更多的事務(wù)，實(shí)際上，我們工作得更慢了，獲取信息更為低效，我們理性分析的能力也受到了阻礙。不同的研究結(jié)果表明：大多數(shù)的職員每隔3分5秒的時(shí)間就切換一次工作項(xiàng)目；微軟公司的員工每次被一個(gè)email或即時(shí)消息打斷后，要在15分鐘以后才能完全回到比如編程或撰寫報(bào)告這樣復(fù)雜的腦力工作中。這類的多重項(xiàng)目工作在降低生產(chǎn)率的同時(shí)也給員工增加了壓力。當(dāng)員工每隔一兩分鐘就切換工作項(xiàng)目時(shí)，他們無法深入思考。

如果我們無法改變現(xiàn)狀，也必須雇用甚至鼓勵(lì)多重工作任務(wù)，那么在知識(shí)管理方面，企業(yè)可以有哪些應(yīng)對(duì)措施？

1. 我們應(yīng)當(dāng)假設(shè)員工都是經(jīng)常而頻繁地在不同工作事項(xiàng)當(dāng)中切換的；
      2. 這并不會(huì)使他們的業(yè)績更好，或使他們對(duì)看到的事物發(fā)生注意；
      3.沈陽OA系統(tǒng)的方法和手段不應(yīng)當(dāng)比現(xiàn)有階段更頻繁地打斷或干擾員工的工作；
      4. 即使是一條信息或知識(shí)非常重要，需要保留，我們不能假設(shè)員工會(huì)在需要的時(shí)候想起它。

 社會(huì)計(jì)算（social computing)
        2010年的統(tǒng)計(jì)顯示，全世界18億互聯(lián)網(wǎng)用戶當(dāng)中約有四分之一的用戶都在社交網(wǎng)絡(luò)有注冊(cè)的賬號(hào)，比如Facebook和MySPace。另外有7500萬用戶使用Twitter。專業(yè)人士的社交網(wǎng)址Linkedln有7000萬用戶。僅Facebook到2011年即可預(yù)期擁有用戶6000萬。據(jù)《經(jīng)濟(jì)學(xué)人》描述，如果Facebook是一個(gè)國家的話，它將成為繼印度和中國之后排名第三的人口大國。更令人驚奇的是，F(xiàn)acebook用戶在短短一個(gè)月內(nèi)就發(fā)布了超過35億條的內(nèi)容。

在此背景下，就不難理解企業(yè)員工在使用社會(huì)計(jì)算時(shí)會(huì)感覺自如。社會(huì)計(jì)算、web2.0以及正在興起的社交媒體正在改變知識(shí)管理的理念。我們對(duì)于社交媒體的定義是：可以使人們發(fā)布內(nèi)容并互動(dòng)，因而創(chuàng)造新信息和價(jià)值的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。在非商業(yè)環(huán)境中，當(dāng)人們之間發(fā)生的分享和合作寫作的行為時(shí)，這樣的社交媒體正在成為社會(huì)計(jì)算。

社會(huì)計(jì)算對(duì)于企業(yè)來講最重要的特征是，知識(shí)的產(chǎn)生（包括內(nèi)容的創(chuàng)造、共享、競賽及消費(fèi)），要依賴于員工而非組織本身。每一個(gè)員工因此可以兼具作者、裁判及消費(fèi)者等多重身份。另外，社會(huì)計(jì)算可以使更多的人互動(dòng)并對(duì)內(nèi)容進(jìn)行建設(shè)。Wikis及其它開放性的網(wǎng)絡(luò)在知識(shí)人群參與貢獻(xiàn)時(shí)運(yùn)作得最好；當(dāng)參與討論的人越多時(shí)，對(duì)內(nèi)容的評(píng)定就越準(zhǔn)確；關(guān)鍵字的匯簽越多使用就越有用……我們相信，社會(huì)計(jì)算正在復(fù)興知識(shí)管理，它使員工在通過分享知識(shí)體現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)，參與知識(shí)創(chuàng)造也更加容易。

因此，另外一個(gè)需要關(guān)注的方面，是員工如何參與到社會(huì)計(jì)算當(dāng)中。社會(huì)計(jì)算的特征是越多人參與效果越好。而知識(shí)管理的最大挑戰(zhàn)就是員工的參與熱忱。在內(nèi)容建設(shè)方面，有關(guān)的研究顯示：
       在Facebook上，80%的內(nèi)容是20%的用戶發(fā)布的；
       只有五分之一的Twitter用戶發(fā)布過內(nèi)容，90%的內(nèi)容是由10%的用戶發(fā)布的。

只有少部分的人是內(nèi)容的核心貢獻(xiàn)者，即使是最廣為流行的社交網(wǎng)絡(luò)也要求知識(shí)管理專家來提出一個(gè)有效的知識(shí)管理策略，以真正推動(dòng)員工的參與度。

人口和動(dòng)態(tài)的影響

無論在哪個(gè)行業(yè)，以及任何規(guī)模的企業(yè)，即將退休人員與青年骨干對(duì)知識(shí)的傳承和交接都是許多組織會(huì)面臨的問題。退休人員的離職將帶來巨大的關(guān)鍵隱性知識(shí)的損失，關(guān)鍵隱性知識(shí)包括關(guān)于主要流程和競爭力的組織和技術(shù)知識(shí)。在組織結(jié)構(gòu)變更、快速增長、裁員、內(nèi)部調(diào)崗、及采用新業(yè)務(wù)模式時(shí)，組織也需要識(shí)別并轉(zhuǎn)換知識(shí)。我們也會(huì)看到在關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域里存在著人才缺口、新入職員工無法快速進(jìn)入工作狀態(tài)的現(xiàn)象。一方面，員工們，特別是新員工，被要求快速掌握高深知識(shí)；另一方面，雇主們也在期待更快的利潤回報(bào)及更高的生產(chǎn)力。

人才匱乏是知識(shí)管理的一項(xiàng)重要驅(qū)動(dòng)因素。人口老齡化將帶來少數(shù)年輕人工作以支撐更多的年長者。知識(shí)管理需要適應(yīng)這些人口及組織變化的狀態(tài)。同時(shí)我們也看到，員工們對(duì)于信息和投入的期許正顯著提高，無論是個(gè)人生活還是職場(chǎng)他們都期望獲得更大的成就。

移動(dòng)終端和流媒體視頻
        黑莓、iPhone、智能手機(jī)給知識(shí)管理帶來的新挑戰(zhàn)。對(duì)于這種無處不在的、令人上癮的便攜設(shè)備，知識(shí)管理專家需要厘清：在這樣小巧的終端設(shè)備上分享什么？員工們想要了解多少知識(shí)內(nèi)容，在什么時(shí)間段？我們從RSS、提示系統(tǒng)及Twitter上能學(xué)到哪些與員工溝通的技巧？
       我們還相信，未來是屬于流媒體視頻的，而且知識(shí)管理也必將從中受益。數(shù)碼視頻設(shè)備現(xiàn)在已經(jīng)普及到千家萬戶。YouTube以及大型寬帶使得視頻制作與分享對(duì)于不同年齡段的人都更加容易。

視頻文件比文檔更易于交流，特別是在需要演示的事項(xiàng)上，比如，如何給一只猴子剝香蕉。視頻在情感溝通上也更有優(yōu)勢(shì)。

組織和知識(shí)管理系統(tǒng)如果能夠充分調(diào)動(dòng)員工們對(duì)于移動(dòng)終端和視頻的熟悉和依賴的特性，就能從中大為獲益。假以時(shí)日，人們會(huì)為移動(dòng)終端和流媒體視頻開發(fā)出更為強(qiáng)大的企業(yè)應(yīng)用，這將大幅增強(qiáng)這些工具尋找和信息分享方面的功效。

上述提及的四個(gè)驅(qū)動(dòng)力量是知識(shí)管理在今天所面臨的新環(huán)境，我們認(rèn)為，知識(shí)管理可以很好地協(xié)助今天沉迷于數(shù)字技術(shù)、社交網(wǎng)絡(luò)、信息過量、智能手機(jī)超載及繁忙的員工們。