解析呼叫中心知識庫管理

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

   這些您以前可能都聽說過。技術往往承諾獲得較大的回報，但卻無法實現(xiàn)預期目標。情況是這樣的：技術只有當設計、流程以及實踐來提供支持時才會徹底發(fā)揮作用。
 

  沈陽OA系統(tǒng)系統(tǒng)能夠讓您的信息夢想變?yōu)楝F(xiàn)實，但前提是您必須投入時間及精力并且加以合理運用。

首先要組建合適的團隊

   讓我們用一些好消息來起個頭：知識管理系統(tǒng)并非只是一個負責采集、存儲并提供信息的獨立存儲庫，而是通過與現(xiàn)有數(shù)據(jù)來源之間的交流對客戶問詢做出應答。運用知識管理系統(tǒng)，您需要通過某種途徑與相關數(shù)據(jù)所有者及系統(tǒng)所有者進行交流，邀請他們共同參與規(guī)劃活動。支持這一工作的機構一般會讓呼叫中心、IT 、后臺管理、產(chǎn)品管理、廣告營銷、幫助臺、設計、生產(chǎn)以及其他部門都參與其中。
 

   聯(lián)絡中心團隊成員應邀請新任及資深客戶服務代表以及主題專家參與。不要自以為您掌握了所有業(yè)務流程，即使該流程由您親自設計。與新募員工交流，了解如何通過培訓幫助他們掌握信息。讓您的資深坐席根據(jù)前端人員所需的技能培養(yǎng)其解決問題的能力。您可能會找到一些較富創(chuàng)意的途徑，以搜索并確認能夠良好服務于該項目的信息。
 

   確保您的團隊成員了解知識管理系統(tǒng)如何發(fā)揮作用，及其為利益相關方及項目團隊成員帶來的商業(yè)利益。與您的供應商共同合作，制定成果展示的進度安排并評審系統(tǒng)要求。花費時間在項目目標及范圍上取得一致意見，讓員工對可能取得的成果產(chǎn)生興趣，從而激勵其在發(fā)生運營變化時積極面對該變化。
 

機構變化管理過程

  沈陽OA系統(tǒng)系統(tǒng)的運用與您所熟知的其他技術不同，該系統(tǒng)涉及到與各類不同的體系以及各體系監(jiān)管人員的互動，它能夠改進信息流，從而用于追加銷售及交叉銷售，豐富與客戶之間的交流，分析業(yè)務成果及過程等等。知識管理系統(tǒng)能夠將靜態(tài)數(shù)據(jù)庫轉化為動態(tài)的信息流，簡而言之，知識管理系統(tǒng)是發(fā)生變更的動力因素，如果您的員工習慣了呆在安全的港灣，而知識管理系統(tǒng)令人感覺像是白水漂流，這些感覺可能阻礙有效的設計及實施。
 

   明智的呼叫中心管理人員應與資深的變化管理專業(yè)人員合作，幫助您對挑戰(zhàn)及難題做出預測。做好準備盡可能頻繁地“銷售”該體系，讓機構所有相關部門參與其中。聚焦為機構及利益相關方帶來的業(yè)務效益，鼓勵行為變化與系統(tǒng)變化相一致。在實施之前、實施過程中以及實施之后應聽取基層意見并解決他們所關注的問題。
 

確定當前狀態(tài)，發(fā)展最終狀態(tài)

   當您準備著手某項業(yè)務時，列出多達100 個實際問題并記錄正確答案，其中涵蓋所有產(chǎn)品及服務以及所有常見的用戶意圖等。典型來源包括搜索記錄、呼叫中心的主要要求或對話主題，以及來自各主題專家的建議等。針對各個問題，列出所有能夠提供正確答案的信息來源。出現(xiàn)冗余的系統(tǒng)或存儲庫時，確定可獲取的“正確”內容，考慮使用其他獲取信息的方法。
 

   到這里并沒有完結，還應挑戰(zhàn)團隊思考他們對新系統(tǒng)有著怎樣的預期值。提高客戶滿意度的機遇有哪些？增加收益？擴大自助服務的使用？加快業(yè)務過程？您目前處理事務的情況與您的預期目標之間的差距有哪些？您需要建立哪些信息關聯(lián)性？應建立哪些過程從而為這些關聯(lián)性提供支持？

確保信息的可獲取性

   一旦您確定了信息存在的領域以及搜索引擎找到該信息的途徑，就應確保您的知識管理系統(tǒng)能夠獲取到這些信息。您的IT團隊成員將了解各類數(shù)據(jù)庫的詳細情況及相關的安全獲取要求，他們應與您的知識管理系統(tǒng)供應商共同制定合理的獲取協(xié)議，并確保能夠摘錄相關數(shù)據(jù)。在設計初期階段確定這一活動的進度安排，信息的獲取及安全問題往往會導致項目的延滯。
 

建構您的詞匯表

  沈陽OA系統(tǒng)系統(tǒng)使用智能搜索引擎找到最適合的數(shù)據(jù)資源對用戶問詢做出響應。為開展這一工作，知識管理系統(tǒng)應設計為您所使用的語言。實際上，知識管理系統(tǒng)語言應非常流暢，從而能夠對以不同詢問方式出現(xiàn)的同一問題做出應答。在這一過程中，您可能希望參與交叉職能客戶支持團隊。您應該詳盡地列出您的內部術語、短語及行業(yè)用語，核對質量監(jiān)控錄音及客戶電子郵件，以確定客戶在提及您的產(chǎn)品及服務時是如何描述的。確定您的內部 “方言”與您的客戶所使用語言之間的關聯(lián)性。
 

   詞匯的發(fā)展是知識管理系統(tǒng)實施過程中的一個關鍵成功因素。知識管理系統(tǒng)供應商一般都會在一開始為您提供基本詞匯，有些還會添加一些行業(yè)特定詞匯。但是，您仍然需要花費大量時間創(chuàng)建定制化詞典。幸運的是，最開始它不一定要盡善盡美，知識管理系統(tǒng)的智能作用能夠對搜索結果進行監(jiān)控并不斷完善其詞匯。
 

做出關鍵性的設計及配置決策

   完成某些內容、過程以及技術工作后，您將定義一個系統(tǒng)架構，以獲得建立在用戶群體和業(yè)務流程基礎上的信息。您可以針對不同的用戶群體選擇定制性意見及搜索選項。您可能會研究怎樣使用知識管理系統(tǒng)提高收益，例如，Amazon等在線零售商會提供相關的購買及產(chǎn)品信息以及客戶要求的內容。
 

   考慮使用經(jīng)過管控的答案，這是一種通過搜索功能獲得具體既定答案的方法。經(jīng)管控的答案可能會出現(xiàn)在搜索結果頂端或側欄（主要的搜索結果信息左側或右側的信息框）。該工具能夠促進交叉銷售/追加銷售的機會，或提供其他相關資料，還能夠良好地展示難以獲取的信息或時間敏感型信息。 
 

   最后，考慮使用過程向導，這一定制化的說明能夠以決策樹的格式指導用戶給出答案。知識管理系統(tǒng)能夠幫助您將這一功能整合入文本中，從而幫助新用戶有效找到答案。
 

調整與測試

   在您優(yōu)化系統(tǒng)設計的過程中，找出現(xiàn)實情況下客戶所提出的問題。讓您的知識專家進行系統(tǒng)測試，讓其針對同一問題使用不同的問詢方式，從而對系統(tǒng)的準確性和完整性做出評估。即使擁有最好的前期規(guī)劃及設計，您也會發(fā)現(xiàn)知識管理系統(tǒng)的語言能力狀況往往并不盡如人意。這是正常情況，您可以針對知識管理系統(tǒng)詞匯簡單地做出必要變更并/或編程，繼續(xù)嘗試。 
 

   當您準備完畢時，選擇跨部門的終端用戶為試驗組，并讓他們了解您的測試系統(tǒng)。您應了解他們是否能輕松瀏覽用戶界面，確保他們對所獲得的反饋感到滿意并在必要情況下對系統(tǒng)做出調適。

   有了來自主題專家及試驗組的有益評審，您便可以準備在可控范圍內將該系統(tǒng)地推廣到內部、外部及用戶群體中。
 

管理您的知識管理系統(tǒng)環(huán)境

   管理知識管理系統(tǒng)環(huán)境是一項持續(xù)不斷的過程。雖然需要在不同的時間節(jié)點考慮大量活動，您的重點仍然在于如何為您的用戶群體提供支持。
 

   系統(tǒng)投入使用過程中，您將就如何使用新系統(tǒng)及其商業(yè)目的進行交流，從而繼續(xù)變更管理過程。務必鼓勵利用內容提供和內容評價等關鍵功能，這兩個功能都有利于寶貴數(shù)據(jù)和信息的采集，從而用于系統(tǒng)的調適及演進。
 

  沈陽OA系統(tǒng)系統(tǒng)的報告和分析能力可提供大量系統(tǒng)使用及性能信息。使用搜索分析功能可以報告所遺漏的關鍵概念，從而幫助確定客戶的需求，找到信息差。分析功能還可以提供客戶評級、反饋及調查結果。您可以使用分析功能追蹤信息在發(fā)布工作流程中的狀態(tài)，還可以找出在回答問題、確定最有價值內容時使用最為頻繁的關鍵內容來源及文件。
 

   工作流隊列需要進行持續(xù)的管理和維護。工作流程工具有利于審核現(xiàn)有內容以及編輯/發(fā)布新的內容，該任務可確保相關責任方推動并促進積極成果的獲取。
 

增值
 

  沈陽OA系統(tǒng)系統(tǒng)的實施提出了特殊的挑戰(zhàn)。它跨越機構界限，創(chuàng)建真正的企業(yè)計劃。若處理得當，包括聯(lián)絡中心在內的整個企業(yè)將從中獲益。若該知識管理系統(tǒng)經(jīng)過成功設計及實施，對于所有使用該系統(tǒng)的人來說，“知識就是力量”這一被重復了成千上萬遍的老話將成為現(xiàn)實。