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日上集團在集團管控層面的嚴謹設計
摘要:如果說,2009年之前的創(chuàng)業(yè)、調(diào)整、整合提升為日上集團的擴張奠定了強大的技術實力保障和管理體系保障,那么,2009年之后,伴隨著產(chǎn)能跨區(qū)域布局的推進,SAP系統(tǒng)、泛微制造業(yè)OA管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)的應用,則讓信息化成為日上集團產(chǎn)能擴張之路的核心競爭力之一。
從單獨的一家公司發(fā)展到如今的企業(yè)集團,從廈門區(qū)域性公司發(fā)展到在如今的跨區(qū)域經(jīng)營,再到2011年深圳證券交易所上市,日上集團的發(fā)展正如它的名字一樣,蒸蒸日上,成為國內(nèi)大型鋼制品企業(yè)之一。而在日上集團的產(chǎn)能擴張之路上,我們發(fā)現(xiàn),管理系統(tǒng)作為與日上集團業(yè)務發(fā)展相并列的重要內(nèi)容,成為見證日上集團成長的核心競爭力之一。
日上集團發(fā)展歷程圖(來源于:日上集團官網(wǎng))
如果說,2009年之前的創(chuàng)業(yè)、調(diào)整、整合提升為日上集團的擴張奠定了強大的技術實力保障和管理體系保障,那么,2009年之后,伴隨著產(chǎn)能跨區(qū)域布局的推進,SAP系統(tǒng)、泛微制造業(yè)OA管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)的應用,則讓信息化成為日上集團產(chǎn)能擴張之路的核心競爭力之一。
采購成本與風險控制
作為國內(nèi)大型鋼制品企業(yè)之一,日上集團每年的鋼材采購數(shù)量、涉及金額之大是不言而喻的,隨著勞動力成本不斷上升的當下,如何在保證品質(zhì)的前提下更好地控制采購成本?眾所周知,采購成本通常涉及到采購物品的質(zhì)量要求、付款方式、運輸方式、交期、包裝,以及售后服務等很多很多的變量X,并且任何一個變量的變化都會影響到最終的采購成本,要做好一次采購不難,要持續(xù)地做好談何容易?更何況,在日上集團,采購涉及到總部及各個分公司、多個物料類型,包括主材、輔材、固定資產(chǎn)、設備配件、辦公用品的采購管理等諸多方面?!
在日上集團,通過打通OA與SAP的集成應用,為整個采購過程提供了一個完全電子化的管理平臺。通常采購人員在收到采購計劃之后,在初步詢價階段,采購人員會在SAP系統(tǒng)里創(chuàng)建好相應的采購比價單,而詢價完成之后,采購人員需要在制造業(yè)OA管理系統(tǒng)系統(tǒng)里邊提交采購比價單,由領導審批之后采購專員才能在ERP生成訂單。而在比價審批過程中,系統(tǒng)會自動調(diào)取與采購物料相關的審批參數(shù),包括采購價格、采購數(shù)量、歷史采購價格、系統(tǒng)庫存等信息,供領導作為審批參考,同時如若審批領導在審批過程中重新議價,也可以直接填寫新報價,提交審批后新的報價信息將回寫到SAP系統(tǒng)用以生成菜單。
據(jù)日上制造業(yè)OA辦公軟件負責人介紹,采購審批流程的電子化,使得采購過程更加透明、可控,也避免了由于人為操作而帶來的風險。與此同時,在日上集團,處于綜合因素的考量,存在著多種采購方式,主材采取集中采購的方式,而輔材、辦公用品則是分區(qū)域獨立采購。而不同的物料采購、不同的公司的采購行為,也通過泛微制造業(yè)OA管理系統(tǒng)統(tǒng)一的審批平臺得以很好的兼管。
過程管理與費用控制
在日上集團,費用報支流程是最為普遍和價值最凸顯的應用之一。一是在于費用報支流程與SAP個人財務報支模塊的集成,另一個在于費用報支與出差申請、行程計劃的緊密結合。據(jù)日上制造業(yè)OA辦公軟件負責人介紹,以前財務做費用報銷,年終的報表只能夠統(tǒng)計部門的費用,而沒辦法統(tǒng)計每個人的費用報支情況,也無法把費用報支與業(yè)務事件相關聯(lián)去獲得一個客觀的考量。而通過打通泛微OA的費用報支流程與SAP個人財務報表,日上集團運用技術的手段解決了這個難題。在OA費用報支流程里,則是把費用精確到所在部門、成本對象,進而費用報支結果返回SAP生成個人財務報支單,并且財務報支單與個人績效掛鉤。更具價值的是,有了OA費用報支的流程做事前控制,最終的財務報表可以很明確地體現(xiàn)出每筆費用用在什么方向、什么客戶、什么項目上,一目了然,這對于集團財務管控無疑至關重要。
與費用報支流程相比,把費用報支與出差申請結合起來的應用則是把過程管理的理念融入其中。針對在外出差的員工,日上集團的費用報支與出差流程是合并在一起的,在填寫出差申請的時候,要附帶明確的行程計劃,并且需要每天反饋項目進展,關聯(lián)相關的費用,所有的事項、所有的花費都在流程里邊體現(xiàn)和進行控制,同樣的,審批結果寫回SAP財務模塊進行交互,形成統(tǒng)一的報表,最終成為對項目指標、人員績效的考核,同時出差信息與SAP系統(tǒng)的考勤模塊對接,作為考勤統(tǒng)計的依據(jù)。
日上集團出差申請及費用報支
在日上集團,類似這樣的應用還有很多,而這些融合了日上集團管理特色的流程,或許也像我們傳遞一個信息,日上集團之所以能在產(chǎn)能擴張的路上走得快而穩(wěn),并非是受到好名字的特別眷顧,相反地,我們從中深切地感受到,依托信息化的平臺,日上集團在集團管控層面的嚴謹設計。
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