淺淡企業(yè)文檔管理排序問(wèn)題及方法

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　　企業(yè)信息化讓電子文檔成為企業(yè)智慧財(cái)產(chǎn)的主要載體，信息化程度越高，企業(yè)產(chǎn)生的電子文檔就會(huì)越多。能否管理好企業(yè)文檔并充分挖掘企業(yè)智慧財(cái)產(chǎn)的價(jià)值，文檔管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化程度的重要考察指標(biāo)。

　　傳統(tǒng)上，企業(yè)文檔無(wú)論保存在什么地方，都呈現(xiàn)出一個(gè)樹狀的結(jié)構(gòu)，通過(guò)不同的分類，可以把企業(yè)在相關(guān)目錄中，因此，可能會(huì)出現(xiàn)多級(jí)子目錄的情況，雖然在理論上可以同從根目錄開始，通過(guò)一條也許很長(zhǎng)的路徑(例如A電腦D盤C目錄下的B子目錄下的E文件)，直到找到文檔。在效率至上的競(jìng)爭(zhēng)社會(huì)里，是不允許這樣的，于是人們采用了搜索的辦法來(lái)解決這一問(wèn)題，將樹狀的文檔結(jié)構(gòu)扁平化，這同樣也產(chǎn)生了一個(gè)問(wèn)題，那就是準(zhǔn)確性，這個(gè)問(wèn)題就需要設(shè)計(jì)合適的排序機(jī)制來(lái)解決。實(shí)際上，排序在人機(jī)交互上是一個(gè)值得考慮的細(xì)節(jié)，一個(gè)合適的排序機(jī)制可以是企業(yè)文檔更加有序，具有更好的可讀性，提高文檔管理工作的效率。

　　要理解企業(yè)文檔排序機(jī)制，首先要對(duì)企業(yè)文檔的基本構(gòu)成進(jìn)行分析。一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)文檔由 文字、照片、圖紙、表格、音頻、視頻 等等元素構(gòu)成，類型相當(dāng)復(fù)雜，電子文檔的多樣性給文檔管理帶來(lái)很大不便。大型企業(yè)一般會(huì)針對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，動(dòng)用天文數(shù)字的人力物力財(cái)力，建立起一整套完善的文檔管理機(jī)制，而對(duì)于中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，投入大量資源開發(fā)自己的文檔管理機(jī)制是沒(méi)有必要的，大都會(huì)采取如下幾種方式：

　　一、 Email方式

　　通常是將保存在郵件附件中，這種方式在中小企業(yè)中很常見，它有自己先天的優(yōu)勢(shì)，那就是傳播速度快，利用已有的成熟郵件系統(tǒng)及郵件客戶端(如outlook、foxmail、thunderbird等)，可以對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行歸檔和分發(fā)，這種方式，基本上是通過(guò)時(shí)間排序來(lái)管理企業(yè)文檔的。缺點(diǎn)顯而易見，如果采取自己搭建企業(yè)郵局的方式，一則企業(yè)郵局軟件花費(fèi)很高，二則受網(wǎng)速的影響很大;如果采用大網(wǎng)站提供的服務(wù)，除要考慮網(wǎng)速影響文檔管理外，還要考慮郵件附件大小限制對(duì)企業(yè)保存的不利因素。更重要的是這些文檔是分散保存在不同的郵箱之中，很難能適應(yīng)一個(gè)企業(yè)文檔可能出現(xiàn)多個(gè)版本的情況以及其他不可預(yù)料的情況。

　　二、文件共享服務(wù)器

　　在文件服務(wù)器中對(duì)文件進(jìn)行分門別類存放，通過(guò)文件共享對(duì)文檔進(jìn)行管理，有比較簡(jiǎn)單的搜索功能，仍然很難對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行挖掘和再利用，這種方式基本上就是分類排序和時(shí)間排序的結(jié)合體。

　　三、專業(yè)

　　一些比較大的軟件開發(fā)商，如泛普文件管理系統(tǒng)、微軟等，為中小企業(yè)提供了許多解決方案，開發(fā)出了許多專業(yè)文檔管理軟件，更多的企業(yè)采用專業(yè)工具來(lái)管理文檔，尤其是高科技企業(yè)。這種方式比較先進(jìn)，能夠很好控制文檔的來(lái)源、流向、時(shí)間等等。

　　在企業(yè)中采取的任何排序方式，都來(lái)自于對(duì)文檔基本屬性的定義。不管企業(yè)文檔的表現(xiàn)形式是什么樣的，都不會(huì)改變其基本屬性.