企業(yè)文檔管理需要注意一些什么問題？

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　　泛普軟件指出，企業(yè)文檔管理需要注意的是：

　　1，文檔的分類要清晰。將不同的文檔分成不同的類別，放在不同的文件夾之內(nèi)。便于查找。

　　2，清晰易懂的文件命名。命名能夠反映文件的內(nèi)容，便于查詢。

　　3，文件版本記錄要清楚。不同時間、不同時期的不同版本，要分清。

　　4，文檔流通記錄要記錄。

　　5，文檔電子備份。為安全起見，對文檔要進行安全掃描備份，防止文件丟失等意外情況。

　　6，文件管理者的流動管理。管理者流動，會造成文件管理的混亂，所以在交接時一定要交接好。

　　當前，企業(yè)文檔管理工作正面臨著深刻的改革。上述問題的產(chǎn)生，既有歷史的原因，也有現(xiàn)實的原因，要解決這些問題，企業(yè)管理部門就必須正視現(xiàn)實，調(diào)整管理思路，改進管理方法，適應新形勢的要求。

　　(一)、加大宣傳力度，提高企業(yè)員工文檔意識　　文檔工作是企業(yè)全局工作的重要組成部分，企業(yè)領導及文檔管理部門領導要提高對文檔管理工作重要性的認識，進一步解放思想，摒棄舊觀念，樹立新觀念，適應新形勢，以開放、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作的發(fā)展方略，積極尋找文檔工作同企業(yè)中心工作的結(jié)合點，實實在在地解決文檔工作中存在的問題和困難，促使企業(yè)文檔工作快速發(fā)展。

　　(二)、明確責任，強化文檔管理工作者的責任意識　　堅持推行文書部門或業(yè)務部門立卷歸檔的制度，同時檔案部門要積極主動地協(xié)助立卷部門做好工作，發(fā)揮部門、業(yè)務部門熟悉文件形式和辦理過程的優(yōu)點，提高案卷質(zhì)量和工作效率，作為一個文書工作人員或檔案管理人員，應以高度負責的精神做好自己的本職工作。

　　(三)、運用“六個特征”，掌握科學立卷的方法　　一般情況下文件可以根據(jù)六種特征立卷，按問題特征立卷、時間特征立卷、名稱特征立卷、作者特征立卷、通訊特征立卷、地區(qū)特征立卷，把若干具有相同特征的文件組合在一個案卷內(nèi)，這就是按文件特征立卷，是一種比較科學的方法，通常是根據(jù)文件的實際情況，靈活地結(jié)合運用2～3個特征來組立一個案卷，只要掌握基本的方法，再根據(jù)本企業(yè)的實際情況，靈活抓住文件的主要特征，然后根據(jù)文件數(shù)量多少，保存價值，文件之間的聯(lián)系等方面情況，結(jié)合其他特征細分，能更好的為企業(yè)檔案工作服務。

　　(四)、科學組卷，保證企業(yè)文件材料的保存價值　　由于嚴格的組織管理和生產(chǎn)程序是確保產(chǎn)品質(zhì)量，增加企業(yè)生存和競爭力的關鍵，而嚴格的組織管理和生產(chǎn)程序主要是由執(zhí)行組織管理職能和規(guī)定生產(chǎn)程序的現(xiàn)行文件來體現(xiàn)，所以提供豐富的價值的借鑒性史料，便于機關日后工作中對有關文件的繼續(xù)貫徹執(zhí)行。在文書材料中，有的效用是一次性的或短時期的。實踐證明，對這類文書材料保存最好的方法就是及時地裝訂成卷。按照一定的制度由文書檔案室或交檔案館進行科學管理。以備及時地調(diào)卷、查考和利用。

　　(五)、加強觀念創(chuàng)新，提高企業(yè)文件與檔案管理者的素質(zhì)

　　為了使這項管理走入良性循環(huán)發(fā)展軌道，需要不斷提高其管理者的素質(zhì)。具體包括：

　　1、提高文件與檔案管理機構素質(zhì)人才的構成比例　　高素質(zhì)的文件與檔案管理者群體的形成是提高其信息工作整體水平，從而全面、有效地服務于企業(yè)各項活動的前提和基礎。

　　2、加強對在職文件與檔案管理者的培訓　　提高企業(yè)高素質(zhì)的文件與檔案管理者的構成比例，加強對其在職人員，特別是中青年專業(yè)技術骨干的繼續(xù)教育，是使文件與檔案管理者工作適應企業(yè)跨世紀可持續(xù)發(fā)展需要的重要人才保障。

　　3、加強企業(yè)文檔管理者的觀念創(chuàng)新　　文檔工作者如果沒有創(chuàng)新的認識，文檔工作的創(chuàng)新就無從談起。因此，文檔工作者要適應文檔工作網(wǎng)絡化的要求，在工作中滲透創(chuàng)新思想、開展創(chuàng)新實踐。企業(yè)領導者應當充分認識企業(yè)文檔職能型、管理型、知識型、信息型的特點，科學把握企業(yè)發(fā)展與企業(yè)文檔管理的內(nèi)在聯(lián)系，注重發(fā)揮文檔的潛在生產(chǎn)力，并對文檔工作給予應有的支持。企業(yè)文檔工作者應當順應企業(yè)文檔事業(yè)發(fā)展趨勢，樹立“管理型、信息型、服務型”觀念，加強自身職業(yè)修養(yǎng)，否則就難以提高檔案服務水平。

　　4、提高企業(yè)檔案管理者學習創(chuàng)新　　要做好新時期的文檔工作，隊伍建設至關重要。一方面，檔案人員要樹立正確的價值觀，要樹立學習上不進則退的思想。另一方面，企業(yè)管理者要以新的方式、新的觀念全方位發(fā)掘、培養(yǎng)、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷嘗試采用新的模式激勵檔案人員充分發(fā)揮其聰明才智，為企業(yè)發(fā)展提供智力支持。

　　企業(yè)文檔管理隊伍建設應朝著知識結(jié)構綜合化、年齡結(jié)構階梯狀、性別比例適度、高學歷人員所占比例適當?shù)哪繕伺?，只有這樣才能實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的持續(xù)、長久、高效發(fā)展。檔案工作者不僅應掌握如何合作計算機網(wǎng)絡、如何利用復讀機處理信息等技術，還應學會利用網(wǎng)絡進行檔案信息的應用開發(fā)、用軟件來管理檔案，比如泛普軟件泛普OA系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。