企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)意義

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 　　文檔管理系統(tǒng)簡單來說是為了解決企業(yè)與個體之間的文檔管理混亂，知識孤立等問題，目的是將所有企業(yè)文件集中起來，能夠有序且高效地進(jìn)行分類整合、同步及管理，從而構(gòu)建企業(yè)專屬的文件資源庫。

　　一、泛普軟件—企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)意義

　　1、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)文檔無不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一文檔管理系統(tǒng)，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。文檔不僅要統(tǒng)一管理，而且還要人人具有保密意識。

　　2、決策支撐

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對比，沒有文檔就無法進(jìn)行。文檔管理良好的企業(yè)，死文檔強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開文檔管理。

　　3、資料庫

　　文檔管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時，只需在文檔室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞民傷財，準(zhǔn)備道具、背景。文檔管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無一害。文檔管理實在是一舉多得的事情。

　　4、文檔有序化管理

　　不同企業(yè)對文檔管理的需求是有所不同的，文檔管理系統(tǒng)具備自定義文檔結(jié)構(gòu)和屬性的功能，從而滿足企業(yè)在業(yè)務(wù)文檔管理上的不同需求，通過文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)實體文檔和電子文檔的有序化管理。

　　二、文檔管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)哪些功能?

　　一個優(yōu)質(zhì)的文檔管理系統(tǒng)需要具備對現(xiàn)有文檔進(jìn)行管理，還需要能夠準(zhǔn)確快速的將新的紙質(zhì)文檔進(jìn)行電子錄入、存儲以及團(tuán)隊共享，在存儲紙質(zhì)文檔時可以自動識別文檔內(nèi)容并輸出文字信息，文檔分類歸檔后團(tuán)隊共享瀏覽，方便員工與管理者協(xié)同辦公，保證文檔信息更新的及時性和統(tǒng)一性。

　　文檔管理過程中文檔的存儲也同樣需要依托于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將內(nèi)外部文檔統(tǒng)一錄入傳輸?shù)较到y(tǒng)當(dāng)中，而文檔的錄入也是多樣性，面對紙質(zhì)類文檔，管理系統(tǒng)基于圖形處理技術(shù)研發(fā)智能文字識別，無論是雜志、報紙、書本都可以通過系統(tǒng)智能輕松識別轉(zhuǎn)換成文字，形成電子文檔并上傳。

　　綜上所述，文檔管理系統(tǒng)可以構(gòu)建企業(yè)知識權(quán)限體系，對不同角色的員工開放不同級別的知識庫，保證知識安全。讓知識查詢調(diào)用更加簡單，充分利用知識成果，提高工作效率，減少重復(fù)勞動。提供知識問答模式，將一些知識庫中缺少的經(jīng)驗性知識挖掘出來。