企業(yè)搭建數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)的意義

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 　　隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)在管理中也開始實(shí)現(xiàn)數(shù)字化應(yīng)用，逐漸將企業(yè)日常辦公信息化，企業(yè)電子信息數(shù)據(jù)主要以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫和非結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)庫為主，但音頻視頻文件、資料合同等電子文檔并沒有進(jìn)行規(guī)范化的管理，因此企業(yè)文檔管理系統(tǒng)對于企業(yè)日常辦公管理尤為重要。

　　一、泛普軟件—企業(yè)搭建數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)的意義

　　1、 集中存儲

　　該功能可以有效地讓企業(yè)的文檔材料，集中存放到服務(wù)器中，并且無論是本地員工還是異地員工都可以隨時(shí)隨地的上傳企業(yè)資料，完成收容。

　　2、全文索引

　　這個(gè)功能對于企業(yè)員工進(jìn)行檔案查找時(shí)，是非常有幫助的一個(gè)功能，就好比百度的搜索框一樣，在檔案管理系統(tǒng)中，企業(yè)員工可以快速從海量資料中查找到自己想要的文件。

　　3、權(quán)限管理

　　檔案管理的這個(gè)功能可以有效的保護(hù)一些企業(yè)的機(jī)密檔案，一些權(quán)限不足或者等級不夠的員工無法查看道企業(yè)的文檔，自然也就避免了很多可能造成企業(yè)文檔泄露的情況出現(xiàn)。

　　4、數(shù)據(jù)備份

　　檔案管理系統(tǒng)中的企業(yè)文檔，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫備份和本地備份的雙重保障，即使是企業(yè)的本地存儲出現(xiàn)了問題，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中的文檔丟失，檔案管理系統(tǒng)也可以從云端進(jìn)行數(shù)據(jù)的還原，讓企業(yè)的文檔更加的安全。

　　二、文檔管理系統(tǒng)的運(yùn)用價(jià)值

　　傳統(tǒng)的文檔管理大多是依靠人工對紙質(zhì)文檔歸檔整理，隨著企業(yè)規(guī)模增大、各類業(yè)務(wù)文檔數(shù)量增長、儲存紙質(zhì)文檔的空間需求不斷增加，這種管理模式極易造成混亂，且檢索時(shí)間長，不僅導(dǎo)致文檔管理效率低下，一旦出現(xiàn)文檔破損丟失等問題，會給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。

　　企業(yè)文檔管理系統(tǒng)不僅能夠幫助企業(yè)將內(nèi)部各類文書、紙質(zhì)文件、購銷合同等電子類文檔進(jìn)行綜合管理，同樣針對以往傳統(tǒng)文檔管理方式的弊端進(jìn)行規(guī)范，簡化了繁瑣的管理工作流程，提高了電子文檔管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)文檔信息越來越智能化。

　　總之，文檔管理系統(tǒng)的意義在于，構(gòu)建系統(tǒng)的知識庫，對紛雜的知識內(nèi)容和格式分門別類管理，從而形成科學(xué)系統(tǒng)的知識體系，高效服務(wù)于知識學(xué)習(xí)利用，評估知識資產(chǎn)量、使用率、增長率。創(chuàng)建知識地圖，清晰了解知識分布狀況，提供管理決策依據(jù)。