文檔管理的安全性問題

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 　　文檔管理的安全性問題

　　如何管理積累的大量知識(shí)文檔使其不至于流失，并得到充分的利用，是讓很多企業(yè)非常頭疼的問題?？茖W(xué)的文檔管理能讓這個(gè)難題迎刃而解。

　　知識(shí)管理正在得到我國企業(yè)的廣泛重視。企業(yè)管理層在推進(jìn)知識(shí)管理時(shí)候常常會(huì)遇到很多問題：知識(shí)管理的戰(zhàn)略該如何制定?企業(yè)的知識(shí)資源該如何梳理?企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)該如何建設(shè)和應(yīng)用?解決以上問題的關(guān)鍵在于科學(xué)的文檔管理。

　　企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時(shí)，通常會(huì)被三個(gè)問題困擾。其一，企業(yè)的知識(shí)資源內(nèi)容龐雜、體系繁多，如何通過一個(gè)統(tǒng)一的體系對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行分類;其二，當(dāng)所有知識(shí)都已被放在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理起來后，應(yīng)用時(shí)該如何確保這些知識(shí)的安全性;其三，面對(duì)海量的知識(shí)文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到所需的文檔內(nèi)容。

　　目錄設(shè)置 有效分類文檔

　　企業(yè)知識(shí)文檔的數(shù)量往往都很大，這就需要設(shè)置知識(shí)庫的目錄來進(jìn)行管理。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)組織架構(gòu)來設(shè)置文檔的目錄。如把集團(tuán)的文檔單獨(dú)放在一個(gè)目錄下，把不同業(yè)務(wù)部門的文檔放在不同業(yè)務(wù)部門的目錄下。但是，這種分類方法可能會(huì)有個(gè)問題：當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，就需要重新調(diào)整分檔的分類。因此，采用這種分類方法時(shí)，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門的特點(diǎn)結(jié)合起來。

　　知識(shí)庫目錄一般是分層級(jí)的。第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來設(shè)置，如集團(tuán)、子公司A、子公司B等這樣一個(gè)體系來設(shè)置。第二層可根據(jù)職能部門的特點(diǎn)來劃分。財(cái)務(wù)部、人力資源部等部門的職能相對(duì)穩(wěn)定，如財(cái)務(wù)管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)報(bào)表管理等內(nèi)容，這對(duì)所有企業(yè)來說基本上是相同的。因此，可以按照這個(gè)維度設(shè)置知識(shí)庫的二級(jí)目錄。再比如說，營銷領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論等。按照這些理論來設(shè)置營銷領(lǐng)域的文檔目錄，也是一個(gè)比較好的方法。這樣，就無須再探討營銷領(lǐng)域的職能到底屬于哪個(gè)部門。

　　此外，設(shè)置知識(shí)庫目錄還需要遵循兩大原則。

　　第一，相互獨(dú)立、完全窮盡?；ハ嗒?dú)立是指如果一個(gè)文檔在某一個(gè)目錄下存在，就不能出現(xiàn)在其他目錄。目錄之間是相互獨(dú)立的，不能重疊、交叉。完全窮盡是指知識(shí)庫目錄應(yīng)該覆蓋企業(yè)所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。

　　第二，層級(jí)不宜過多。一般來講，企業(yè)知識(shí)庫目錄設(shè)置不能超過四層。否則，就會(huì)影響員工維護(hù)、應(yīng)用知識(shí)庫的積極性。同時(shí)還要注意的是，知識(shí)庫目錄的設(shè)置要以滿足用戶需求為準(zhǔn)則。

　　權(quán)限體系 保證文檔安全

　　由于每一個(gè)知識(shí)庫目錄都對(duì)應(yīng)著相應(yīng)的部門，找到知識(shí)庫目錄和公司部門對(duì)應(yīng)的映射關(guān)系，就可以通過橫向的權(quán)限設(shè)置來控制文檔，如財(cái)務(wù)相關(guān)目錄下的文章主要在財(cái)務(wù)部門應(yīng)用，營銷相關(guān)目錄下的文檔在營銷部門和市場(chǎng)部門應(yīng)用，業(yè)務(wù)部門的文檔主要在業(yè)務(wù)部門應(yīng)用。這樣，就避免了部門之間交叉泄露的可能性。

　　縱向文檔權(quán)限的設(shè)置要考慮文檔和用戶兩個(gè)因素。企業(yè)可以給每個(gè)文檔設(shè)置相應(yīng)的安全級(jí)別。有些普通的文檔，如企業(yè)文化、常用的規(guī)章制度等，其安全級(jí)別是比較低的，可以在企業(yè)內(nèi)部充分共享。而像合同、財(cái)務(wù)相關(guān)的機(jī)密報(bào)表等文檔，只能在小范圍內(nèi)內(nèi)容共享，其安全級(jí)別就應(yīng)該設(shè)置得比較高。同樣，還可以給系統(tǒng)中的每個(gè)用戶都設(shè)置安全級(jí)別，