全面預(yù)算管理系統(tǒng)分析

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全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)克服預(yù)算編制的繁瑣、預(yù)算控制的乏力、預(yù)算分析的滯后，以及預(yù)算決策的失靈等諸多問題。

新的一年開始了，去年的預(yù)算還未調(diào)整徹底，今年的預(yù)算工作卻已提上日程，以期指導(dǎo)企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。上至企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，下到車間員工，都在為預(yù)算忙碌著。

“每年從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預(yù)算就需要兩個(gè)月的時(shí)間?！?

“初次匯總的結(jié)果中資本開支往往超過集團(tuán)規(guī)定的合理范圍，運(yùn)營開支也一般都會(huì)高于保證公司預(yù)算指標(biāo)完成的上限?！?

“財(cái)務(wù)部門不易判斷具體業(yè)務(wù)需求，預(yù)算調(diào)整經(jīng)常要花費(fèi)大量時(shí)間; 財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門都是平級(jí)部門，在業(yè)務(wù)部門各自爭取資源時(shí)，也需要耗費(fèi)精力來協(xié)調(diào)?！?

為了解決預(yù)算管理人員所面臨的問題，建立預(yù)算管理信息化平臺(tái)成為企業(yè)的必由之路。

全面預(yù)算管理面臨的挑戰(zhàn)

1． 相對靜態(tài)的預(yù)算流程

在沒有信息化手段支持的全面預(yù)算管理過程中，預(yù)算數(shù)據(jù)編制、匯總的手工工作量較大，預(yù)算管理人員的主要精力都耗費(fèi)在數(shù)據(jù)的收集、檢查、審核、匯總等繁瑣工作中，工作效率較低。大量低效細(xì)節(jié)工作使得很多企業(yè)的全面預(yù)算管理變成了一個(gè)相對靜態(tài)的管理過程，難以滿足快速變化的外部市場環(huán)境對企業(yè)應(yīng)對速度的要求。預(yù)算分析的周期長，滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算等預(yù)算管理方法易淪為空談。

2． 控制能力差

全面預(yù)算制定過程本質(zhì)上是一個(gè)企業(yè)有限資源優(yōu)化配置的過程?，F(xiàn)實(shí)情況卻是: 預(yù)算確定后，缺乏有效的手段進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行的事前控制，全面預(yù)算管理的資源優(yōu)化配置和控制作用難以發(fā)揮，導(dǎo)致預(yù)算和實(shí)際執(zhí)行成為互不關(guān)聯(lián)的兩張皮。

3． 協(xié)作困難

手工全面預(yù)算管理環(huán)境下，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享的工作平臺(tái)。數(shù)據(jù)缺乏有效的組織，散落在各業(yè)務(wù)部門，難以有效地加以組織利用，數(shù)據(jù)版本容易發(fā)生混淆，這些都給企業(yè)的全面預(yù)算管理帶來較大的工作量和管理難度。同時(shí)，由于缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)平臺(tái)，各級(jí)部門在預(yù)算的申報(bào)、審批、下發(fā)等管理流程中的橫向、縱向溝通效率較低。

應(yīng)對挑戰(zhàn)的5個(gè)辦法

全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)在功能上需要覆蓋完整的預(yù)算管理循環(huán)，如下圖1所示，一個(gè)完整的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)從功能上應(yīng)劃分為: 預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析及管理駕駛艙四個(gè)主要的模塊。

在管理流程方面，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)應(yīng)該支持靈活的預(yù)算方案定義，同時(shí)提供預(yù)算編制、審批、控制、分析、調(diào)整等全過程的流程支持，如圖2所示。

1． 預(yù)算信息系統(tǒng)要建立在多維數(shù)據(jù)模型之上

全面預(yù)算管理的特點(diǎn)決定了全面預(yù)算信息化系統(tǒng)是一個(gè)面向分析的管理系統(tǒng)，而不是一個(gè)單純面向交易的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在面向分析的管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)是由多個(gè)維度（角度）描述的，銷售收入的數(shù)據(jù)是由產(chǎn)品、時(shí)間、渠道、客戶、區(qū)域、部門、人員等多個(gè)角度定義的。在對銷售收入的預(yù)算或?qū)嶋H發(fā)生數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的時(shí)候，分析人員可能會(huì)關(guān)心按產(chǎn)品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入，或者按照不同的維度組合進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢。這些都要求面向分析的管理系統(tǒng)建立在一個(gè)多維度的數(shù)據(jù)模型上。

2． 預(yù)算編制

預(yù)算編制是預(yù)算得以實(shí)施的前提條件。在這個(gè)過程中，預(yù)算管理人員將會(huì)面臨各種各樣的問題，對信息系統(tǒng)的要求也各有不同:

（1）全面預(yù)算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務(wù)邏輯，從銷售、生產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)、費(fèi)用分?jǐn)?、成本?jì)算，涉及到企業(yè)的方方面面。因此，信息系統(tǒng)要能夠靈活地建立復(fù)雜的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)模型。

（2）企業(yè)業(yè)務(wù)邏輯經(jīng)常變化，并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化。因此，信息系統(tǒng)建立的預(yù)算模型要能夠適應(yīng)不斷變化的管理需求和業(yè)務(wù)邏輯，系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化。

（3）全面預(yù)算要求各業(yè)務(wù)單元廣泛參與，各單元按照分工的不同，各自處理相應(yīng)的數(shù)據(jù)。因此，信息系統(tǒng)要具有完善的權(quán)限管理功能，能夠設(shè)定數(shù)據(jù)權(quán)限（單元格級(jí)），以保證企業(yè)的數(shù)據(jù)安全。

（4）企業(yè)各業(yè)務(wù)單元的地理位置可能相距很遠(yuǎn)。因此要求信息系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性，適應(yīng)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使本地用戶和外地用戶都能方便地參與預(yù)算管理過程。

（5）預(yù)算的組織協(xié)調(diào)難度很大，數(shù)據(jù)審核、匯總的工作量也大。因此，信息系統(tǒng)要能夠提供預(yù)算管理的流程、自動(dòng)的數(shù)據(jù)分發(fā)、匯總支持，提供預(yù)算流程管理的效率。

（6）全面預(yù)算最終要體現(xiàn)為財(cái)務(wù)預(yù)算，預(yù)算編制過程中有大量的財(cái)務(wù)規(guī)則和財(cái)務(wù)計(jì)算。因此，要求系統(tǒng)能夠提供財(cái)務(wù)智能工具，減少公式、規(guī)則的定義工作量，提高編制效率。

（7）預(yù)算編制、調(diào)整過程中會(huì)產(chǎn)生不同版本的數(shù)據(jù)，容易造成版本管理混亂。因此要求系統(tǒng)具有較強(qiáng)的版本管理功能，保存不同版本的數(shù)據(jù)。

3． 預(yù)算分析

多維數(shù)據(jù)分析對于預(yù)算分析功能來說尤為重要，系統(tǒng)要能夠?qū)σ延械念A(yù)算和實(shí)際發(fā)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行靈活、快速的多角度分析、查詢，而不需要通過定義復(fù)雜的報(bào)表或公式來對數(shù)據(jù)進(jìn)行展現(xiàn)。在預(yù)算分析中管理人員面臨的困難以及對信息系統(tǒng)的要求如下:

（1）管理人員需要從不同角度了解預(yù)算執(zhí)行情況，洞察差異產(chǎn)生的原因，因此要求信息系統(tǒng)能夠支持多維數(shù)據(jù)分析，可以靈活、快速地完成各種數(shù)據(jù)分析、查詢操作。

（2）實(shí)際數(shù)據(jù)分散在財(cái)務(wù)、ERP、CRM等多個(gè)系統(tǒng)中，從這些系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)要耗費(fèi)大量的工作時(shí)間。因此，系統(tǒng)應(yīng)該提供數(shù)據(jù)接口工具，具有整合不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的能力。

（3）實(shí)際情況發(fā)生變化后，預(yù)測調(diào)整的工作量大，效率低，因此要求系統(tǒng)能夠提供預(yù)測、模擬的功能，快速做出預(yù)算調(diào)整。

4． 預(yù)算控制

預(yù)算控制是企業(yè)開展全面預(yù)算管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理信息化需要考慮的一個(gè)重要方面。通過預(yù)算控制系統(tǒng)，企業(yè)預(yù)算管理部門可以很方便地對各預(yù)算單位的預(yù)算進(jìn)行有效的預(yù)警和控制。

通過將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合可望達(dá)到事前控制的目標(biāo)。在審批流程中，業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)起人和審批人能夠從系統(tǒng)中實(shí)時(shí)得到該項(xiàng)預(yù)算信息（預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)發(fā)生數(shù)、預(yù)算余額等），并據(jù)其判斷業(yè)務(wù)活動(dòng)能否發(fā)生（審批流程如圖3所示）。

在從業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)起人填寫申請單到部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)審批以及主管副總或總經(jīng)理的審批過程中，控制系統(tǒng)要能夠自動(dòng)在該項(xiàng)業(yè)務(wù)申請單上顯示該項(xiàng)活動(dòng)的年度總預(yù)算數(shù)、本月預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)執(zhí)行數(shù)、本月實(shí)際發(fā)生數(shù)等數(shù)據(jù)。與預(yù)算分析系統(tǒng)相同，控制系統(tǒng)也需要具有同實(shí)際核算、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)及預(yù)算編制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力，保證各模塊的信息無縫連接。

5． 決策支持

完善的全面預(yù)算管理系統(tǒng)不但要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能，還要能夠?yàn)楣芾頉Q策層提供直觀的、儀表盤式的關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)展示; 能夠動(dòng)態(tài)顯示預(yù)算的關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實(shí)際執(zhí)行情況，并能夠針對特定指標(biāo)鉆取到明細(xì)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。（本文作者系諾亞舟咨詢公司技術(shù)總監(jiān)） (ccw)