如何規(guī)避OA辦公系統(tǒng)實施風(fēng)險

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　　在上一篇文章中，我們介紹了OA辦公系統(tǒng)實施風(fēng)險的前兩項：選型盲目和技術(shù)風(fēng)險，今天繼續(xù)和華天動力OA的實施部經(jīng)理劉鵬一起介紹剩下的五項。

　　風(fēng)險三、沒有考慮服務(wù)成本和便利性

　　因為OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)和二次開發(fā)無以為繼，而被迫放棄使用的用戶并不在少數(shù)。這些用戶往往已經(jīng)習(xí)慣了這套系統(tǒng)，但服務(wù)得不到及時響應(yīng)，系統(tǒng)升級成本太高，只能使用最簡單的幾項功能，最后導(dǎo)致系統(tǒng)越來越萎縮。

　　這種問題是OA辦公系統(tǒng)的先天問題，是很難解決的。出現(xiàn)這種問題的用戶大多使用了一些項目化的產(chǎn)品，需要進行大量的二次開發(fā)才能符合本企業(yè)的需求。

　　或者使用了一些服務(wù)成本很高的開發(fā)技術(shù)，如LOTUS、SharePoint等。這種架構(gòu)的OA辦公系統(tǒng)技術(shù)復(fù)雜，又無法遠(yuǎn)程服務(wù)，服務(wù)成本往往是JAVA等技術(shù)的好幾倍。這就導(dǎo)致系統(tǒng)的技術(shù)支持、功能升級、license拓展等費用不堪重負(fù)。

　　據(jù)了解，在5年前采用LOTUS平臺的OA用戶，現(xiàn)在絕大部分都已經(jīng)停用了。

　　風(fēng)險四、沒有考慮和其他系統(tǒng)的整合問題

　　這種情況在近幾年內(nèi)越來越多，因為OA辦公系統(tǒng)涉及面廣，包容性強，所以用戶需要將OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺，發(fā)揮統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。這時候就需要OA系統(tǒng)具有很開放的架構(gòu)和很強的整合能力。

　　劉鵬說，在OA系統(tǒng)和ERP、財務(wù)等第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)整合，是當(dāng)前非常重要的一項應(yīng)用，華天動力的“工作流2.0”概念就是在這種背景下提出的。但一些OA辦公系統(tǒng)因為技術(shù)架構(gòu)不合理或者設(shè)計水平欠缺，導(dǎo)致這種需求無法實現(xiàn)，或者實現(xiàn)起來非常麻煩，這就大大削弱了OA系統(tǒng)的使用價值，也加重了企業(yè)信息孤島的問題，這樣用戶得到的只是一個功能單一的OA辦公系統(tǒng)，早換是要換掉的。

　　風(fēng)險五、功能不細(xì)致

　　現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)的功能普遍存在一個誤區(qū)，就是求全不求細(xì)，看起來林林總總功能齊全，但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺。比如缺乏即時通訊工具、接收文件時不能直接歸檔、內(nèi)外部郵件不能互相轉(zhuǎn)發(fā)、工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)、不能直接生成統(tǒng)計報表等等細(xì)節(jié)問題。

　　尤其是工作流技術(shù)，這是OA辦公系統(tǒng)的核心，不深入體驗是看不出來差別的。以“工作流管理專家”著稱的華天動力OA系統(tǒng)為了讓用戶有一個最詳盡的體驗，在自己的網(wǎng)站（www.oa8000.com）上提供了免費、免注冊的在線試用和下載試用，這種完全開放的作法非常值得業(yè)內(nèi)企業(yè)借鑒。

　　風(fēng)險六、功能不易用

　　這個問題一直被廠家和用戶所忽略，但卻在很大程度上影響了OA辦公系統(tǒng)的實施成功率。

　　在所有企業(yè)管理軟件中，OA辦公系統(tǒng)的涉及面最廣，各類型人員電腦水平千差萬別，如何在功能不斷增加的同時，盡量提升系統(tǒng)的易用性，減少實施障礙，讓各種人員能夠快速接受，樂于使用，是一項非常重要的工作。

　　劉鵬說，OA系統(tǒng)的實施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會很快冷卻，再好的功能和技術(shù)都是空談。劉鵬稱華天動力是業(yè)內(nèi)最早提倡OA易用性的廠商，事實證明，這種做法是正確的。

　　風(fēng)險七、功能不適用

　　OA辦公系統(tǒng)里面的很多功能模塊只提供一些最基本、最通用的管理職能，如果客戶的要求很高，或則很個性化，那么這些功能往往就不能真正滿足需要了，典型如資產(chǎn)管理、人力資源、客戶關(guān)系、項目管理等。

　　一個很簡單的道理是：你不能指望OA系統(tǒng)中集成的這些功能模塊，能夠達(dá)到獨立的資產(chǎn)或人事管理等系統(tǒng)吧。

　　而且，沒有一種標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品會滿足所有人的需求，如果用戶發(fā)現(xiàn)不適用后不愿意投資做二次開發(fā)，或則系統(tǒng)本身也不便于做二次開發(fā)，那么就會慢慢的導(dǎo)致這些功能的閑置。

　　部分功能的欠缺可能不會導(dǎo)致用戶完全廢棄OA辦公系統(tǒng)，但只能勉強的使用一些最簡單的功能，如信息發(fā)布、文件傳遞等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)應(yīng)有的價值，這無疑也是一種失敗。

　　據(jù)筆者觀察，這種處于半死亡狀態(tài)的“僵尸”客戶占據(jù)了失敗案例的大多數(shù)。

　　最后，筆者建議，OA辦公系統(tǒng)的選型要關(guān)注未來發(fā)展，而不是眼前問題；關(guān)注綜合成本，而不是購買價格；關(guān)注親身試用，而不是廠家介紹。這樣，系統(tǒng)的失敗幾率就會大大降低。