如何解決客戶投訴的最佳方案

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當(dāng)你身為顧客，卻對所受到的服務(wù)不滿時，你是會向服務(wù)人員提出抱怨，還是轉(zhuǎn)而向其它朋友訴苦，叫他們千萬別上當(dāng)受騙？如果你決定提出抱怨，你會希望服務(wù)人員怎么處理？而在什么樣的情況下，你才可能再度成為這個服務(wù)對象的客戶？

這幾個問題，牽引出的是企業(yè)對于客戶抱怨處理的服務(wù)能力。相信你也已發(fā)現(xiàn)，這項(xiàng)客戶服務(wù)能力（service orientation），正是許多企業(yè)在征選及培訓(xùn)人才時，最在意的工作技能之一。有人認(rèn)為，客服是服務(wù)業(yè)的專有名詞，只有服務(wù)業(yè)需要特別加強(qiáng)客服能力。然而事實(shí)上，無論是任何產(chǎn)業(yè)，消費(fèi)的客戶都是公司利潤的主要來源（如果沒人買我們的產(chǎn)品，豈不是要關(guān)門大吉了），所以不同行業(yè)的交易消費(fèi)形態(tài)也許不盡相同，但良好的客戶關(guān)系之維持，對于各行各業(yè)永續(xù)經(jīng)營的重要，則是舉世皆然。不知你是否也注意到，消費(fèi)，其實(shí)是情緒的產(chǎn)物，感覺對了，你才會花錢；而服務(wù)，則是為了要創(chuàng)造客戶正面的情緒經(jīng)驗(yàn)（讓你喜歡和我來往，下回才會再度光臨）。

所以在服務(wù)的過程中，情緒才是真正的主角?？头檰柊吐澹↗anelle Barlow）有個精彩的比喻，她認(rèn)為企業(yè)和每個客戶之間都有一個情緒賬戶，每一次愉快的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，就會在這個情緒賬戶中存入一筆數(shù)目；而每一次負(fù)面的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，就立即在情緒賬戶中提領(lǐng)一筆數(shù)目（有時甚至連本帶利計算呢）。任何情緒賬戶一旦透支，也就意味著這個賬戶關(guān)閉，客戶關(guān)系到此結(jié)束。

為了維持這個情緒賬戶，服務(wù)人員當(dāng)然得小心翼翼照顧每一次與客戶的接觸；而當(dāng)客戶對服務(wù)提出抱怨時，更是考驗(yàn)服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵時刻，這個情緒賬戶究竟是穩(wěn)定還是死定，往往就看這一刻的反應(yīng)能力了。

處理客戶抱怨的黃金步驟

你一定聽過全面品管TQM（Total Quality Management）吧。在這個以提升質(zhì)量為導(dǎo)向的全方位計劃當(dāng)中，專家們?yōu)椤缚蛻簟棺隽烁虾跣聲r代的定義：客戶指的是所有會用到我的服務(wù)之對象，所以有外部客戶（花錢購買的消費(fèi)者）及內(nèi)部客戶（公司內(nèi)部使用我所提供的服務(wù)的同事、上司）之分別。因此，不論你我在哪個職位上，都有著需要服務(wù)的客戶；而廣義來看，你我當(dāng)然也都是客服人員，必須具備超優(yōu)的客戶抱怨處理能力。

既然如此，那就快快來了解處理客戶抱怨的黃金步驟吧！

1.發(fā)揮同理心，仔細(xì)聆聽抱怨內(nèi)容

用關(guān)懷的眼神看著客戶，不但專心聆聽，并且發(fā)揮同理心，把對方的談話做個整理：您的意思是因?yàn)?hellip;…而覺得很不滿是嗎？

2.表示感謝，并解釋為何感激客戶的抱怨

對方愿意花時間精力來抱怨，讓我們有改進(jìn)的機(jī)會，當(dāng)然應(yīng)該感謝他。更重要的是，先說聲謝謝，會讓對峙的敵意驟降：謝謝您特別花費(fèi)寶貴的時間來告訴我們這個問題，讓我們能有立刻改進(jìn)（補(bǔ)救）的機(jī)會。

3.誠心誠意道歉

萬一有錯，趕快為事情致歉：很抱歉我（們）做錯了……；要是錯不在己，仍應(yīng)為客戶的心情損失致歉：很抱歉讓您這么不高興……

4.承諾將立即處理，積極彌補(bǔ)

接著要處理事情。請先表達(dá)積極處理的誠意：我很樂意盡快幫您處理這個狀況……如需要詢問細(xì)節(jié)及其它相關(guān)信息，別忘了先說：為了能盡快為您服務(wù)，要跟您請教一些數(shù)據(jù)……萬一你直接就咄咄逼人地問道：你是跟誰說的？哪一天說的？你確定他是這么回答的？對方恐怕就會誤認(rèn)你在嚴(yán)刑拷打、推卸責(zé)任，會更惱羞成怒了。

5.提出解決方法及時間表

別徑自做決定：就這么辦……；而是要將決定權(quán)交給客戶：您是否同意我們這樣做……這么一來，同意權(quán)在對方手上，他會感覺受到尊重而怒氣不再，接著就得快速處理錯誤，同時別忘了盡可能彌補(bǔ)客戶損失，以挽救客戶心情。

6.處理后確認(rèn)滿意度

處理過后再跟客戶聯(lián)系，確認(rèn)對方滿意此次的服務(wù)，一方面了解自己的補(bǔ)救措施是否有救，同時也能加深客戶受尊重的感覺：都過了二、三天，你依然把我放在心上……

7.檢討作業(yè)流程，避免重蹈覆轍

最后，當(dāng)然應(yīng)該學(xué)到改進(jìn)的方法，以防患于未然。

客戶的抱怨不是麻煩，是機(jī)會

客訴處理真有那么重要嗎？以下是一個客戶在菲律賓酒店的親身經(jīng)驗(yàn)。

在菲律賓的宿霧，我找到了一家度假中心。一樓房間的落地窗一推開，就能直接滑進(jìn)偌大的礁湖中游泳，放眼望去有沙洲、有椰林，再加上一望無際的水波，風(fēng)景真是棒極了。真好，我當(dāng)下就決定多待上幾天。沒想到第二天一大早推開落地窗，天啊，原先的一大池水怎么全不見了？映入眼簾的景象換成了幾個工作人員，拿著震天價響的清潔機(jī)器，站在池子中央來回地工作。

我的水呢？滄海桑田，竟然發(fā)生在一夕之間。我看著身上的泳裝，決定打電話問個分明。兩分鐘后，飯店的當(dāng)班經(jīng)理珍娜親自回了電話，以下是她的響應(yīng)：張小姐，謝謝你打電話來告訴我們你的不滿，讓我們有立刻改進(jìn)的機(jī)會。很抱歉由于我們的客房通知系統(tǒng)出了問題，沒將泳池定期清理的消息通知你，造成你的不便，的確是我們的錯誤，我感到非常的抱歉。原來如此，我心想，知道認(rèn)錯道歉，態(tài)度還算不錯！

她繼續(xù)說：我了解你之所以選擇敝飯店，是因?yàn)槲覀兊木坝^以及戲水的方便性，為了表達(dá)我由衷的歉意，昨天晚上的房價幫你打?qū)φ?。喔，我沒開口她就自動提出，果然有誠意。她又繼續(xù)說：但由于池子大，要清上二、三天，即使打折也仍然不能解決你在這無水可游的問題。這樣吧，如果不會造成你太大的不便，接下來的幾天，我很樂意幫你升等到私人別墅（private villa），里面有自己的露天泳池及按摩池，不曉得你覺得這樣的安排合適嗎？

我覺得這樣的安排非常合適！我聽到自己樂不可抑地說。原先的不滿一掃而空，這下的心境只能用心花怒放來形容啦。搬進(jìn)別墅的當(dāng)晚，我正浸在泳池中仰頭賞月，服務(wù)人員敲門送進(jìn)來一瓶不錯的紅酒，是來自珍娜的特別問候。

這家飯店這次的客訴處理有造成情緒存款嗎？Well，你想呢？我不但決定要盡早再回去這家每個工作人員都叫得出我名字的飯店；在回來之后的一個月內(nèi)，我也已經(jīng)大力推薦這家飯店給兩個企業(yè)經(jīng)理人，作為春節(jié)員工旅游的地點(diǎn)：五星級設(shè)備，六星級服務(wù)，去了你絕不會后悔！

想來有趣，時常在企業(yè)界做EQ與客訴處理訓(xùn)練的我，即使深諳其中道理，每次在碰到了客訴處理步驟被精準(zhǔn)執(zhí)行的情況時，心中仍然會欣喜若狂、感動不已。哈！情緒的力量的確不同凡響。

所以，客戶的抱怨不是麻煩，是機(jī)會。只要掌握了EQ訣竅，你就能漂亮地反敗為勝，化情緒提款為存款，將抱怨的客戶變成死忠的客戶。