出納基礎(chǔ)工作之憑證篇（二）：原始憑證

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　　一、什么是原始憑證

　　原始憑證，又稱原始單據(jù)，是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄、證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的原始憑證，是進行會計核算的原始資料。原始憑證記載著大量的經(jīng)濟信息，又是證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的初始文件，與記賬憑證相比較，具有較強的法律效力，所以它是一種很重要的憑證。

　　 二、原始憑證的種類

　　1、外來原始憑證

　　外來原始憑證是指同外部單位發(fā)生經(jīng)濟往來關(guān)系時，從外部單位取得的原始憑證。如購貨時取得的發(fā)貨票、付款時所取得的收據(jù)等。

　　2、自制原始憑證

　?。?）一次憑證，是指憑證的填制手續(xù)是一次完成的，用以記錄一項或若干項同類性質(zhì)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證。外來原始憑證和大部分自制原始憑證都是一次憑證，如收貨單、發(fā)貨單、購貨發(fā)票、付款收據(jù)、費用報銷

　?。?）累計憑證是在一定時期內(nèi)連續(xù)記錄同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，期末按其累計數(shù)作為記賬依據(jù)的自制原始憑證。主要適用于經(jīng)濟重復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，如工業(yè)企業(yè)用的限額領(lǐng)料單。

　?。?）記賬編制憑證。在企業(yè)自制的各種原始憑證中，一般都是以實際發(fā)生或完成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為依據(jù)，由經(jīng)辦人員填制并簽章，但有些自制原始憑證，則是由會計人員根據(jù)已經(jīng)入賬的結(jié)果，對某些特定事項進行歸類、整理而編制的。這種根據(jù)賬簿記錄而填制的原始憑證，稱為記賬編制憑證。如月末確定已銷商品成本時，根據(jù)庫存商品賬簿記錄所編制的成本計算表；月末計算產(chǎn)品生產(chǎn)成本時，所編制的制造費用分配表以及月末所編制的利潤分配計算表等。

　?。?）匯總原始憑證。實際工作中，為了集中反映某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的總括情況，并簡化記賬憑證的填制工作，往往將一定時期內(nèi)若于記錄同類性質(zhì)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證匯總編制成一張原始憑證，這種憑證稱為匯總原始憑證。如收貨匯總表、商品銷貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等。匯總原始憑證所匯總的內(nèi)容，只能是同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，即：將反映同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的各原始憑證匯總編制一張匯總原始憑證，不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。 匯總原始憑證也屬于原始憑證的范疇。

　　三、原始憑證的填制和審核

　　1、原始憑證的基本要素

　　原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成情況，明確有關(guān)單位與人員經(jīng)濟責(zé)任的證明單據(jù)。因此，必須認真如實地填制好原始憑證。雖然不同的原始憑證有其反映的不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、不同的格式，但都包含有以下幾個要素： （1）原始憑證的名稱； （2）原始憑證的編號； （3）填制原始憑證的日期； （4）填制和接受原始憑證的單位名稱； （5）有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容； （6）經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量、計量單位、單價和金額總量； （7）有關(guān)部門與人員的簽名或蓋章； （8）憑證附件。

　　2、原始憑證填制的要求

　　原始憑證是具有法律效力的證明文件，是進行會計核算的重要原始依據(jù)。原始憑證的填制必須符合下列基本要求：

　　（1）記錄真實 原始憑證必須實事求是地填寫經(jīng)濟業(yè)務(wù)，原始憑證上填制的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實際情況完全符合，確保憑證內(nèi)容真實可靠。

　?。?）填制內(nèi)容要完整，不可遺漏 原始憑證必須按規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項填寫齊全，同時必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員簽字蓋章，對憑證的真實性和正確性負完全的責(zé)任。

　?。?）要明確經(jīng)濟責(zé)任 原始憑證上要有經(jīng)辦人員或部門的簽章。外來的原始憑證，從外單位取得的，必須蓋有填制單位的財務(wù)公章，從個人取得的，必須有填制人員的簽名或蓋章；自制原始憑證，必須有經(jīng)辦單位負責(zé)人的簽名或蓋章；對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位的財務(wù)公章。

　?。?）填制及時，按照規(guī)定程序傳遞、審核，以便據(jù)以編制記賬憑證。

　?。?）書寫清晰，字跡工整 原始憑證要用藍黑墨水書寫，支票要用碳素墨水填寫。兩聯(lián)或兩聯(lián)以上套寫的憑證，必須全部寫透。大小寫金額數(shù)字要符合規(guī)定，正確填寫。原始憑證上的文字和數(shù)字都要認真填好，要求字跡清楚，易于辨認，不得任意涂改、刮擦或挖補。一般憑證如果發(fā)現(xiàn)錯誤，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定方法更正。而有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款收支業(yè)務(wù)的憑證，如果填寫錯誤，不能在憑證上更正，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，重新填寫，以免錯收錯付。 　　　　　　　　　　　　　　     （6）各種原始憑證要延續(xù)編號 如果憑證已預(yù)先印定編號，如發(fā)票、支票、收據(jù)等，在需要作廢時，應(yīng)當(dāng)加蓋　　“作廢”戳記，并連同存根和其他各聯(lián)全部保存，不得隨意撕毀。

　　3、原始憑證的審核

　　 對會計憑證的審核是會計監(jiān)督的一個重要手段。原始憑證填制以后，為了保證其真實可靠，會計部門在據(jù)此填制記賬憑證人賬前，必須對其進行嚴格的審核。審核主要包括兩個方面：

　?。?）審核原始憑證所汜錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合理性、合法性主要是審查記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)法律、法令、制度和政策；是否執(zhí)行了預(yù)算、合同和計劃，是否符合經(jīng)濟核算的原則。若發(fā)現(xiàn)有違法違紀(jì)行為，要拒絕執(zhí)行，并向有關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　?。?）對原始憑證的合理性進行技術(shù)性審核主要是審核原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求，即憑證所載的內(nèi)容是否與實際情況一致，該填的項目是否遺漏，數(shù)字是否清楚準(zhǔn)確，書寫是否規(guī)范，有關(guān)部門與人員是否都已簽名或蓋章。對有技術(shù)性問題的原始憑證要退回，補齊手續(xù)或更正錯誤。