怎樣填制原始憑證

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　　無(wú)論是外來(lái)原始憑證；還是自制原始憑證，都必須在每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成時(shí)直接取得或填制。這是填制和復(fù)核會(huì)計(jì)憑證的最基本、最一般的原則要求。因?yàn)橹挥羞@樣才能提供明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)以及經(jīng)辦人、驗(yàn)收人和負(fù)責(zé)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任的證明資料。不得將多項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯總填制原始憑證，因?yàn)槟菢泳突煜藭r(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量，以及有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。這不符合要求的。原始憑證大部分是由各單位業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填制，但也有少部分由財(cái)會(huì)人員填制，如各種收款收據(jù)、費(fèi)用計(jì)提與攤配表、現(xiàn)金解款單、支票進(jìn)賬單、出納報(bào)告單等，為了保證原始憑證能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、清晰地反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，提高會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量，并真正具有法律效力，原始憑證的填制必須做到真實(shí)可靠、手續(xù)完備，內(nèi)容完整、書(shū)寫(xiě)清楚，連續(xù)編號(hào)、及時(shí)填制。具體講應(yīng)注意以下問(wèn)題：

　?。?）從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章（一般蓋財(cái)務(wù)專用公章），沒(méi)有公章的原始憑證不能作為報(bào)賬的依據(jù)。有些特殊的原始憑證，出于習(xí)慣和使用單位認(rèn)為不易偽造，可不加蓋公章。但這些憑證一般具有固定的特殊的公認(rèn)的標(biāo)志，如車(chē)船票、飛機(jī)票等。

　?。?）從個(gè)人處取得的原始憑證應(yīng)有填制人員的簽名或蓋章。為了穩(wěn)妥起見(jiàn)，還應(yīng)在原始憑證上注明填制原始憑證的個(gè)人的經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)或居住地點(diǎn)。

　?。?）自制原始憑證同樣具有法律效力，雖不一定加蓋公章，但一定要有完整的簽審手續(xù)。經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人、審核人、簽領(lǐng)人一定要簽名或蓋章；經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人所指定的人員的簽名或蓋章也視為有效。

　?。?）對(duì)外開(kāi)出的原始憑證，必須加蓋本單位的公章，一般用財(cái)務(wù)專用章。不蓋公章的原始憑證是無(wú)效憑證。

　　（5）購(gòu)買(mǎi)實(shí)物的原始憑證，必須有實(shí)物驗(yàn)收說(shuō)明；支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，付款人不能自己證明自己確實(shí)付出了款項(xiàng)。

　　（6）一式幾聯(lián)的原始憑證，必須用雙面復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)，并連續(xù)編號(hào)。因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因而作廢，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，整份保存，不得缺聯(lián)。復(fù)印的原始憑證不能作為記賬憑證的依據(jù)。

　　（7）已經(jīng)銷(xiāo)售的物品被退回，實(shí)物要驗(yàn)收入庫(kù)或另作處理。退還款時(shí)，要先填制退貨發(fā)票。用現(xiàn)金退款時(shí)，要取得對(duì)方的收款收據(jù)；以銀行存款退還的，以銀行結(jié)算憑證記賬聯(lián)作為證明，不得以退貨發(fā)票代替對(duì)方的收據(jù)。

　?。?）職工因公借款，應(yīng)填寫(xiě)正式借據(jù)作為記賬憑證的附件，這種借據(jù)因?yàn)橐鳛橛涃~的憑證，不能退還給借款者，職工用報(bào)銷(xiāo)的差旅費(fèi)沖銷(xiāo)或退還借款時(shí)，由出納人員另開(kāi)收據(jù)或用圖下表（表1-3）一類(lèi)單據(jù)作為證明，并向借款人說(shuō)明不退借據(jù)的原因。

　　表1-3三星公司專用借據(jù)

　　1998年8月27日

　　今借到人民幣壹仟伍佰元整（￥1500.00）其中：支票元，現(xiàn)金1500.00元系因公出差借支  批準(zhǔn)人：劉麗借款人：張懷英  經(jīng)手人：吳納   借款結(jié)算聯(lián)

　　日期金額（元） 9月11日
　　
    報(bào)銷(xiāo)金額1480.00

　　交回金額20.00

　　尚欠金額0.00

　　出納簽章吳納

　　（9）經(jīng)過(guò)行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，批文是不可缺少的原始憑證。年終，如果需要將批文抽出另行保管時(shí)，應(yīng)當(dāng)復(fù)印一份作為附件替換正式批文。

　?。?0）對(duì)重要空白原始憑證，應(yīng)指定專人保管，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用單，注明用途、領(lǐng)用單位、領(lǐng)取人以及空白原始憑證的起訖號(hào)碼。用完后，要以存根銷(xiāo)號(hào)。例如空白發(fā)貨票、空白收款收據(jù)，運(yùn)輸企業(yè)的空白車(chē)票、船票等。

　?。?1）購(gòu)買(mǎi)專控商品，除了銀行轉(zhuǎn)賬或匯款憑證、銷(xiāo)貨方開(kāi)出的發(fā)貨票、本單位的購(gòu)物入庫(kù)或使用證明外，還必須附有社會(huì)集團(tuán)購(gòu)買(mǎi)力?？剞k公室簽辦的批準(zhǔn)購(gòu)買(mǎi)文件。沒(méi)有批文，雖是真實(shí)的，但卻不合法，不能報(bào)賬。

　?。?2）發(fā)生頻率極高，性質(zhì)、內(nèi)容相同，只是每張憑證反映金額不同的原始憑證，在編制記賬憑證之前，可按制度規(guī)定編制原始憑證匯總表，例如每天收取的押金，向個(gè)人開(kāi)出的銷(xiāo)貨發(fā)票或報(bào)銷(xiāo)的醫(yī)藥費(fèi)等。原始憑證匯總表應(yīng)具備以下內(nèi)容：編號(hào)、填制日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額、制證人、審核人、收款人、所附原始憑證張數(shù)。匯總表就像流水賬單，按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序號(hào)登記，最后加以合計(jì)。這些原始憑證如果數(shù)量不太多，可以附在匯總表后面，如果數(shù)量太多，應(yīng)單獨(dú)編號(hào)裝訂，妥善保管備查。