OA辦公系統(tǒng)對項目管理有哪些支持

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OA辦公系統(tǒng)是為了提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實踐和公認(rèn)的項目管理知識體系(PMP)，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點，為組織量身定制項目管理流程、培養(yǎng)項目經(jīng)理團(tuán)隊、建立項目管理信息系統(tǒng)、對項目提供顧問式指導(dǎo)、開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹和執(zhí)行。OA辦公系統(tǒng)關(guān)注于與上級組織或客戶的整體業(yè)務(wù)目標(biāo)相聯(lián)系的項目或子項目之間的協(xié)調(diào)計劃、優(yōu)先級和執(zhí)行情況。OA辦公系統(tǒng)的功能和作用可以分為日常型職能和戰(zhàn)略型職能。通過項目辦公室，項目成員可以得到他們所需要的管理支持。以下列出了項目辦公室可以為項目組成員提供的管理支持內(nèi)容。

　　1、進(jìn)度管理

　　項目進(jìn)度表讓項目組成員知道了誰該做什么工作和什么時間要完成工作。這些信息通常通過計算機的進(jìn)度軟件來編制，想ABT Project Workbench、Microsoft Project，Porject Scheduler等。早在1980年，當(dāng)易掌握使用的進(jìn)度軟件問世時，普遍認(rèn)為項目成員都應(yīng)該學(xué)習(xí)使用這種軟件，并在項目管理中應(yīng)用它。然而，很快就被證明，讓項目成員整天坐在電腦旁操作這些軟件來實施項目并不能很好地利用他們的時間和技能。

　　項目辦公室最早的職能之一就是提供能夠代表項目成員進(jìn)行項目計劃編制的人員。這些人要能熟練應(yīng)用計劃軟件。他們跟項目組成員共同工作，并根據(jù)項目需要對計劃進(jìn)行及時的更新。

　　2、工時管理

　　填寫工時表是項目組成員必須做的一項工作。他們必須定期的，一般是每周，填寫工時表以說明他們在項目工作中所花費的時間。如果項目成員參加的是不止一項工作，這其實是一個普遍現(xiàn)象，那么他們必須及時填寫工時表以記錄花在每項工作中的時間，否則這些工作的名稱及其代碼以后可能會想不起來。

　　項目辦公室的人員能幫助維護(hù)工時表。他們可以經(jīng)常跟項目組成員碰面，也許一二個月一次，來了解每個項目組成員完成工作的情況，然后匯制總的工時報告，逐項列明在報告期內(nèi)所完成工作的詳情，而項目組成員只需為項目辦公室的人員提供自己花費在逐項工作中的時間就可以了。

　　3、報告編制和分發(fā)管理

　　隨著項目的實施，隨之就會產(chǎn)生各種各樣的執(zhí)行結(jié)果，對這些結(jié)果必須進(jìn)行記錄并分發(fā)給與之相關(guān)的項目人員。有些直接發(fā)給客戶以便他們了解項目的進(jìn)程，其他的都是一些必須定期完成的項目進(jìn)展例行報告，比如，每月一次的進(jìn)度狀況報告。項目辦公室的人員就可以編寫和分發(fā)這些報告。

　　4、可視工作室管理

對于較大型的持續(xù)超過3～4個月的項目，建立“可視工作室”的確是個很好的主意?！翱梢暪ぷ魇摇钡奶卣骺梢杂泻艽蟮牟煌?，它可以是計算機化的電子公告板這種“虛擬”的空間，可以是一間小型的辦公室，也可以是配備有各種設(shè)計先進(jìn)的電子設(shè)備的復(fù)雜工作室。項目辦公室人員可以負(fù)責(zé)維護(hù)“可視工作室”，比如，維持一個收藏有關(guān)項目管理文獻(xiàn)和項目發(fā)展歷史資料的圖書室。

　　5、人員配備

　　項目管理支持職能通常不需要具有豐富經(jīng)驗和技能的項目專業(yè)人員，但要求人員具有很強的管理能力。比如說，他們要非常熟悉基本的辦公管理程序，如將信件歸檔、準(zhǔn)備和重新編寫報告等。他們還要熟悉計算機、熟諳基本的文字處理和電子表格編制。

　　專業(yè)知識可通過工作實踐和課堂培訓(xùn)獲得。比如，項目辦公室人員可通過參加培訓(xùn)學(xué)會使用專門的用于維護(hù)項目費用和進(jìn)度數(shù)據(jù)的進(jìn)度計劃軟件，有時還可以邀請有經(jīng)驗的項目管理顧問到項目辦公室來工作，以確保項目支持工作到位。

　　6、文檔資料管理

　　隨著項目的完成，其