淺談企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)與設(shè)計(jì)

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案例背景：A公司是一個(gè)以建設(shè)地產(chǎn)項(xiàng)目為主的中型企業(yè)。隨著公司項(xiàng)目的增多與項(xiàng)目復(fù)雜性的增加公司一些原有的地產(chǎn)項(xiàng)目管理方法與開(kāi)發(fā)流程已不能適應(yīng)發(fā)展的需要,公司職能式組織管理結(jié)構(gòu)與項(xiàng)目型企業(yè)的矛盾日益突出。

公司問(wèn)題：如何消除公司部門壁壘提高項(xiàng)目工作效率,有效控制追蹤與評(píng)估項(xiàng)目變更,改進(jìn)公司原有標(biāo)準(zhǔn)和流程, 提高企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度, 成為A 公司啞待解決的問(wèn)題。為解決問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)從職能式的技術(shù)分塊模式向整合型的項(xiàng)目管理組織轉(zhuǎn)變八公司需要成立一個(gè)部門來(lái)保障項(xiàng)目管理方法與流程的不斷更新。

解決措施：OA辦公系統(tǒng)建設(shè)方案被提出并付諸實(shí)踐，公司從高層管理人員及中層管理人員中抽出12人參加OA辦公系統(tǒng)培訓(xùn), 希望通過(guò)PM O建設(shè)有力推動(dòng)公司項(xiàng)目管理規(guī)范化提高公司資源配置效率, 改善公司內(nèi)部溝通"基于以上背景八公司OA辦公系統(tǒng)建設(shè)考慮了其建設(shè)的主要目標(biāo)、基本原則、具體設(shè)計(jì)。

一、OA辦公系統(tǒng)的主要目標(biāo)

   1、總體目標(biāo)

   在一定預(yù)算內(nèi)和A 公司現(xiàn)有資源基礎(chǔ)上建立一個(gè)能很好協(xié)調(diào)各職能部門,通過(guò)改進(jìn)或建立公司標(biāo)準(zhǔn)和流程, 不斷交付成果, 提高公司項(xiàng)目管理成熟度的OA辦公系統(tǒng)。通過(guò)OA辦公系統(tǒng)建設(shè)將項(xiàng)目管理理念融入公司房地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中最終實(shí)現(xiàn)A公司向項(xiàng)目型企業(yè)轉(zhuǎn)型的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。

   2、分目標(biāo)

   建立項(xiàng)目管理辦公室( PM O) 制定切合實(shí)際的PM O 工作開(kāi)展計(jì)劃; 識(shí)別公司正執(zhí)行的項(xiàng)目與將要執(zhí)行的項(xiàng)目劃分優(yōu)先級(jí); 整理公司的現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)與流程, 成為知識(shí)管理中心; 培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理成為學(xué)習(xí)成長(zhǎng)中心; 執(zhí)行項(xiàng)目的評(píng)審和項(xiàng)目檢查成為管理控制中心; 成為決策支持中心。

二、OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的基本原則

   1、與公司發(fā)展戰(zhàn)略相匹配原則

   PM O 的發(fā)展戰(zhàn)略一定要和A 公司中長(zhǎng)期發(fā)展的戰(zhàn)略保持一致, 這樣OA辦公系統(tǒng)才能得到高級(jí)管理層的重視, 才能獲得建設(shè)OA辦公系統(tǒng)所需要的各種資源, 才能使OA辦公系統(tǒng)的可交付成果對(duì)公司的發(fā)展更有價(jià)值與意義。

   2、與公司組織結(jié)構(gòu)、組織文化相協(xié)調(diào)原則

   企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)建設(shè)不僅僅是要成立一個(gè)部門。從OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的短期來(lái)看是為了解決企業(yè)目前所面臨危機(jī)或項(xiàng)目管理問(wèn)題; 從OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的長(zhǎng)期來(lái)看,是為了管理和控制企業(yè)開(kāi)展的項(xiàng)目。對(duì)于A 公司來(lái)說(shuō)OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)一定會(huì)涉及到公司權(quán)力結(jié)構(gòu)的調(diào)整職能的重新分配順目管理文化的變革。

   3、與主要干系人利益需求相一致原則

   OA辦公系統(tǒng)存在的價(jià)值在于能不斷滿足主要干系人需求" 所以O(shè)A辦公系統(tǒng)目標(biāo)的設(shè)立一定要充分考慮各方干系人的需求。并且在制定PM O 目標(biāo)時(shí),要兼顧短期目標(biāo)與長(zhǎng)期目標(biāo)相結(jié)合的原則。因?yàn)閷?duì)于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)他們都希望OA辦公系統(tǒng)的建立能取得立竿見(jiàn)影的效果希望短期內(nèi)就能得到可觀的收益。OA辦公系統(tǒng)的短期收益雖然可以通過(guò)專業(yè)人員的投入與項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)來(lái)實(shí)現(xiàn)。但是要使PM O 長(zhǎng)期可持續(xù)地交付成果, 就一定要有OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展遠(yuǎn)景及完成遠(yuǎn)景的策略計(jì)劃。讓PM O 能夠不斷的交付主要干系人所期望的成果,這也是OA辦公系統(tǒng)的生存之道。

   4、循序漸進(jìn)原則

   循序漸進(jìn)體現(xiàn)在三個(gè)方面舊寸間上的循序漸進(jìn)功能上的循序漸進(jìn)，可交付成果上的循序漸進(jìn)。建設(shè)一個(gè)成熟的PM O 至少需要2 到3 年的時(shí)間,一定不能操之過(guò)急。

三、OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1、OA辦公系統(tǒng)的級(jí)別

   A公司是房地產(chǎn)項(xiàng)目公司,所以其OA辦公系統(tǒng)級(jí)別定位為企業(yè)級(jí)別