OA辦公系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的常見(jiàn)問(wèn)題有哪些？

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隨著項(xiàng)目管理知識(shí)體系90年代末被引進(jìn)中國(guó)，20世紀(jì)初 OA辦公系統(tǒng)開(kāi)始逐步建立。是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)在組織內(nèi)各機(jī)能間，為推動(dòng)專案前進(jìn)產(chǎn)生各種工作資源沖突時(shí)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整合的機(jī)能，所以是為了提高組織管理成熟度的核心部門。由于OA辦公系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)發(fā)展時(shí)間較短， 除少數(shù)大型規(guī)范化管理IT企業(yè)OA辦公系統(tǒng)取得了一定的成績(jī)外(如聯(lián)想、神州數(shù)碼等，已發(fā)展成控制型OA辦公系統(tǒng)或戰(zhàn)略級(jí)OA辦公系統(tǒng))，大多數(shù)企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)仍處于尷尬的境地。大部分處于初建或成熟度不高的摸索階段，在OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)與管理過(guò)程中，常常遭遇很多問(wèn)題與困境。常見(jiàn)問(wèn)題主要有以下六個(gè)方面：

　　(一)缺乏管理層強(qiáng)有力的支持

　　通過(guò)調(diào)研可以了解到，這一點(diǎn)是目前許多OA辦公系統(tǒng)從業(yè)人員的普遍困惑，一方面在公司里他們常常感覺(jué)到公司領(lǐng)導(dǎo)重市場(chǎng)和研發(fā)，輕管理，把項(xiàng)目管理與行政管理、項(xiàng)目助理等同，沒(méi)有真正體會(huì)到項(xiàng)目管理的價(jià)值，另一方面OA辦公系統(tǒng)的主任與其他職能部門經(jīng)理處于同樣級(jí)別與權(quán)限，無(wú)法跨部門進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和優(yōu)先級(jí)排序。只有在OA辦公系統(tǒng)設(shè)置一個(gè)與組織中的其他高級(jí)管理人員處于同等地位的總監(jiān)或副總裁的位置，才能掌管企業(yè)級(jí)別所有領(lǐng)域提供的項(xiàng)目，排定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)、進(jìn)行項(xiàng)目篩選、推動(dòng)組織流程變革、跨越部門調(diào)配資源，這樣項(xiàng)目管理辦公室才能真正在企業(yè)中發(fā)揮其強(qiáng)有力的推動(dòng)力。

　　(二)項(xiàng)目管理制度執(zhí)行力較差

　　在很多企業(yè)，雖然已建立了比較完善的項(xiàng)目管理體系、流程、模版，但是項(xiàng)目執(zhí)行人員不按照相關(guān)的制度執(zhí)行，仍然各自為政，流程體系被束之高閣。究其原因，一方面研發(fā)人員缺少對(duì)對(duì)流程、制度的了解和認(rèn)知，同時(shí)項(xiàng)目管理部門沒(méi)有在制定流程之初對(duì)研發(fā)人員及流程執(zhí)行人員進(jìn)行深入需求調(diào)研，并吸收相關(guān)部門人員參與評(píng)審與討論，當(dāng)流程發(fā)布后缺少對(duì)流程與制度的宣貫與培訓(xùn)。

　　(三)OA辦公系統(tǒng)人員技能欠缺

在實(shí)際調(diào)研中可以發(fā)現(xiàn)，很多OA辦公系統(tǒng)人員是由項(xiàng)目助理或研發(fā)經(jīng)理助理轉(zhuǎn)化而來(lái)，或是剛畢業(yè)的大學(xué)生，一方面缺少豐富的項(xiàng)目經(jīng)歷的積累，同時(shí)缺少良好的項(xiàng)目管理知識(shí)體系與管理框架的培訓(xùn)，因此不能對(duì)項(xiàng)目管理體系進(jìn)行有效的建立提供良好的解決方案，仍然從事項(xiàng)目助理或研發(fā)經(jīng)理助理的行政性工作，很難對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行最佳實(shí)踐的顧問(wèn)式指導(dǎo)。

　　(四)與其他部門職責(zé)有一定交叉或沖突

　　由于項(xiàng)目管理理念引進(jìn)較晚，部分公司沒(méi)有及時(shí)調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，原有的職能型組織結(jié)構(gòu)、原有的職能部門存在強(qiáng)大的固有勢(shì)力，職責(zé)沒(méi)有理順與和劃分清楚，項(xiàng)目管理部、質(zhì)量部、計(jì)劃等部門常常就項(xiàng)目的監(jiān)控與評(píng)審等環(huán)節(jié)常常發(fā)生職責(zé)與權(quán)限劃分不明的情況，原有的職能型組織結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)項(xiàng)目型快速組建團(tuán)隊(duì)，集成產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的要求。只有將OA辦公系統(tǒng)的職責(zé)與其他部門進(jìn)行重新定義與劃分，理順與項(xiàng)目相關(guān)所有流程，合并相關(guān)環(huán)節(jié)或部門，才能使項(xiàng)目的控制與管理發(fā)揮合力。

　　(五)OA辦公系統(tǒng)人員工作缺少成就感

常常聽(tīng)到OA辦公系統(tǒng)人員抱怨工作沒(méi)有成就感，只有苦勞沒(méi)有功勞，究其原因目前很多企業(yè)已建立了技術(shù)和管理線的職業(yè)發(fā)展路徑，但是對(duì)項(xiàng)目管理沒(méi)有明確的職業(yè)發(fā)展路徑，缺少相應(yīng)的激勵(lì)、績(jī)效考核機(jī)制與晉升機(jī)制，使得很多從業(yè)人員或者對(duì)前途一片迷茫，或者在轉(zhuǎn)換工作的時(shí)候發(fā)現(xiàn)其他很多企業(yè)并沒(méi)有建立相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)，職業(yè)發(fā)展道路狹窄，往往轉(zhuǎn)行或從事其他工作。

　  (六)缺少合理的項(xiàng)目評(píng)價(jià)與激勵(lì)機(jī)制

　　部分公司組織結(jié)構(gòu)屬于職能型或弱矩陣型，資源線、項(xiàng)目線雙重考核標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有建立良好的項(xiàng)目管理考核與激勵(lì)體系。部門日?？己伺c項(xiàng)目考核完全脫節(jié)，使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員沒(méi)有較好的歸屬感與激勵(lì)感。使得項(xiàng)目成員仍較大的依賴于

資源部門，對(duì)項(xiàng)目組沒(méi)有良好的激勵(lì)機(jī)制和團(tuán)隊(duì)建設(shè)氛圍。