淺談OA辦公系統(tǒng)的組織模式的建立

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

   OA辦公系統(tǒng)作為組織內(nèi)部一個(gè)共享部門(mén)，它的組織模式對(duì)于它在組織中的作用產(chǎn)生很大的影響。常用的組織模式有三種：支持式OA辦公系統(tǒng)、教練式OA辦公系統(tǒng)、管理式OA辦公系統(tǒng)。通常我們會(huì)根據(jù)組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，企業(yè)文化，組織結(jié)構(gòu)等不同，采用不同的組織模式。

　　（1）支持式OA辦公系統(tǒng)：在這種模式下，OA辦公系統(tǒng)作為項(xiàng)目管理制度和項(xiàng)目最佳實(shí)踐的收集者，將這些信息形成知識(shí)庫(kù)，供項(xiàng)目經(jīng)理使用。這些知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容包括：

　　* 項(xiàng)目管理方法論

　　* 項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)

　　* 項(xiàng)目的歷史信息

　　* 項(xiàng)目管理軟件

　　* 項(xiàng)目管理工具和模板

　　* 項(xiàng)目人力資源庫(kù)

　　* 項(xiàng)目管理的培訓(xùn)

　　它為項(xiàng)目設(shè)計(jì)、管理、報(bào)告提供一套方便的工具和方法，但它不參與到項(xiàng)目的具體實(shí)施和控制中，也不為項(xiàng)目實(shí)施提供更深層次的支持服務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理仍然向他的職能部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)。這種模式通常會(huì)在一些控制力薄弱的總部機(jī)構(gòu)中長(zhǎng)期出現(xiàn)，其實(shí)在這種模式下，OA辦公系統(tǒng)是作為項(xiàng)目的支持者和部分項(xiàng)目戰(zhàn)略決策者的角色出現(xiàn)。

　（2）教練式OA辦公系統(tǒng)：這種模式是第一種模式的延展，OA辦公系統(tǒng)除提供知識(shí)庫(kù)外，還為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)和教育，并做一部分項(xiàng)目監(jiān)督的工作。

　　OA辦公系統(tǒng)通過(guò)采取一些主動(dòng)的行為來(lái)共享一些跨職能部門(mén)的項(xiàng)目管理的實(shí)踐，同時(shí)加強(qiáng)他們之間的溝通，因此項(xiàng)目的執(zhí)行效果有明顯的改觀(guān)。另外OA辦公系統(tǒng)開(kāi)始嘗試實(shí)行項(xiàng)目群管理，但通常只是簡(jiǎn)單的輸入，沒(méi)有能力進(jìn)行決策建議。同時(shí)會(huì)采取一系列的措施，盡力提高組織的整體項(xiàng)目管理能力，例如：培訓(xùn)不勝任的和新的項(xiàng)目經(jīng)理，在執(zhí)行能力強(qiáng)的項(xiàng)目經(jīng)理和弱的項(xiàng)目經(jīng)理之間建立起來(lái)一種導(dǎo)師制度等等。

　　在這種模式下，OA辦公系統(tǒng)是一個(gè)持久的部門(mén)，有固定的員工，同時(shí)對(duì)所有的項(xiàng)目有一些監(jiān)督的責(zé)任（但不會(huì)涉及到很詳細(xì)的項(xiàng)目檢查，也不會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目審批），這樣，在項(xiàng)目經(jīng)理和OA辦公系統(tǒng)之間就會(huì)形成一定的“虛線(xiàn)”的匯報(bào)關(guān)系。這種模式通常在有固定的員工和行政支持的情況下建立。概括的講，在這種模式下，OA辦公系統(tǒng)主要的工作有：

　　* 提供項(xiàng)目管理的服務(wù)和培訓(xùn)。

　　* 輔助進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目收尾等工作。

　　* 推廣項(xiàng)目管理的方法論和流程。

　　* 管理高級(jí)別的項(xiàng)目檢查和報(bào)告。

  （3）管理式OA辦公系統(tǒng)：這種模式下，OA辦公系統(tǒng)是最持久和穩(wěn)固的組織，它作為監(jiān)控項(xiàng)目的內(nèi)部顧問(wèn)，擁有一些權(quán)威人士來(lái)評(píng)價(jià)、批準(zhǔn)和監(jiān)控組織的項(xiàng)目實(shí)施，此時(shí)OA辦公系統(tǒng)職能最全，對(duì)于項(xiàng)目管理的影響也最大。組織中所有的項(xiàng)目都將被OA辦公系統(tǒng)直接管理和監(jiān)控，甚至有時(shí)所有的項(xiàng)目經(jīng)理都是共享的，OA辦公系統(tǒng)會(huì)根據(jù)公司項(xiàng)目的需要，將項(xiàng)目經(jīng)理分配到項(xiàng)目中去，而不受職能部門(mén)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域的限制。

　　在這種模式下，OA辦公系統(tǒng)對(duì)組織所有的項(xiàng)目進(jìn)行管理，包括：評(píng)定項(xiàng)目范圍，分配項(xiàng)目資源，核實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用、風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目執(zhí)行前對(duì)項(xiàng)目假定施加影響。OA辦公系統(tǒng)還進(jìn)行高層次的項(xiàng)目群管理，根據(jù)組織的目標(biāo)、資源狀況、收益預(yù)期等來(lái)有效選擇項(xiàng)目。概括的講，這種模式下，OA辦公系統(tǒng)主要的工作有：

　　* 執(zhí)行項(xiàng)目的評(píng)審和項(xiàng)目檢查

* 參與到項(xiàng)目生命期的各個(gè)階段中 　　

* 為項(xiàng)目提供項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員

　　* 優(yōu)化項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)和方法論

　　* 在整個(gè)組織范圍內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目群管理

　　了解了OA辦公系統(tǒng)的角色和組織模式，那么對(duì)于沒(méi)有建立OA辦公系統(tǒng)的組織，應(yīng)該如何建立自己的OA辦公系統(tǒng)呢？我認(rèn)為可以分為3個(gè)步驟：

　　第一步，建立OA辦公系統(tǒng)的準(zhǔn)備，這一步工作主要是了解組