企業(yè)選擇OA軟件的九大誤區(qū)

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在人類(lèi)步入信息化社會(huì)的今天，辦公自動(dòng)化的時(shí)代也已全面到來(lái)。但是，有很多客戶在選擇OA系統(tǒng)的過(guò)程中陷入了各種各樣的誤區(qū)。以下是頗具代表性的幾個(gè)方面，列舉出來(lái)以供廣大用戶借鑒。

誤區(qū)一：自己開(kāi)發(fā)

有的單位感到自己開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)更能夠滿足自身要求，能夠隨時(shí)改進(jìn)，可控性強(qiáng)，也可避免購(gòu)買(mǎi)軟件時(shí)的上當(dāng)受騙，其實(shí)這種做法往往得不償失。

首先，當(dāng)今的OA系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展成為一門(mén)涉及眾多學(xué)科的綜合技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)科學(xué)、圖形圖象處理技術(shù)等多個(gè)學(xué)科，普通的程序員已經(jīng)很難設(shè)計(jì)出優(yōu)秀的OA系統(tǒng)。其次，OA系統(tǒng)越來(lái)越重視對(duì)最新管理理念的融合，而身在單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，很難掌握業(yè)界流行的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，開(kāi)發(fā)往往成了對(duì)市面上OA軟件的簡(jiǎn)單模仿和對(duì)企業(yè)辦公流程的克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的。再次，可隨時(shí)調(diào)整OA系統(tǒng)不見(jiàn)得就是一件好事，因?yàn)檫@樣會(huì)嚴(yán)重影響系統(tǒng)的正常使用和員工的快速熟練掌握。最后，OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)需要企業(yè)耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力和管理、時(shí)間成本。因此除了有的特大型企業(yè)和敏感性單位外，普通企業(yè)并不適合自己開(kāi)發(fā)。

誤區(qū)二：功能越全越好

對(duì)OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，它的功能幾乎是可以無(wú)限擴(kuò)充的，但是對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，這樣并沒(méi)有必要，因?yàn)楹芏喙δ懿⒉皇潜匦璧?。首先，功能越全系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；其次，功能增多帶來(lái)了價(jià)格和服務(wù)成本的直線上升，過(guò)分追求功能超全是一種很大的浪費(fèi)。

誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好

判斷一個(gè)產(chǎn)品好不好的根本原則不是看它是不是最貴的，而要看它是否適合自己，OA系統(tǒng)更是如此。其實(shí)所有的OA系統(tǒng)80％的核心內(nèi)容都是相同的，但是有的軟件增加了一些附加功能或者在某一項(xiàng)上有所強(qiáng)化，而功能每增加10％，價(jià)格便會(huì)增加1～2倍，給企業(yè)造成很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

誤區(qū)四：價(jià)格越低越好

價(jià)格低固然是好事，但是如果低到3000元以下就值得懷疑這個(gè)軟件是否有問(wèn)題了。首先是質(zhì)量問(wèn)題。價(jià)格太低的OA軟件往往是一些只有幾個(gè)人的小公司，甚至是一個(gè)人開(kāi)發(fā)的，這樣的產(chǎn)品質(zhì)量和將來(lái)的服務(wù)難以保證。其次是隱性成本。很多軟件雖然看起來(lái)比較便宜，但是有用戶數(shù)限制。再次是服務(wù)問(wèn)題，有一些軟件報(bào)價(jià)不含服務(wù)費(fèi)用，如果要提供培訓(xùn)、升級(jí)、維護(hù)、安裝等服務(wù)就要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。

誤區(qū)五：系統(tǒng)越開(kāi)放、越自由越好

網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)基本特征就是開(kāi)放、自由，但是完全的開(kāi)放和自由會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，比如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、配方工藝等重要文件如果在網(wǎng)上可以隨意瀏覽，很容易泄密，給企業(yè)造成不可估量的損失。但是如果不放在網(wǎng)上又不便于統(tǒng)一管理，因此最好的解決方案就是能夠?qū)λ鼈冞M(jìn)行權(quán)限管理。根據(jù)權(quán)限等級(jí)，只有具有一定級(jí)別的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到，這就既方便管理又可防止泄密。

誤區(qū)六：軟件應(yīng)該完全符合企業(yè)的辦公習(xí)慣

軟件不僅要適合企業(yè)的辦公習(xí)慣，而且要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)。用戶應(yīng)選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生實(shí)際效益的OA產(chǎn)品，而不是一味地追求符合自己的習(xí)慣和使用上的簡(jiǎn)單，要主動(dòng)適應(yīng)軟件。

誤區(qū)七：大企業(yè)開(kāi)發(fā)的一定好

大企業(yè)開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來(lái)用，卻不一定適合中小企業(yè)。相反，規(guī)模不是很大的公司開(kāi)發(fā)出來(lái)的OA系統(tǒng)可能更實(shí)用。還有重要的一點(diǎn)，大企業(yè)的OA系統(tǒng)價(jià)格往往是普通OA系統(tǒng)的數(shù)倍甚至數(shù)十倍，因此沒(méi)必要一味追求選用大企業(yè)的，應(yīng)選用一套適合自身的OA系統(tǒng)。

誤區(qū)八：選一個(gè)好的OA軟件提高管理水平

OA軟件能夠幫助企業(yè)規(guī)范辦公流程，提高工作效率，卻無(wú)法從根本上解決管理問(wèn)題。因?yàn)樗徊贿^(guò)是提供了一個(gè)先進(jìn)的生產(chǎn)工具，通過(guò)先進(jìn)的工作方式來(lái)幫助人更有效地工作。因此要想切實(shí)提高管理水平不應(yīng)過(guò)多地依賴OA軟件，而應(yīng)努力將先進(jìn)的管理思想通過(guò)OA軟件應(yīng)用到實(shí)踐中。

誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸

企業(yè)、技術(shù)、社會(huì)的發(fā)展不是一步到位的，所以任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來(lái)一段時(shí)間的需要，也不可能一步到位，一勞永逸。所以在選擇軟件的時(shí)候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)、二次乃至多次開(kāi)發(fā)的。

總的來(lái)說(shuō)，選擇OA軟件有幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，那就是理念先進(jìn)、功能適用、服務(wù)到位、價(jià)格合理。其中最重要的一點(diǎn)就是“適用”，OA軟件一定要適合企業(yè)的規(guī)模和特點(diǎn)，才能充分發(fā)揮它的功效，為企業(yè)提供完善的服務(wù)。(amt)