辦公自動化：OA為何用不好？

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　　每一罐牛奶都有保鮮期，每一個學(xué)位也都有保鮮期，每一個應(yīng)用系統(tǒng)更有保鮮期。要能使系統(tǒng)應(yīng)用跟上業(yè)務(wù)工作發(fā)展變化的需求，系統(tǒng)開發(fā)者和應(yīng)用者就要不斷學(xué)習(xí)，才能“保鮮”。

　　雖然辦公自動化（oa）是個老話題，但它是政府、企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)，建不好oa、用不好oa，如同沒有根基的燈塔，再漂亮的塔尖也是危險的。所以，眾多為電子商務(wù)、電子政務(wù)建設(shè)苦惱的單位，可以先考慮一下，oa為何用不好？

　　沒有把握好定位問題

　　在我國政府機(jī)關(guān)建設(shè)OA，必須認(rèn)識到OA工作是一項綜合協(xié)調(diào)、涉及多方面工作的服務(wù)與管理行為。只有同步做好各方面工作，并將各方面的需求在軟件開發(fā)中完整地體現(xiàn)出來，OA的優(yōu)勢才能充分地發(fā)揮出來，有價值的信息才能得到充分的共享。但在實際工作中，這一點還沒有得到充分的認(rèn)識，致使多數(shù)單位都在走重復(fù)的彎路。大家都重視硬件系統(tǒng)的建設(shè)，輕視軟件的開發(fā)?；?00萬元可以買三卡車微機(jī)，領(lǐng)導(dǎo)看了也滿意，而花100萬元開發(fā)的軟件，不過就是幾張軟盤或一張光盤，領(lǐng)導(dǎo)看了也覺得不值。然而，知識的價值就體現(xiàn)在其中，這不是人的主觀意志可以改變的。

　　此外，多年來，不少單位是按常規(guī)進(jìn)行OA建設(shè)的，這些單位相繼成立了信息中心，任命了眾多的行政領(lǐng)導(dǎo)和高職人員。技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員先進(jìn)行周密的方案設(shè)計，經(jīng)過層層領(lǐng)導(dǎo)審批（這也是機(jī)關(guān)現(xiàn)有的、不科學(xué)的規(guī)章制度），再根據(jù)已批方案實施軟件開發(fā)。這要求開發(fā)者不僅要在短時間內(nèi)把原有的、不同行業(yè)的全部工作方式完全掌握，而且要設(shè)計出一套全新的工作方式，這在實際工作中是根本做不到的。

　　首先，計算機(jī)技術(shù)人員僅僅是掌握運用計算機(jī)技術(shù)的能力，而不具備快速學(xué)習(xí)掌握其它行業(yè)工作方式的能力，短期內(nèi)技術(shù)人員不可能完全掌握本身并不了解的其它部門原有的工作內(nèi)容，這樣全新工作模式的再創(chuàng)造也就無從談起，做出來的軟件多是簡單的模仿，操作復(fù)雜，沒有什么實用價值。

　　其次，一種新的工作方式的產(chǎn)生與確定，必然要經(jīng)過用戶反復(fù)的試驗、修改與完善，不可能由技術(shù)人員在機(jī)房中憑借設(shè)計圖表、編程算法而一次確定，更不可能由計算機(jī)自動產(chǎn)生出來。

　　第三，有些單位引進(jìn)了商業(yè)公司開發(fā)的一些通用OA軟件，想在本單位直接推廣應(yīng)用，但在實際工作中，每個部委都承擔(dān)著其他單位所不承擔(dān)的工作，即各單位OA工作的業(yè)務(wù)需求不一樣，在其他單位成功的OA軟件并不一定適合本單位的實際需求。要想真正投入應(yīng)用，就必須根據(jù)本單位的實際情況進(jìn)行二次開發(fā)，而這又涉及軟件源程序有關(guān)問題、技術(shù)水平問題，以及是否全面了解本單位業(yè)務(wù)需求等一系列問題。

　　第四，有個別單位技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)或高職人員以領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜疑矸葑跃?，很難做到禮賢下士，于是愚者由于不恥下問而變得聰明，智者由于不屑詢問而變得迂腐，而基層技術(shù)人員又不掌握宏觀情況，個別單位的技術(shù)部門做不出理想的軟件也就是正常的事情。

　　缺乏復(fù)合型人才

　　辦公自動化工作與其它工作不同之處就在于所有環(huán)節(jié)工作之和相當(dāng)于環(huán)形鏈條，只有所有工作都同步做好了，所有鏈條都接起來了，系統(tǒng)才能全面運轉(zhuǎn)起來。否則，只要有一個環(huán)節(jié)斷了，一輛再好的自行車也只能推著走；功能再齊全的軟件，只要有一處存在致命的缺陷，整個軟件系統(tǒng)就不能投入使用。這就需要有綜合協(xié)調(diào)能力、綜合管理能力和綜合知識的建設(shè)者的培養(yǎng)。我在建設(shè)中聯(lián)部政務(wù)系統(tǒng)的工作過程中，深感學(xué)習(xí)的重要，一個系統(tǒng)的建設(shè)工作，涉及多學(xué)科的知識，對各方面工作不僅要精通或熟悉，還要做到統(tǒng)籌兼顧，綜合平衡。而我國的政府機(jī)關(guān)目前普遍缺乏精業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才，各單位在OA系統(tǒng)的建設(shè)過程中，普遍比較重視掌握單一學(xué)科知識的技術(shù)人員培養(yǎng)，容易忽視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。這是OA應(yīng)用效果有限的另一個重要原因。

　　需要不斷自我“否定”

　　一位學(xué)者曾說過：“每罐牛奶都有保鮮期,一個工程學(xué)位只有三年的保鮮期。如果你不能不斷更新你的知識，你的個人價值會不斷下降?！蔽艺J(rèn)為這一觀點非常適用于機(jī)關(guān)軟件建設(shè)工作。信息化軟件建設(shè)需要相關(guān)責(zé)任者不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能，并將各學(xué)科新知識有機(jī)地集成在一起。有一種說法，在北京中關(guān)村三個月不學(xué)新東西，就成為知識的落伍者。機(jī)關(guān)信息化軟件建設(shè)工作是一項綜合性高科技工作，要求主要承辦者不斷地學(xué)習(xí)新的知識來更新自己原有的知識。否則，建設(shè)一個適用的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)只能是一種良好的主觀愿望。

　　由于信息化軟件建設(shè)是一種管理思想與工作方式的再創(chuàng)造，就難免存在許多問題，需要經(jīng)常改進(jìn)。另外，一個系統(tǒng)的應(yīng)用軟件隨著應(yīng)用工作的深入，用戶會提出許多新的需求和意見，這就要求承辦者要勇于經(jīng)?！胺穸ā弊约旱膭趧映晒粩嗤晟葡到y(tǒng)的功能。而做到這一點又是很困難的，多數(shù)人和多數(shù)單位做事的習(xí)慣是認(rèn)定自己總是正確的。沒有改進(jìn)，當(dāng)然不能接近成功。

　　用人制度導(dǎo)致瓶頸

　　軟件開發(fā)既是一項高科技的腦力勞動，又是一種較辛苦的體力勞動。做好軟件開發(fā)工作需要經(jīng)常加班加點連續(xù)工作，要付出比常人更多的艱辛勞動。但我國機(jī)關(guān)目前難以做到按需分配。而看重學(xué)歷、職稱的用人和衡量人的標(biāo)準(zhǔn)，也使眾多機(jī)關(guān)行政干部忙于考 職稱、考證書，想方設(shè)法在仕途或職稱上發(fā)展，所學(xué)知識是否屬于業(yè)務(wù)急需就難以顧及。

　　可是，要做好信息化軟件建設(shè)工作，就必須要求主要責(zé)任者對軟件系統(tǒng)建設(shè)所有涉及各學(xué)科的知識“精通三分之二、熟悉三分之一”。但我國現(xiàn)在沒有任何一所大學(xué)能培養(yǎng)這樣的復(fù)合型人才，這就要求承辦者以沒有文憑的自學(xué)方式為主，攻克所有相關(guān)學(xué)科知識并將其融匯貫通，實現(xiàn)知識的再創(chuàng)造。在事業(yè)與仕途面前魚與熊掌不可兼得之際，絕大多數(shù)人選擇仕途與高級職稱。這也是為什么絕大多數(shù)單位的OA工作只見投入不見產(chǎn)出的原因之一。